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Dokumentenverwaltung

Der Mittelstand verabschiedet sich vom analogen Büro: Fast jedes vierte Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (23 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine umfassende Softwarelösung für die digitale Dokumentenverwaltung tätigen zu wollen.

Das sind 5 Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017, wo lediglich 18 Prozent angaben, in diesem Bereich investieren zu wollen. Weitere 7 Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Das hat die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern ergeben. „Viele mittelständische Unternehmen planen erstmals die Einführung einer ECM-Software, um ihre Dokumente digital zu organisieren und zu verwalten. Das ist der richtige Schritt: Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen ist die notwendige Voraussetzung, um die digitale Transformation zu bewältigen und neue Geschäftsmodelle zu erschließen“, sagt Nils Britze, Bitkom-Experte für digitale Geschäftsprozesse.

Dabei motivieren vor allem Effizienzsteigerungen zu den Investitionen. 91 Prozent der Unternehmen betonen den schnelleren Zugriff auf Informationen, 88 Prozent die Tatsache, dass so Aufwand und Kosten gesenkt werden. Für ebenfalls 88 Prozent ist eine bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust zentral, für 80 Prozent eine bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien. „Effizientes und rechtskonformes Informationsmanagement ist ein wesentlicher Vorteil für mittelständische Unternehmen, der mit der digitalen Dokumentenverwaltung einhergeht“, betont Britze.

Die Entscheidung hierfür ist fast immer Chefsache: Bei 9 von 10 Unternehmen (90 Prozent) hat die Geschäftsführung maßgeblich Einfluss darauf, ob in digitale Technologien investiert wird. Bei knapp der Hälfte (49 Prozent) hat die IT-Abteilung hier ein deutliches Mitspracherecht. Anwender aus den Fachabteilungen entscheiden nur in 14 Prozent der Unternehmen mit. „Die Geschäftsleitung ist in den meisten mittelständischen Unternehmen die maßgebliche Entscheidungsinstanz. Gerade bei kleineren Mittelständlern ist eine klassische IT-Abteilung oft gar nicht vorhanden. Umso wichtiger ist, dass auch Mitarbeiter mit Fachkompetenz in die Digital-Office-Strategie miteinbezogen werden“, sagt Britze. „So können Prozesse und Lösungen erarbeitet werden, mit denen alle Ebenen gut arbeiten können und die die Abläufe im Unternehmen nachhaltig verbessern.“

3 von 10 Mittelständlern investieren in das digitale Büro

Weitere Informationen:

Der komplette Studienbericht „Digital Office im Mittelstand 2019“ wird am 22. Oktober veröffentlicht und ist ab diesem Tag unter www.bitkom.org abrufbar.

Hinweis zur Methodik:

Die Angaben basieren auf der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“. Grundlage der Angaben ist eine repräsentative Befragung, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverband Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 703 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt, darunter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellungen lauteten: „Plant Ihr Unternehmen in nächster Zeit Investitionen in ein integriertes/ umfassendes Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management?“; „Welchen Nutzen erwartet Ihr Unternehmen von einer DMS bzw. ECM-Lösung, damit sich eine Investition lohnt?“; „Wenn Ihr Unternehmen in eine neue DMS bzw. ECM-Lösung investieren würde: Wer hat maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidung?“

www.bitkom.org
 

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