Mit kundenorientiertem Ansatz die Einführung effektiv gestalten

Diese integrierten Managementsysteme vereinen verschiedenste Unternehmensprozesse wie Finanzen, Beschaffung, Produktion, Vertrieb und Personalwesen in einer einheitlichen IT-Plattform. Ein gut implementiertes ERP-System hilft Unternehmen dabei, betriebliche Abläufe zu harmonisieren, Transparenz zu schaffen, Ressourcen optimal zu nutzen und so die Effizienz zu steigern, was letztlich zur Steigerung der Profitabilität führt. Doch die Frage bleibt: Wie kann ein Unternehmen, das sein ERP-System aktualisieren oder vollständig ersetzen möchte, die richtige Software und den passenden Implementierungspartner finden?

Überblick über den ERP-Markt

Der ERP-Markt ist vielfältig und unübersichtlich, besonders für Unternehmen, die nicht tief in dieser Materie verankert sind. Es gibt eine Vielzahl von Marktteilnehmern, die unterschiedliche Rollen übernehmen:

• ERP-Systemanbieter: Diese entwickeln und vertreiben ERP-Softwarelösungen.
• Anbieter von Zusatzmodulen: Diese erweitern ERP-Systeme um spezielle Funktionen, die auf bestimmte Branchen oder Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.
• Implementierungspartner: Diese Unternehmen sind für die Einführung und Implementierung des ERP-Systems im Unternehmen verantwortlich.
• Beratungsunternehmen: Sie unterstützen Unternehmen dabei, die richtige Strategie zu entwickeln und den Implementierungsprozess zu steuern.

Einige dieser Marktteilnehmer bieten umfassende Lösungen an, bei denen sie mehrere dieser Rollen abdecken. So kann beispielsweise ein ERP-Systemanbieter gleichzeitig auch der Implementierungspartner sein. Andere spezialisieren sich auf spezifische Bereiche, wie z.B. die Bereitstellung von Branchenlösungen oder den Betrieb und Support eines ERP-Systems.

Neben der Vielzahl an Anbietern gibt es auch eine enorme Bandbreite an ERP-Systemen selbst. Diese unterscheiden sich in Funktionalität, Einsatzgebieten, Lizenzmodellen und technischer Architektur. Manche Systeme fokussieren sich auf bestimmte Branchen, während andere universell einsetzbar sind. Es gibt Anbieter, die international tätig sind, und solche, die sich auf nationale oder lokale Märkte beschränken. Bei dieser Vielzahl an Optionen ist es für Unternehmen, die ein neues ERP-System einführen oder das bestehende austauschen wollen, eine große Herausforderung, die passende Lösung und den richtigen Implementierungspartner zu finden.

Der Lastenheft-basierte und prozessorientierte Ansatz

In der Praxis hat sich besonders bei mittelständischen Unternehmen der Lastenheft-basierte und prozessorientierte Ansatz für die ERP-Systemauswahl bewährt. Dieser Ansatz hilft Unternehmen dabei, die Komplexität der Systemauswahl zu reduzieren und den Überblick zu behalten.

Die wichtigsten Elemente dieses Ansatzes umfassen:

• Die Definition einer ERP- und Projektstrategie: Zu Beginn sollte eine klare Strategie entwickelt werden, die den Rahmen für das Projekt absteckt. Hierbei werden die Ziele des Unternehmens, die von der ERP-Implementierung erreicht werden sollen, festgelegt. Dabei kann es sich um Effizienzsteigerungen, die Optimierung von Prozessen oder die Harmonisierung der IT-Landschaft handeln.
• Die Ist-Analyse und Zielbilddefinition: Im nächsten Schritt erfolgt eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse und IT-Systeme des Unternehmens. Diese „Ist-Analyse“ bildet die Grundlage für das zukünftige Zielbild. Hierbei wird festgelegt, wie das Unternehmen nach der ERP-Implementierung arbeiten soll. Es werden dabei sowohl bestehende Probleme als auch Optimierungspotenziale identifiziert.
• Erstellung von Lastenheft und Ausschreibungsunterlagen: Das Lastenheft ist ein zentraler Bestandteil des Auswahlprozesses. Es beschreibt detailliert die Anforderungen des Unternehmens an das ERP-System, sowohl in Bezug auf Funktionalitäten als auch auf technische Aspekte. Auf Basis dieses Dokuments können potenzielle ERP-Anbieter eine fundierte Angebotserstellung vornehmen. Es dient auch als Grundlage für spätere Vertragsverhandlungen und wird idealerweise Teil des finalen Vertrags.
• Die eigentliche Anbieterauswahl: Basierend auf dem Lastenheft und den Ausschreibungsunterlagen werden Angebote von ERP-Anbietern eingeholt. Diese werden in einem strukturierten Auswahlprozess bewertet, der Anbieterworkshops und Demonstrationen der ERP-Systeme einschließt. Ziel ist es, den Anbieter zu identifizieren, der die Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllt und ein stimmiges Gesamtkonzept bietet.

Die Rolle des Lastenhefts bei der ERP-Auswahl

Gerade das Lastenheft spielt im Rahmen der ERP-Systemauswahl eine entscheidende Rolle. Es fungiert als Kommunikationsinstrument zwischen dem Unternehmen, das ein neues ERP-System einführen möchte, und den potenziellen Anbietern. Durch die detaillierte Beschreibung der Anforderungen gibt das Lastenheft den Anbietern die Möglichkeit, die Kosten für Lizenzen, Dienstleistungen und den Betrieb des ERP-Systems zu kalkulieren. Gleichzeitig stellt es sicher, dass alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden.

Ein gut formuliertes Lastenheft schafft auch Verbindlichkeit. Idealerweise wird es nach Abschluss des Auswahlprozesses Bestandteil des Vertrags zwischen dem Unternehmen und dem ERP-Anbieter. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und den Implementierungsprozess reibungslos zu gestalten.

Der prozessorientierte Ansatz

Der prozessorientierte Ansatz hebt sich dadurch ab, dass die wesentlichen Anforderungen eines Unternehmens aus seinen Geschäftsprozessen abgeleitet werden. Statt die Anforderungen ausschließlich anhand von Funktionalitäten oder technischen Aspekten zu definieren, werden sie in einem engen Zusammenhang mit den bestehenden und zukünftigen Abläufen im Unternehmen erarbeitet. Die Inhalte des Lastenhefts und der Ist-Analyse orientieren sich somit stärker an der Ablauforganisation als an der Aufbauorganisation des Unternehmens.

Dieser Ansatz bietet besonders in Unternehmen, die bislang kein ERP-System im Einsatz hatten, den Vorteil, dass durch die Fokussierung auf Prozesse Abteilungsgrenzen überwunden und ein Verständnis für durchgängige Prozesse und Daten geschaffen wird. Dies fördert auch die Entwicklung eines harmonisierten und optimierten Zielbilds für die zukünftigen Unternehmensprozesse.

Ein weiterer Vorteil des prozessorientierten Ansatzes ist, dass sogenannte „Wunschlisten“ von Funktionen, die oft ohne konkreten Bezug zu den Prozessen erstellt werden, vermieden werden. Jede Anforderung muss aus einem bestehenden oder zukünftigen Prozess resultieren, was sicherstellt, dass das ausgewählte ERP-System tatsächlich die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt.

Typische Fallstricke bei der ERP-Auswahl

Die Auswahl eines ERP-Systems und die Erstellung eines Lastenhefts sind jedoch komplexe Prozesse, die einige Herausforderungen mit sich bringen. Unternehmen können in dieser Phase auf verschiedene Fallstricke stoßen, die den Auswahlprozess erschweren oder zu einem unbefriedigenden Ergebnis führen:

1. Unklare Projektstrategie: Eine unzureichend definierte Projektstrategie kann dazu führen, dass das Projektziel und der Weg dorthin unklar bleiben. Es ist entscheidend, zu Beginn klare Leitplanken zu setzen und die Erwartungen des Managements in Bezug auf das ERP-System zu berücksichtigen. Dies kann strategische Entscheidungen wie geplante Fusionen oder Veränderungen in Geschäftsmodellen umfassen.
2. Übermäßige Detailtiefe: Eine zu detaillierte Prozessanalyse kann den Auswahlprozess unnötig in die Länge ziehen. Insbesondere bei einem „Fit-to-Standard“-Ansatz, bei dem das ERP-System nur bei kritischen Prozessen individuell angepasst wird, sollten nur die wirklich notwendigen Details berücksichtigt werden.
3. Vernachlässigung der IT-Landschaft: Unternehmen sollten bei der Zielbilddefinition nicht nur die Prozesse, sondern auch die bestehende IT-Systemlandschaft im Auge behalten. Neben dem ERP-System gibt es in den meisten Unternehmen zahlreiche Satellitensysteme, die integriert werden müssen. Es muss frühzeitig geklärt werden, ob diese Systeme abgelöst oder weiter betrieben werden sollen und wie die Schnittstellen zum ERP-System gestaltet werden.

Beratungsunternehmen als Partner bei der ERP-Auswahl

Angesichts der Komplexität des Auswahlprozesses kann es sinnvoll sein, ein spezialisiertes Beratungsunternehmen hinzuzuziehen. Diese Unternehmen verfügen über das notwendige Know-how, um die Auswahl eines ERP-Systems strategisch zu begleiten und Fallstricke zu vermeiden. Sie helfen dabei, eine klare Projektstrategie zu entwickeln, die Anforderungen des Unternehmens in Einklang mit den bestehenden Geschäftsprozessen zu bringen und ein stimmiges Zielbild für die zukünftige IT-Systemlandschaft zu entwerfen.

Darüber hinaus bringen Beratungsunternehmen umfassende Marktkenntnisse mit. Sie kennen die verschiedenen Anbieter und Systeme und können Empfehlungen aussprechen, die auf den spezifischen Anforderungen des Unternehmens basieren. Dadurch kann der Auswahlprozess erheblich beschleunigt und gezielter gesteuert werden.

Fazit

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes und strategisch wichtiges Projekt für jedes Unternehmen. Eine sorgfältige Planung, eine klare Fokussierung auf die Geschäftsprozesse und die Unterstützung durch erfahrene Beratungsunternehmen sind entscheidend, um die richtige Lösung zu finden und erfolgreich zu implementieren. Ein prozessorientierter, Lastenheft-basierter Ansatz bietet dabei den Vorteil, dass die Auswahl des ERP-Systems und des Implementierungspartners systematisch und zielgerichtet erfolgt. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass es langfristig von den Vorteilen einer integrierten und optimierten IT-Landschaft profitiert.