Der Fassadenbauer Ebener GmbH führt mit ams.erp ein integriertes ERP-System ein, um Projekte transparenter zu steuern und Arbeitsabläufe stärker zu automatisieren.
Neues ERP-System
Fassadenspezialist Ebener digitalisiert Projektsteuerung mit ams.erp
Die Software soll bislang getrennte Anwendungen ersetzen, das Finanzwesen besser einbinden und die Zusammenarbeit zwischen Planung, Fertigung und Montage verbessern.
Einheitliche Datenbasis für komplexe Bauprojekte
Die Ebener GmbH mit Sitz in Bad Marienberg im Westerwald entwickelt und fertigt individuelle Fassadenelemente aus Vollaluminium. Das Unternehmen begleitet Bauprojekte von der Konstruktion über die Produktion bis zur Montage. Die Fertigung erfolgt auf einer rund 6.500 Quadratmeter großen Produktionsfläche.
Die häufig langen Projektlaufzeiten und die individuellen Anforderungen stellen hohe Ansprüche an die Koordination. Bislang erschwerten voneinander getrennte Softwarelösungen, darunter zahlreiche Excel-Anwendungen, den Überblick über laufende Projekte. Aktuelle Daten standen den beteiligten Abteilungen nicht durchgängig zur Verfügung, wodurch sich Engpässe und Abweichungen nur schwer frühzeitig erkennen ließen.
Mit der Einführung von ams.erp will das Unternehmen eine gemeinsame Datenbasis schaffen. Projektstände sollen für die zuständigen Mitarbeitenden jederzeit nachvollziehbar sein. Gleichzeitig sollen standardisierte Abläufe manuelle Arbeit reduzieren und die Anbindung externer Partner vereinfachen.
Auswahl nach betrieblichen Anforderungen
Bei der Suche nach einer geeigneten Software verzichtete Ebener bewusst auf ein klassisches Lastenheft. Stattdessen verglich das Unternehmen drei Anbieter mit Sitz in Deutschland und setzte auf den direkten Austausch mit den jeweiligen Softwareherstellern.
Entscheidend war, wie gut die Anbieter die speziellen Anforderungen des Projektgeschäfts verstanden. Michael Eschenauer, Leiter Finanzen bei Ebener, hob insbesondere den praxisorientierten Ansatz von ams.Solution hervor. Der Anbieter habe sich zunächst mit den betrieblichen Abläufen beschäftigt, statt unmittelbar die eigene Software in den Mittelpunkt zu stellen.
Eine weitere zentrale Voraussetzung war die vollständige Integration des Finanzbereichs. Bislang kamen bei der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen von der ERP-Buchung über die Buchhaltung bis zur Lieferantenzahlung teilweise drei unterschiedliche Softwareprodukte zum Einsatz. Diese Prozesse sollen künftig in einem System zusammengeführt werden.
Automatisierung im Finanzwesen und Einkauf
Ein wesentlicher Teil der geplanten Veränderungen betrifft die kaufmännischen Abläufe. Bei der Prüfung eingehender Rechnungen sollen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren. Dafür ist eine enge Verbindung zwischen ams.erp und dem bereits vorhandenen Dokumentenmanagementsystem vorgesehen. Wo möglich, sollen Prüfungen und Buchungen automatisiert ablaufen.
Auch das Debitorenmanagement soll digitaler werden. Dazu gehören beispielsweise automatisierte Vorschlagslisten für Mahnungen. Im Einkauf ist geplant, Bestellungen bei unterschrittenen Mindestbeständen automatisch auszulösen. Preisvergleiche zwischen Lieferanten und automatisierte Buchungen bei übereinstimmenden Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten sollen weitere Arbeitsschritte vereinfachen.
Für das Projektcontrolling setzt Ebener auf die Business-Intelligence-Funktionen der Software. Sie sollen auch bei Projekten mit Laufzeiten von bis zu zwei Jahren einen verlässlichen Überblick über Kosten, Umsätze, Projektabläufe und Zahlungsströme ermöglichen. Die Daten sollen zugleich als Grundlage für die Ertrags- und Liquiditätsplanung dienen.
Mehr Transparenz auf der Baustelle
Die Digitalisierung soll sich auch auf die Montage und Baustellenorganisation erstrecken. Bauleiter erhalten künftig direkten Zugriff auf das ERP-System. Dadurch sollen Reklamationen schneller bearbeitet und Informationen ohne zusätzliche Übertragungswege verfügbar gemacht werden.
Ergänzend sollen die Versand- und Logistikfunktionen nachvollziehbar machen, wo sich benötigte Bauteile und Materialien befinden. Ein weiterer Schritt ist die Umstellung des bislang papierbasierten Bautagebuchs auf eine digitale Lösung.
Produktivität und Kosten besser steuern
Mit dem neuen ERP-System verbindet Ebener die Erwartung, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Die frei werdenden Personalkapazitäten sollen dort eingesetzt werden, wo im Unternehmen zusätzlicher Bedarf besteht.
Nach Einschätzung von Michael Eschenauer schafft die durchgängige Digitalisierung zudem bessere Voraussetzungen, um Kosten zu kontrollieren und wirtschaftliche Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Die Einführung dürfte zwar Anpassungen in den bestehenden Arbeitsabläufen erfordern, soll das Unternehmen langfristig jedoch organisatorisch und betriebswirtschaftlich stärken.
(red/ams.erp)
