SAP S/4HANA Public Cloud verändert den Umgang mit individuellen ERP-Prozessen

Vielmehr müssen Unternehmen entscheiden, welche Abläufe standardisiert werden können und an welchen Stellen Erweiterungen außerhalb des ERP-Kerns sinnvoll bleiben.

Gewachsene Strukturen werden zur Herausforderung

Besonders im Handel treffen Cloud-Standardisierung und historisch gewachsene ERP-Landschaften aufeinander. Viele Unternehmen haben ihre Systeme über Jahre an eigene Geschäftsmodelle, Organisationsstrukturen und Abläufe angepasst. Diese Individualisierung kann jedoch den Umstieg auf standardisierte Cloud-Prozesse erschweren.

Samira Huber, CC-Leiterin bei retailsolutions, sieht darin eine zentrale Aufgabe der Transformation: „Was ursprünglich dazu diente, betriebliche Abläufe möglichst passgenau abzubilden, kann bei der Einführung neuer Technologien oder bei einem Wechsel auf die Public Cloud zum Hindernis werden.“

Damit geht es bei einer Migration nicht nur darum, bestehende Funktionen technisch in ein neues System zu übertragen. Unternehmen müssen auch prüfen, welche Prozesse tatsächlich notwendig sind und welche historisch entstanden sind und inzwischen möglicherweise vereinfacht werden können.

Standardisierung betrifft auch die Organisation

Die technische Migration ist daher nur ein Teil des Projekts. Werden Abläufe an die standardisierten Prozesse der Public Cloud angepasst, kann dies bestehende Arbeitsweisen und Zuständigkeiten verändern.

Gerade bei stark individualisierten ERP-Systemen spielt deshalb das Change-Management eine wichtige Rolle. Beschäftigte müssen neue Prozesse akzeptieren und teilweise lang etablierte Vorgehensweisen aufgeben. Laut Huber sollte der organisatorische Wandel deshalb ebenso berücksichtigt werden wie die technische Umsetzung.

Erweiterungen bleiben möglich

Standardisierung bedeutet allerdings nicht, dass Unternehmen keinerlei individuelle Anforderungen mehr abbilden können. Die SAP S/4HANA Public Cloud bietet verschiedene Möglichkeiten, das System innerhalb definierter Grenzen zu erweitern.

Über die Konfiguration lassen sich bestimmte Einstellungen anpassen. Die sogenannte Key-User-Extensibility ermöglicht zusätzliche Felder oder Logiken an dafür vorgesehenen Stellen. Andreas Lückler, Consultant bei retailsolutions, nennt als Beispiel zusätzliche Referenzfelder in Buchungsbelegen, die etwa für die Zusammenarbeit mit Lieferanten erforderlich sein können.

Für umfangreichere Anforderungen kommt die Side-by-Side-Extensibility infrage. Dabei werden Erweiterungen außerhalb des ERP-Kerns entwickelt und über Schnittstellen angebunden. Die SAP Business Technology Platform kann dafür als technische Grundlage dienen.

Damit verschiebt sich die individuelle Anpassung vom eigentlichen Systemkern in ergänzende Anwendungen und Erweiterungen.

Clean Core soll Updates vereinfachen

Ein zentraler Bestandteil dieses Ansatzes ist die Clean-Core-Strategie. Der ERP-Kern bleibt möglichst nah am Standard, während kundenspezifische Funktionen außerhalb des Kerns umgesetzt werden.

Das kann vor allem bei Updates Vorteile bringen. Neue Funktionen lassen sich einspielen, ohne dass umfangreiche individuelle Änderungen im Systemkern berücksichtigt werden müssen. Auch das Risiko, dass kundenspezifische Modifikationen bei einem Releasewechsel überschrieben werden, wird reduziert.

Für Unternehmen kann dies zudem den Wartungsaufwand senken. Huber sieht darin eine Möglichkeit, Modernisierungen umzusetzen, die bisher beispielsweise wegen hoher Projektkosten, fehlender Fachkräfte oder komplexer Abhängigkeiten zurückgestellt wurden.

Allerdings führt eine Erweiterung außerhalb des Kerns nicht automatisch zu einer wirtschaftlich sinnvollen Lösung. Zusätzliche Anwendungen und Sonderentwicklungen können wiederum neue Abhängigkeiten und Komplexität schaffen. Deshalb sollte vor jeder Erweiterung geprüft werden, ob sie tatsächlich notwendig ist.

Public Cloud ist nicht für jeden Prozess geeignet

Die Standardisierung hat gleichzeitig Grenzen. Entscheidend ist, wie gut die vorhandenen Geschäftsprozesse mit dem vorgesehenen Funktionsumfang der Public Cloud zusammenpassen.

Gibt es zahlreiche geschäftskritische Anforderungen, die nur durch umfangreiche Erweiterungen umgesetzt werden können, kann sich die Frage nach der Wirtschaftlichkeit stellen. In solchen Fällen können On-Premise- oder Private-Cloud-Modelle aufgrund ihrer größeren Anpassungsmöglichkeiten weiterhin eine Alternative darstellen.

Diese Flexibilität geht allerdings meist mit höherem Implementierungsaufwand und komplexerer Wartung einher. Für Unternehmen wird damit weniger die Frage entscheidend, ob individuelle Prozesse grundsätzlich möglich sind, sondern welche Anpassungen langfristig technisch und wirtschaftlich sinnvoll sind.

Die Umstellung auf ein standardisiertes ERP-System ist damit vor allem ein Prozess der Auswahl: Was soll künftig dem Standard folgen, was muss erweitert werden und welche historisch gewachsenen Strukturen können möglicherweise ganz entfallen?

(red/retailsolutions)