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E-Mail bleibt ein zentraler Kommunikationsweg für Unternehmen und transportiert täglich vertrauliche Informationen.
Gleichzeitig gehört das Postfach zu den häufigsten Angriffszielen, weshalb Cloud-basierte E-Mail-Sicherheit Schutzfunktionen bereitstellen muss, ohne den Arbeitsalltag unnötig zu erschweren.
Vertrauliche Informationen im Postfach
Angebote, Verträge, Rechnungen, Personalinformationen oder interne Freigaben werden vielfach per E-Mail ausgetauscht. Entsprechend groß ist das Risiko, wenn Nachrichten abgefangen, manipuliert oder an die falschen Empfänger übermittelt werden.
Mit der zunehmenden Verlagerung von Unternehmensanwendungen in die Cloud stellt sich deshalb auch für die E-Mail-Sicherheit die Frage nach dem passenden Betriebsmodell. Neben Microsoft 365 und anderen Cloud-Diensten müssen Schutzmechanismen für den Mailverkehr ebenfalls in die bestehende IT-Struktur passen.
Eine Cloud-Lösung kann dabei einen Teil des Betriebsaufwands übernehmen. Sicherheitsfunktionen werden zentral bereitgestellt und aktualisiert, während Mitarbeiter ihre gewohnten E-Mail-Anwendungen weiterverwenden können.
Verschlüsselung sollte ohne Umwege funktionieren
Ein wichtiger Aspekt ist die Verschlüsselung vertraulicher Nachrichten. Im Unternehmensalltag sollte der Schutz nicht davon abhängen, dass Beschäftigte für jede einzelne Nachricht manuell entscheiden müssen, wie diese abgesichert wird.
Eine geeignete Cloud-E-Mail-Lösung kann ausgehende Nachrichten automatisch verschlüsseln und signieren. Gleichzeitig sollte sie eingehende E-Mails auf Spam, Phishing, Schadsoftware und weitere Bedrohungen untersuchen.
Auch die Kommunikation mit externen Empfängern ist relevant. Geschäftspartner, Behörden oder Kanzleien verfügen nicht zwangsläufig über dieselben Verschlüsselungssysteme wie das eigene Unternehmen. Eine Lösung muss deshalb unterschiedliche technische Voraussetzungen auf Empfängerseite berücksichtigen, damit Sicherheit nicht zulasten der Nutzbarkeit geht.
Weniger Infrastruktur für die IT
Der Betrieb einer lokalen E-Mail-Sicherheitsumgebung kann zusätzlichen Aufwand verursachen. Hardware, Software, Updates und Sicherheitsmechanismen müssen regelmäßig gepflegt werden. Gerade kleinere IT-Teams verfügen dafür häufig nur über begrenzte Ressourcen.
Bei einem Cloud-Modell werden diese Aufgaben weitgehend zentral vom Anbieter übernommen. Unternehmen benötigen dadurch keine zusätzliche lokale Hardware und können Sicherheitsfunktionen als Dienst nutzen. Aktualisierungen lassen sich ebenfalls zentral bereitstellen.
Das ist auch deshalb relevant, weil sich die Methoden von Angreifern laufend verändern. Phishing-Kampagnen, Schadsoftware und andere Angriffsformen werden kontinuierlich angepasst. Ein zentral betriebener Dienst kann Schutzmechanismen entsprechend aktualisieren, ohne dass Unternehmen jede Änderung selbst umsetzen müssen.
Sicherheit darf keine Schattenprozesse erzeugen
Ein weiterer Faktor ist die Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Sicherheitsmaßnahmen, die den Arbeitsablauf stark verkomplizieren, können dazu führen, dass Beschäftigte auf alternative Wege ausweichen.
Dazu gehören beispielsweise unverschlüsselte Weiterleitungen, private Dateiablagen oder nicht freigegebene Transferdienste. Damit entstehen neue Risiken, obwohl die ursprüngliche Sicherheitsmaßnahme eigentlich den Schutz erhöhen sollte.
Deshalb sollte die sichere Variante möglichst einfach nutzbar sein. Wenn Verschlüsselung, Signaturen und Sicherheitsprüfungen weitgehend im Hintergrund funktionieren, lässt sich der Schutz besser in bestehende Arbeitsabläufe integrieren.
Relevanz für unterschiedliche Branchen
Besonders wichtig ist Cloud-basierte E-Mail-Sicherheit für Organisationen, die regelmäßig sensible Informationen austauschen. Dazu zählen etwa Kanzleien, Finanzdienstleister, Einrichtungen des Gesundheitswesens, Versicherungen, öffentliche Stellen sowie Unternehmen mit vertraulichen Kunden- und Projektdaten.
Auch kleinere und mittelständische Unternehmen können von einem solchen Betriebsmodell profitieren. Sie müssen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen erfüllen, verfügen aber nicht immer über die Ressourcen für eine umfangreiche eigene Sicherheitsinfrastruktur.
Am Ende ist daher weniger die Unternehmensgröße entscheidend als die Frage, welche Informationen täglich per E-Mail das Unternehmen verlassen und wie diese Kommunikation abgesichert wird.
Cloud als Betriebsmodell für E-Mail-Sicherheit
Cloud-E-Mail-Sicherheit kann damit zwei Anforderungen miteinander verbinden: einen möglichst hohen Schutz des Mailverkehrs und einen geringen administrativen Aufwand.
Lösungen wie SEPPmail.cloud setzen dabei auf die Kombination aus Verschlüsselung, digitalen Signaturen und weiteren Schutzmechanismen als zentral bereitgestellten Dienst. Für die Nutzer soll die E-Mail-Kommunikation dabei weitgehend unverändert bleiben.
Damit wird nicht die E-Mail selbst zum Problem, sondern ihre Absicherung zur zentralen Aufgabe. Entscheidend ist, dass Sicherheitsmaßnahmen zuverlässig greifen, aktuell gehalten werden und sich ohne zusätzliche Hürden in den täglichen Kommunikationsprozess integrieren lassen.
(red/SEPPmail)
