Die unternehmensweite Einführung von SAP S/4HANA veranlasst PUMA, sein Archivierungskonzept neu aufzusetzen. Allein bei PUMA Österreich und den von dort aus betreuten Ländern müssen dafür 33 Millionen Dokumente auf das neue System umgezogen werden.

Der Siegeszug der Cloud geht in zahlreichen Konzernen mit dem Wechsel auf SAP S/4HANA einher – so auch beim Sportartikelhersteller. Das hat Folgen für die Archivierung. Setzte man bei PUMA in der Vergangenheit auf eine On-Premise-Lösung, wollte man für die Zukunft eine intelligente cloudbasierte Plattform implementieren. Das Ziel: sich zum einen zukunftssicher aufzustellen und zum anderen die Kosten zu reduzieren.

Andreas Ranftl, Teamhead SAP Integration, Operations & S/4 Development EEMEA bei PUMA Österreich: „Durch die umfassende neue Strategie mussten auch wir in Österreich unsere Archivierungslandschaft anpassen. Das hat uns durchaus in die Karten gespielt, denn das alte System war nicht mehr zeitgemäß, wenig performant und es hätte zudem eines kostspieligen Upgrades bedurft.“ Deshalb standen Andreas Ranftl und sein Team der Neuerung grundsätzlich sehr offen gegenüber.

Anbieterwahl

Zuvor hatte das zentrale IT-Department von PUMA nach einer cloudbasierten Plattform gesucht, die sich sowohl in das bestehende SAP R/3- als auch in das neue SAP S/4HANA-System nahtlos integrieren ließ. Die Anforderungen waren klar: Das Archiv sollte „einfach funktionieren“ sowie eine reibungslose Ablage und einen schnellen Zugriff gewährleisten, ohne zusätzliche Belastungen für die Anwender. Nach intensiver Recherche und Vorauswahl durch die PUMA IT fiel die Wahl auf die KGS Software GmbH.

Im April 2024 wurde tia, die Archivierungslösung von kgs, bei PUMA Österreich eingeführt und „innerhalb kürzester Zeit“ produktiv gesetzt. „Das ganze Projekt ist unglaublich glatt gelaufen. Zunächst haben wir tia getestet. Weil sich dabei kaum Herausforderungen ergeben haben, konnten wir die Plattform sehr schnell live schalten“, erinnert sich Sebastian Abed Raboh, Manager SAP Basis EEMEA bei PUMA Österreich. Also startete man im April 2024 mit der Archivierung der SAP-Dokumente in tia.

33 Millionen Dokumente ohne Betriebsunterbrechung migriert

Parallel dazu bereiteten Andreas Ranftl und sein Team die Migration der Daten aus dem bestehenden Archiv vor. Zwischen Oktober und Dezember 2024 wurden schließlich 33 Millionen Dokumente in Österreich – und darüber hinaus in 26 IT-seitig von Österreich betreuten Ländern – in drei abgestimmten Phasen nacheinander migriert.

Dabei wurden innerhalb einer Arbeitswoche die verschiedenen Repositories erfolgreich mit übertragen. Auch hier wurde zunächst getestet, bevor das System für die Mitarbeiter von PUMA live geschaltet wurde. „Das Ziel war es, bis zu einem vorher definierten Stichtag alle Dokumente migriert zu haben. Die Datenmigration sollte so funktionieren, dass die User bei ihrer täglichen Arbeit davon nichts merken. Das ist uns gelungen und darüber sind wir sehr froh“, sagt Andreas Ranftl.

Solche Migrationen gelten als fehleranfällig, weil Dokumente über Jahre hinweg in unterschiedlichen Formaten und Strukturen abgelegt werden und ihre rechtliche Verbindlichkeit auch nach dem Systemwechsel erhalten bleiben muss. Umgesetzt wurde die Migration durch ein Projektteam, bestehend aus acht Personen aus den Bereichen Technik, Entwicklung und Integration. Unterstützt wurde das PUMA-Team dabei von den Experten der kgs. Sie waren bei der Konzeption, Einführung, Einrichtung der Archive und den Schulungen für die Mitarbeiter involviert.

Archivierung wird quasi zum Selbstläufer

Heute sei nur noch ein IT-Mitarbeiter wenige Stunden im Monat damit beschäftigt, das Archiv zu betreuen. „Früher mussten wir den Archivierungsprozess immer wieder mal manuell anstoßen, weil er unterbrochen wurde“, sagt SAP Manager Abed Raboh. „Heute läuft die Archivierung reibungslos durch. Das entlastet nicht nur, sondern sorgt auch automatisch für ein größeres Maß an Sicherheit.“

Einen weiteren Vorteil der neuen Plattform sehen Andreas Ranftl und Abed Raboh zudem in der Verfahrensdokumentation. Darin wird dokumentiert, wie die Migration verlaufen ist und welches Error-Handling man umgesetzt hat. „Das ist ein großer Vorteil hinsichtlich der Compliance-Vorgaben, die wir haben“, ergänzt Raboh. Rückblickend freut man sich bei PUMA Österreich, dass die Migration so reibungslos und transparent verlaufen ist und dass es im laufenden Betrieb keine Störungen gab.

(red)