Thought Leadership
Automatisierung ist der Schlüssel für Effizienz und Innovation. Diese fünf Prozesse sind 2026 Pflichtprogramm für IT-Entscheider. Wer sie digitalisiert, schafft Freiräume für Wachstum und senkt Risiken.
Der Hype um KI ist enorm, doch nicht jede Herausforderung braucht sofort künstliche Intelligenz. Oft ist die Automatisierung der entscheidende Schritt, auf dem KI später aufsetzen kann. IT ist hierbei strategischer Berater sowie Enabler und ermöglicht dadurch Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit.
Unternehmen kämpfen nach wie vor mit steigender Komplexität und Sicherheitsanforderungen. Wer hier nicht handelt, verliert den Anschluss. Prozesse wie Rechnungsmanagement, Angebotserstellung, Lagerverwaltung, Bestellwesen, Dokumentenmanagement und Personalverwaltung sind längst Standard, oder sollten es zumindest sein. Sie bilden die Basis, um überhaupt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Jetzt geht es um die nächste Stufe: Fünf Prozesse, die 2026 automatisiert werden müssen, um Ihr Business zu stärken und zu sichern.
1. Wissensmanagement – Fundament für KI
Status quo:
- Wissen liegt in Silos, Ablage nicht durchdacht
- Aktualität der Daten ist nicht sichergestellt
- Zugriffsrechte sind nicht geregelt oder gesichert
- Mitarbeiter verbringen bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen
Digitale Lösung:
Automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Bereitstellung von Wissen in zentralen Plattformen. KI-gestützte Suchfunktionen und semantische Analyse bereiten Daten für zukünftige Use Cases vor.
Ergebnis:
- Schnellere Entscheidungen, bessere Datenqualität
- Grundlage für KI-gestützte Prozesse
2. Arbeitsplatzbereitstellung – Device as a Service (DaaS)
Status quo:
- Hoher manueller Aufwand für IT-Verantwortliche
- Komplexität bei Hardware-Beschaffung, Account-Erstellung und Rechtevergabe
- Versteckte Kosten durch Verzögerungen und Fehler
Digitale Lösung:
DaaS bedeutet, dass Unternehmen Geräte und Services als Paket pro Mitarbeiter beziehen. Inklusive automatisierter Provisionierung, Account-Erstellung und Rechtevergabe. Beschaffung, Bereitstellung, Verwaltung und Gerätetausch. Alles aus einer Hand, skalierbar und standardisiert.
Ergebnis:
- Komplexität und Kosten sinken deutlich
- Prozesse laufen schneller und fehlerfrei ab
- Bereitstellungszeiten reduzieren sich von Tagen auf Stunden
„Device as a Service umfasst mehr als nur Hardware. Es ist ein strategischer Hebel für Transparenz und Kostenkontrolle“, ergänzt Markus Büttner, Head of Endpoint ADLON Intelligent Solutions.
3. Schwachstellenmanagement & SOC
Status quo:
- Anzahl der Meldungen ist für Menschen nicht mehr zu bewältigen
- Ermüdungserscheinungen bei Analysten, hohe Fehlerquote
- 24/7-Überwachung ist teuer und schwer umsetzbar – gerade bei Fachkräftemangel
- Signal-Erkennung und Abgleich sind komplex geworden
Digitale Lösung:
Automatisierte Schwachstellenanalyse und Priorisierung, KI-gestützte Alarmierung und Response im SOC. Systeme übernehmen repetitive Aufgaben und entlasten Experten.
Ergebnis:
- Verkürzte Reaktionszeit, weniger Sicherheitsvorfälle
- Höhere Compliance und Kosteneffizienz
Fakt: Cyberangriffe verursachen durchschnittlich 4,45 Mio. USD Schaden pro Vorfall. (Quelle: IBM Cost of Data Breach Report 2025)
4. Projektmanagement – Automatisierte Workflows
Status quo:
- Hoher Abstimmungsaufwand, fehlende Transparenz
- Manuelle Statusberichte und Zeiterfassung
Digitale Lösung:
Automatisierte Aufgabenverteilung, Status-Updates und Reporting. KI-gestützte Ressourcenplanung optimiert Auslastung.
Ergebnis: Schnellere Projektabschlüsse, weniger Fehler, bessere Planbarkeit
5. Kundenmanagement – CRM automatisieren
Status quo:
- Mangelnde Dokumentation, dezentrale Kundendaten
- Manuelle Pflege, fehlende Transparenz und langsame Reaktionszeiten
Digitale Lösung:
Automatisierte Lead-Pflege, Anbindung an Mail und Chat-Applikationen, automatische Aufgaben und fertige Reportings. Digitale Kundenansprache.
Ergebnis:
- Höhere Kundenzufriedenheit, mehr Umsatzpotenzial, bessere Kundenbindung
6 Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung
Tipp 1: Strukturierte, schrittweise Umsetzung statt umfassender Umstellung
Die Digitalisierung stellt einen langfristigen Prozess dar. Die gleichzeitige Umstellung aller Unternehmensprozesse birgt die Gefahr von Ineffizienz und Überlastung. Schaffen Sie Quick-wins.
Tipp 2: Prozesse zuerst analysieren und optimieren
Digitalisieren Sie keine chaotischen Abläufe. Erst optimieren, dann digitalisieren.
Tipp 3: Mitarbeiter aktiv einbinden
Repetitive Aufgaben zu identifizieren und die Priorisierung der drängendsten Digitalisierungsansätze kann das Team selbst am besten. Change-Management ist Pflicht.
Tipp 4: Auf integrierte Lösungen setzen
Vermeiden Sie einen Flickenteppich aus Tools. Das ist teuer und aufwändig in der Verwaltung. Setzen Sie auf Plattformen, die mehrere Funktionen abdecken oder Dienstleister, die Arbeitsstacks übernehmen.
Tipp 5: Klare Ziele definieren und messbar machen
Die Change-Story darf motivierend sein. Aber die Ziele müssen messbar definiert werden. „Wir wollen digitaler werden“ ist kein Ziel, sondern: „Wir reduzieren die Bearbeitungszeit für Kundenanfragen von 24 Stunden auf 2 Stunden“.
Tipp 6: Security by Design denken
Sicherheit gehört von Anfang an in die Planung. So vermeiden Sie teure Nachbesserungen und Compliance-Risiken.
Fazit
Automatisierung ist kein Projekt, sondern eine strategische Initiative. Sie schafft Effizienz sowie Innovationskraft und stellt die Basis für KI dar. Digitalisierung kann Effizienzsteigerung von bis zu 60 % schaffen und somit Kosten einsparen. Gerade für Routineaufgaben. Auch die Fehlerquote sinkt um bis zu 90 %, da digitale Systeme keine Flüchtigkeitsfehler machen oder Arbeitsschritte auslassen. Wer die fünf Hebel jetzt umsetzt, macht IT zum echten Business-Enabler.
