E-Invoicing: Mit dem richtigen Set-up, Fehler vermeiden

Verfälschte digitale Rechnungen sorgen in Unternehmen jedes Jahr für einen enormen finanziellen Schaden. 2024 lag dieser laut einer Erhebung des Digitalverbands Bitkom bei stolzen 0,8 Milliarden Euro.

Allein nach einem einzigen Ermittlungsverfahren bezifferte die Staatsanwaltschaft Leipzig die Verluste mit mehreren Millionen Euro. Ihr war eine Gruppe von Cyberkriminellen ins Netz gegangen, die sich auf Rechnungsbetrug spezialisiert hatte. Kleine und mittlere Unternehmen betrifft der sogenannte „Geldabfluss in Folge von Betrugsversuchen“ ebenso wie Großkonzerne oder öffentliche Einrichtungen und Kommunen. Zu den gängigen Methoden zählen das Fälschen von IBAN und Empfängerdaten in den Rechnungen. Doch es gibt im Rahmen der E-Rechnung wirksame Mittel, derartigem Betrug vorzubeugen.

Manipulation wirksam verhindern

Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen per E-Mail, meist als Dateianhang im PDF-Format. Diese Vorgehensweise ist ebenso verbreitet wie gesetzeskonform. In der Praxis erweist sie sich allerdings häufig als unsicher. Denn eine E-Mail lässt sich relativ einfach abfangen und die angehängte PDF-Rechnung in einem simplen Texteditor mit wenigen Klicks manipulieren. Cyberkriminelle ersetzen dann die enthaltenen Bankdaten durch eigene Konten, ohne dass der Empfänger es bemerkt.

Es braucht daher einen sicheren Übertragungsweg für alle Arten von elektronisch übermittelten Rechnungen. Dies gilt sowohl für PDF- als auch für hybride und digitale E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung. Einen zuverlässigen Weg stellen E-Rechnungsplattformen bereit. Sie bilden den gesamten Rechnungsprozess vom Erstellen über das Empfangen und Verarbeiten bis hin zum Versenden ab. Bei den angebotenen Versandoptionen gehen Unternehmen auf Nummer sicher, wenn sie eine Ende-zu-Ende verschlüsselte Variante nutzen. Standard ist End-2-End-Encryption ohnehin, sobald die Plattform Rechnungen über ein Übertragungsnetzwerk wie Peppol oder Traffiqx versendet. Spezialisierte Anbieter innerhalb der Netzwerke prüfen dabei zudem eingehende Belege zuverlässig auf Viren und schädliche Inhalte, bevor sie den Empfänger erreichen.

GoBD-Konformität sicherstellen

Eine per E-Mail erhaltene PDF- oder ERechnung muss den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechen. Dazu gehört, dass sie nachvollziehbar und unveränderbar – also revisionssicher – gespeichert wird. Ein Abspeichern der E-Mail samt Dateianhang in einem normalen Laufwerksordner erfüllt diese Anforderungen nicht.

Das kann den Rechnungsempfänger teuer zu stehen kommen, falls der Fiskus deshalb den Vorsteuerabzug, einzelne Betriebsausgaben oder gleich die gesamte Buchhaltung nicht anerkennt. Für die nötige Rechtssicherheit sorgt hier eine E-Rechnungsplattform, indem sie zum einen Rechnungen GoBD-konform archiviert. Weiteres Plus: Der komplette Rechnungsprozess wird lückenlos dokumentiert. Das hilft in steuerlicher Hinsicht, aber auch bei Streitigkeiten, etwa wenn es um das Überschreiten von Zahlungsfristen geht.

Durch Automatisierung die Effizienz steigern

Unternehmen können mit der Umstellung auf einen vollautomatisierten E-Rechnungsprozess Effizienzgewinne erzielen, die sich auch in Einsparungen niederschlagen. Um bis zu 60 Prozent lassen sich so Kosten reduzieren! Denn PDF-Rechnungen bleiben gerne im Spam-Ordner hängen oder scheitern am Virenscanner. Und selbst wenn die E-Rechnung als strukturierter Datensatz im Format XRechnung oder ZUGFeRD gemailt wurde, muss der Anhang aus der E-Mail herausgesucht, gespeichert und in das Rechnungsverarbeitungssystem importiert werden.

Mit einer vollautomatisierten und durchgängigen Verarbeitung vom Posteingang bis zum Verbuchen reduzieren Unternehmen solche manuellen Vorgänge auf ein Minimum. Denn die Rechnung kann direkt in ein ERP- oder Buchhaltungssystem einfließen. Schnittstellen und Konnektoren helfen hier, Medienbrüche zu vermeiden. Zudem prüfen moderne Systeme automatisch, ob das E-Rechnungsformat der EN16931 entspricht, Pflichtfelder richtig befüllt sind und auch sonst rechtliche Anforderungen eingehalten werden. Entsprechend reibungsloser und schneller ist der Prozess und umso zügiger kann die Zahlung erfolgen. Darüber hinaus verbessert eine E-Rechnungsplattform das Kundenerlebnis, indem sie das Rechnungsformat automatisch in ein vom Empfänger unterstütztes und gewünschtes Zielformat konvertiert.

Selbst ohne Glaskugel ist es möglich, sich beim Thema E-Invoicing Zukunfts- und Budgetsicher aufzustellen.

Oliver Rauschil, Quadient

Einmal anpacken, doppelt profitieren

Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht zuletzt deshalb komplex, weil jedes Land seinen eigenen nationalen Ansatz wählen kann, inklusive steuerlichem Meldesystem. Ein solches wird spätestens ab 2030 auch in Deutschland greifen. Die Stoßrichtung ist durch die EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) bereits klar: Alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in einem EU-Mitgliedstaat verkaufen, werden früher oder später Umsätze und Mehrwertsteuer in Echtzeit an die Finanzbehörden melden müssen.

Wer daher jetzt beim E-Invoicing auf eine einfache Insellösung setzt, investiert unter Umständen zweimal. Denn es ist davon auszugehen, dass die steuerliche Meldung verpflichtend über eine digitale Plattform erfolgen wird. Die E-Mail stößt spätestens dann an ihre Grenzen. Zudem werden automatisierte Validierungen und Interoperabilität mit internationalen Meldeportalen relevant. All dies sind Funktionen, die selbst so manche ERP-Software nicht oder nur eingeschränkt abbildet – genauso wie die Konvertierung in international nötige Rechnungsformate.

Mit spezialisierten E-Rechnungsplattformen dagegen stellen Unternehmen ihr Rechnungswesen von Anfang an zukunftssicher auf. Denn Anwender kommen damit nicht nur ihrer aktuellen Pflicht zur E-Rechnung nach und minimieren dabei die mit dem E-Mail-Versand verbundenen Risiken. Weil die Plattformbetreiber ihre Systeme kontinuierlich an neue gesetzliche Vorgaben anpassen, erspart dies auch viel eigenen Aufwand. Und gleichzeitig bereitet sich das Unternehmen ohne Mühe schon heute optimal auf ViDA vor.

Fazit

Unternehmen haben die Wahl. Entweder setzen sie die elektronische Rechnungsstellung als ein Pflicht- und IT-Projekt um; nach dem Minimalprinzip und wenn gerade Zeit dafür ist – also gerne in letzter Minute. Oder sie nehmen E-Invoicing als Chance wahr, um ihre Finanzprozesse zu überdenken und eine durchgängige Automatisierung zu realisieren. Damit machen sie gleichzeitig ihre Finanzinfrastruktur zukunftssicher für kommende regulatorische Anforderungen. Doch eines ist auch klar: Cyberkriminelle sind erfinderisch und wissen sich anzupassen. Sicherheits- und Compliance-Aspekte sollten daher bei der Wahl einer E-Rechnungsplattform höchste Priorität haben.