Tagungsraum buchen: So lassen sich häufige Fehler vermeiden

Man denkt, dass die Buchung eines Tagesraums sehr einfach ist. Man sucht sich einen Raum, bucht ihn und hält sein Meeting ab. In der Praxis ist es allerdings so, dass kleine Räume, technische Probleme, versteckte Kosten oder unklar Stornobedingungen schnell dazu führen können.

Dass man unnötige Ausgaben tätigt, Zeit verliert und dazu noch gestresst ist.

Damit deine nächste Tagung reibungslos abläuft und professionell wirkt, ist eine vorausschauende Planung entscheidend. Wer die häufigsten Fehler kennt und sich gezielt vermeidet, spart Zeit, Geld und Nerven.

1. Zu spät planen: Warum rechtzeitige Buchung essentiell ist

In der Praxis denkt man oft, dass man die Raumbuchung noch Last Minute vornehmen kann. Doch gerade zum Messezeiten oder in Ballungsräumen gibt es viele Tagungsräume, die schnell ausgebucht sind. Oftmals ist der Wunschtermin nicht mehr verfügbar.

Wenn du flexibel bleiben und deine Veranstaltung stressfrei organisieren möchtest, solltest du frühzeitig mit der Planung beginnen und einen Tagungsraum buchen. Idealerweise beginnst du mehrere Wochen – je nach Größe der Veranstaltung sogar Monate – im Voraus mit der Raumsuche.

2. Den Raumbedarf unterschätzen

Oftmals wird der Raumbedarf unterschätzt. Auf dem Papier sieht es zwar so aus, dass sich der Raum für 20 Personen eignet. Allerdings sollte man daran denken, dass zusätzliche Technik und Bewegungsfreiheit gebraucht werden. Auch wenn Catering angeboten wird, kann sich ein Raum sehr schnell klein anfühlen.

Du solltest also bei der Raumplanung die Tischanordnung beachten. Denke außerdem an Technik wie Kameras oder Projektoren. Auch der Bereich für Pausen und Buffetflächen sollte eingeplant werden.

3. Technische Ausstattung nicht prüfen

Nichts ist ärgerlicher als ein Beamer, der nicht funktioniert – oder eine fehlende HDMI-Verbindung, wenn du eine Präsentation zeigen möchtest. Ein häufiger Fehler ist es, technische Ausstattung einfach vorauszusetzen.

Deshalb solltest du im Vorfeld abklären, ob WLAN vorhanden ist. Es gibt Audioanlagen und Mikrofone, die zur Verfügung stehen. Außerdem solltest du an Adapter und spezielle Anschlüsse denken. Prüfe auch, ob die Präsentationstechnik funktioniert.

4. Stornobedingungen übersehen

Viele Buchende werfen nur einen kurzen Blick auf die AGB – und wundern sich dann über hohe Stornokosten oder fehlende Rückerstattungen. Dabei können sich die Bedingungen je nach Anbieter stark unterscheiden.

Achte besonders auf:

• Fristen für kostenlose Stornierung
• Teilrückerstattungen bei kurzfristiger Absage
• Regelungen bei Krankheit oder höherer Gewalt

Ein transparenter Anbieter wird dir die Bedingungen offenlegen. Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, frage gezielt nach oder lasse dir die Stornobedingungen schriftlich bestätigen.

5. Versteckte Kosten nicht einkalkulieren

Viele Anbieter werben mit günstigen Basispreisen, doch bei der Endabrechnung tauchen plötzlich zusätzliche Posten auf – von der Reinigung über Kaffeepauschalen bis zur Nutzung der Technik.

Typische versteckte Kosten können sein:

• Endreinigung oder Müllentsorgung
• Stromkosten bei intensiver Nutzung
• Getränke oder Snacks, die nicht im Preis enthalten sind
• Kosten für zusätzliches Personal

Ein detailliertes Angebot im Voraus hilft, solche Überraschungen zu vermeiden. Besonders nützlich ist es, wenn du über ein Buchungssystem arbeitest, das transparent alle Preise auflistet. 

6. Keine Alternativen prüfen

Du solltest dich nicht nur auf einen Anbieter verlassen. Es gibt immer unerwartete Probleme, die auftreten können. Deshalb solltest du immer eine Ausweichmöglichkeit mit einplanen. Außerdem solltest du die Leistungen vergleichen.

Denke hier besonders an die Lage und Erreichbarkeit der Tagungsräume. Schau dir die technische Ausstattung an, die zur Verfügung gestellt wird. Kundenbewertungen helfen immer, damit du weißt, wie vorherige Tagungen abgelaufen sind. Denke auch an Parkplätze und Zusatz Services Catering.

7. Zugang und Erreichbarkeit vernachlässigen

Ein Raum mag noch so gut ausgestattet sein – wenn er schwer zu finden ist oder keine Parkplätze bietet, sinkt die Zufriedenheit der Teilnehmenden. Denke bei der Planung auch an die Anreise:

• Ist der Raum gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar?
• Gibt es Parkmöglichkeiten in der Nähe?
• Gibt es barrierefreie Zugänge?

Ein leicht erreichbarer Tagungsraum sorgt für einen entspannten Start in deine Veranstaltung – und macht einen professionellen Eindruck.

8. Verpflegung vergessen oder unterschätzen

Auch wenn es nur ein kurzer Workshop ist: Ohne Wasser, Kaffee oder kleine Snacks kann die Konzentration schnell nachlassen. Plane Verpflegung mit ein – entweder über ein externes Catering oder als Paket vom Anbieter.

Wichtige Punkte:

• Gibt es eine Küche oder einen Cateringbereich?
• Werden spezielle Ernährungsbedürfnisse berücksichtigt?
• Sind Getränke im Preis enthalten?

Eine gute Verpflegung trägt maßgeblich zum Gelingen der Veranstaltung bei – und bleibt positiv im Gedächtnis.

9. Vertragliche Details nicht prüfen

Manche Buchende verlassen sich auf eine mündliche Zusage – und stehen im Ernstfall ohne Raum da. Achte immer darauf, dass du eine schriftliche Bestätigung erhältst.

Wichtige Vertragsbestandteile sind:

• Genaue Dauer der Buchung
• Verbindliche Preisvereinbarungen
• Zahlungsbedingungen
• Regeln bei Schäden oder Überziehung der Nutzungszeit

So hast du im Streitfall eine rechtliche Grundlage – und kannst sicher planen.