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IT-Abteilungen verbringen heute den Großteil ihrer Arbeitszeit mit Routineaufgaben. Im Hinblick auf den digitalen Wandel ist deshalb ein Umdenken gefragt: Damit Unternehmen nicht den Anschluss verlieren, müssen Standardaufgaben in der IT automatisiert ablaufen. Ein wegweisender Schritt in Richtung digitale Transformation ist deshalb die Wahl eines passenden Client-Management-Systems.

Unternehmen jeder Größe und Branche befassen sich derzeit mit der Digitalisierung. Die tiefgreifenden Veränderungen aller gewohnten Arbeitsweisen, Prozesse und Abläufe, die sie mit sich bringt, ermöglichen den Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit in der digitalen Zukunft zu sichern. Eigentlich sollten in alle Prozesse die IT-Abteilungen eingebunden sein. Schließlich besitzen sie die notwendigen Kompetenzen, um innovative Lösungen einzuführen, mit Businessprozessen in Einklang zu bringen und dabei die IT- und Datensicherheit nicht aus den Augen zu verlieren. 

Doch viel zu oft stecken die IT-Abteilungen in Routineaufgaben fest: Laut einer Studie von Aagon und techconsult wenden sie 49 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Verwaltung von Standardprozessen auf, während sie eigentlich mehr Raum für neue Prozesse, IT-Projekte und Business Developement benötigen. Eine Möglichkeit, um den Aufwand für Routineaufgaben zu senken, ist der Einsatz eines umfassenden Client-Management-Systems. Dadurch werden die IT-Experten entlastet, gleichzeitig steigt die Servicequalität und die IT-Sicherheit, denn durch die Automatisierung von Prozessen fallen Fehlerquellen weg. 

Die Einführung einer CM-Lösung ist eine große Herausforderung und die richtige Vorbereitung dabei der Schlüsselfaktor für den Erfolg. Mit der Erfahrung aus vielen CM-Projekten entstand eine Checkliste, die als Basis für die Auswahl der richtigen Lösung dienen kann.

Dabei gilt es Antworten für fünf Bereiche zu finden:

1. Prozesse: Welche Prozesse sollen mit der CM-Lösung automatisiert bzw. unterstützt werden?

In einem ersten Schritt müssen Sie festlegen, welche generelle Bandbreite Ihre Client-Management-Lösung abdecken soll und welche Prozesse Sie mit der CM-Lösung vorrangig unterstützen bzw. automatisieren wollen.

2. Infrastruktur: Was soll mit der CM-Lösung verwaltet werden?

Als nächstes definieren Sie, welche Teile der IT-Infrastruktur über das CM verwaltet werden soll, welche Plattformen es unterstützen muss und welche Außenstellen anzubinden sind.

3. Nutzer: Wer nutzt was von der CM-Lösung?

IT-Management, Administratoren, Nutzer der Clients sowie der Betriebsrat sind die vier Stakeholder, die bei einer CM-Lösung mit eingebunden werden müssen. Erstellen Sie deshalb frühzeitig einen Kommunikationsplan für das Projekt und informieren Sie über die Ziele, Auswirkungen und den Zeitrahmen.

4. Funktionen: Welche grundlegenden Anforderungen muss die CM-Lösung erfüllen?

Insbesondere die Funktionen und die technische Qualität sollten hier im Mittelpunkt stehen, da sie bestimmen, inwieweit sich Ihre funktionalen Erwartungen erfüllen lassen.

5. Support: Welche Unterstützung brauchen wir im Projekt und im späteren Betrieb?

Gute CM-Systeme sind zwar sehr intuitiv zu nutzen, doch insbesondere bei der Einführung ist ein Support hilfreich.

Auf der Aagon-Website steht das Whitepaper „20 Tipps für eine erfolgreiche Client-Management-Einführung“ für den Download bereit. Dort gibt es detaillierte Fragen zu den einzelnen Bereichen. 

Zur Auswahl des passenden Produkts sollten umfangreiche und ausgewogene Kriterien herangezogen werden, denn ein Client-Management System-stellt das zentrale Werkzeug einer IT-Organisation dar. Auch hier lassen sich wieder fünf Kriteriengruppen definieren: 

Unter der Hersteller- und Service-Qualität wird die Eignung des Anbieters zu einer partnerschaftlichen und langfristigen Zusammenarbeit beleuchtet. Der Aufwand der Produkteinführung unterscheidet sich zwischen den verschiedenen Anbietern erheblich, deshalb sollte dieser Bereich ausreichend Beachtung finden. Die einfache und intuitive Nutzung des Produktes prägt letztlich seine Akzeptanz und damit auch die positive Wirkung für das Unternehmen. Die Funktionen und technische Qualität bestimmen, ob Ihre Anforderungen auch langfristig erfüllt werden. Und das Kosten/Nutzen-Verhältnis ist letztlich ausschlaggebend für die Wirtschaftlichkeit der Lösung. 

Einen umfassenden Kriterienkatalog finden Sie auf unserer Website www.aagon.de

 

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