Hybride Nutzung von Software drückt Lizenzkosten enorm

Ein Cloud-only-Ansatz ist nicht immer die beste Wahl für Unternehmen: Mit einer Kombination aus gebrauchter Software und Lösungen aus der Wolke verfügen Unternehmen über eine mindestens ebenso stabile IT-Infrastruktur und sparen jährlich bis zu 70 Prozent der anfallenden Lizenzkosten.

Die Softwareumsätze klettern auch 2019 weiter: Bitkom prognostiziert dem IT-Segment ein Volumen von 26,00 Milliarden Euro und ein Wachstum von 6,3 Prozent. Treiber ist weiterhin die Digitalisierung. Die Cloud spielt hierbei seit Jahren eine entscheidende Rolle und die Software-Hersteller forcieren diesen Trend durch ihre „Software as a Service“ (SaaS) Angebote.

Ein Cloud-only-Ansatz sollte jedoch gut durchdacht sein, denn Unternehmen, die ihre Software ausschließlich aus der Cloud beziehen, fahren dabei nicht immer gut und günstig. Häufig ist ein hybrides Lizenzierungsmodell, in dem gebrauchte kostengünstige Software und Cloud-Anwendungen parallel betrieben werden, die eindeutig bessere Wahl. Unternehmen können in dieser Variante das Optimum aus ihren Software-Assets herausholen und verfügen trotzdem über eine hochleistungsfähige Arbeitsumgebung.

Digitaler Fortschritt mit Stolpersteinen

Ob Cloud- oder klassisch installierte Lösungen zum Einsatz kommen sollten, lässt sich allerdings nur mit einer Betrachtung der gesamten Software-Assets eines Unternehmens klären. Entscheidend für den laufenden Geschäftsbetrieb ist nämlich keineswegs, ob On-Premise- oder Cloud-Software verwendet wird, sondern vielmehr das reibungslose Funktionieren selbst entwickelter oder zugekaufter Add-Ons für integrale Office-Bestandteile wie Excel, Word oder Access, die zur Steuerung komplexer Arbeitsabläufe dienen. Wenn solche bereits existierenden Individual-Lösungen nicht mit neuen Office Versionen problemlos zusammenarbeiten, wird jeder Releasewechsel zu einem riskanten Unterfangen und die notwendigen Anpassungen erfordern sehr hohe zeitliche und finanzielle Aufwendungen.

Vor- und Nachteile für Cloud oder On-Premise-Software

Anwender von SaaS-Lösungen wie Office 365 sind von dieser Problematik stärker betroffen als die Benutzer von On-Premise-Software. Der Grund: Die häufige automatisierte Aktualisierung der Software. Solche Updates kann ein Unternehmen maximal zwölf Monate zurückhalten. Sind individuell programmierte Zusatzanwendungen im Einsatz, ist also spätestens dann eine Abstimmung mit dem Anbieter dieser Software über ihre weitere Lauffähigkeit erforderlich. Sonst kann der laufende Geschäftsbetrieb nicht mehr gewährleistet bleiben. Zusätzlich zu den normalen IT-Kosten im Unternehmen fallen also noch mindestens einmal im Jahr interne und externe Projektkosten für die Prüfung der Abhängigkeiten an, unter Umständen darüber hinaus noch Programmierkosten für notwendige Änderungen.

Favorisiert man dagegen vor Ort installierte Office-Produkte, bleiben die Aufgaben hinsichtlich der Abhängigkeit von Zusatzanwendungen bestehen. Doch fallen sie nicht jährlich an, sondern nur bei der viel gezielter steuerbaren Einführung einer neuen Office-Version. Die Kosten sind also deutlich geringer. Ein weiterer Vorteil: Die Nutzung bereits ausgereifter Software trägt erheblich zur Stabilität der IT-Infrastruktur bei.

Die effizienteste Lösung: ein hybrides Modell für die Softwarebereitstellung

Keine Frage: Cloud Computing bietet Vorteile – jedoch nicht immer aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht. Ausschlaggebend für einen Cloud-basierten oder einen On-Premise-Ansatz sind vielmehr stets die individuellen Bedingungen innerhalb eines Unternehmens. Hierzu zählen die aktuelle Hardwareausstattung, der tatsächliche Bedarf an die Funktionalität einer Software sowie die Nutzung weiterer Anwendungen, die mit und über Office genutzt werden.

Aus Kosten-Nutzensicht ist die beste Lösung ein hybrider Ansatz: Hier setzen Unternehmen auf eine Kombination aus Cloudlösungen und gebrauchten Volumenlizenzen. Ein Beispiel: Die „klassische“ Lizenz für Office Professional von Microsoft bietet sich als On-Premise-Installation an. Sie gestattet die Nutzung der Software auf regulären und virtuellen Clients sowie Servern. Für seine mobilen Anwender ergänzt die Organisation Office 365 aus der Cloud. Dessen App-Bereitstellung und Ausführung bleibt vom Unternehmen steuerbar. Konkret mit Zahlen belegbar: Ein Unternehmen arbeitet mit 1.000 Office 365 E3 Lizenzen. Die komplette E3-Suite würde das Unternehmen bei 1.000 Mitarbeitern 707.000 Euro kosten. Entscheidet sich das Unternehmen nur 200 Mitarbeiter mit der neuesten Version auszustatten, die restlichen 800 mit der Office E1 und gebrauchten Office 2016 PP-Lizenzen, kostet das das Unternehmen nur 437.000 Euro. Das Unternehmen kann somit ganze 270.000 Euro einsparen.