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Datenübernahme aus altem Buch ins Tablet

Viele Unternehmen stützen ihre Geschäftsprozesse auf Altsysteme, auch „Legacy-Systeme“ genannt. Diese alten Strukturen binden nicht nur viele Ressourcen und treiben die Kosten. Sie können neue Anforderungen wie innovative Geschäftsprozesse und -modelle nicht mehr bewältigen und bremsen die Digitalisierung in Unternehmen aus. 

Unternehmen müssen sich von ihnen trennen und ihre Altsysteme Schritt für Schritt abstellen, um die IT zu modernisieren. Ein großes Thema stellt dabei die Datenmigration dar, die gesetzeskonform und sicher erfolgen muss. Eine Software kann dabei wertvolle Unterstützung leisten.

In zahlreichen Unternehmen basieren geschäftskritische Prozesse auf veralteten Strukturen. Diese Systeme und Anwendungen sind über Jahre hinweg gewachsen – sie bestehen aus Eigenentwicklungen wie Einkäufen und verstreuen sich auf diversen Plattformen über die gesamte Organisation. Die Applikationen basieren auf nicht mehr unterstützten Technologien und monolithischer Architektur. Daraus resultieren einige Probleme: Zum einen sind Legacy-Systeme ein echter Kostenfaktor. Organisationen und Betriebe geben teilweise drei Viertel ihres IT-Budgets für die Wartung und den Betrieb alter Anwendungen und Infrastrukturen aus. Dabei fallen Mehrausgaben für die Infrastruktur, die Kosten für den Betrieb der Großrechner, für Netzwerktechnik, Softwarelizenzen und Speicherplatz an. Dazu kommen die Personalkosten: Sie binden Ressourcen der IT, und die Generation Mitarbeiter, die mit Technologien wie Cobol- oder Mainframe vertraut war, geht in den Ruhestand. Es fehlt also künftig das Fachpersonal, das die Altsysteme noch bedienen kann. Zudem stellen sie ein zunehmendes Sicherheitsproblem dar.

Altsysteme laufen im eigenen Rechenzentrum und sind geschäftskritisch

Eine Studie des IDG Research Services, die von mehreren Medien in Auftrag gegeben wurde, zeigt, dass mehr als 50 Prozent der über 300 befragten Unternehmen die Altsysteme schon Jahre lang im Einsatz haben. Drei Viertel davon werden im eigenen Rechenzentrum betrieben und für den operativen Betrieb benötigt. Sie kommen vor allem in den Bereichen Vertrieb, Einkauf und Beschaffung sowie Logistik zum Einsatz.

Altsysteme behindern Neuerungen wie das IT-Service-Management, Cloud-Computing, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Automatisierung. Auch die oft notwendige Standardisierung und Konsolidierung von Technologien für Big Data, wie Machine Learning oder Analytics, sind mit Legacy-Systemen nicht umsetzbar. Virtual - und Augmented Reality oder Lösungen für mobile Endgeräte können nicht implementiert werden. Auf der Basis von Altsystemen ist es nicht möglich, eine IT-Infrastruktur zu erschaffen, die flexibel auf die ständig wechselnden Marktanforderungen reagieren kann. Agilität ist unmöglich, doch in Zeiten der Digitalisierung dringend notwendig.

An der Modernisierung der Bestandsysteme führt also kein Weg vorbei: Unternehmen sind sich darüber im Klaren, dass sie Technik auf dem neuesten Stand haben müssen, wenn sie Mehrwert aus der Digitalisierung generieren wollen. Doch gerade kleine und mittelgroße Betriebe tun sich schwer mit der oft teuren und aufwändigen Modernisierung der IT. Dabei sind die Vorteile immens: eine höhere Sicherheit und generell bessere und schnellere Geschäftsprozesse bei höherer Auslastung und geringeren Kosten für Betrieb, Wartung und Support. Die Software kann zuverlässiger laufen und die Zahl der Ausfälle sinken. Außerdem sollen sich Usability und Customer Experience mit neueren, moderneren Lösungen verbessern.

Durch die Möglichkeit, agil zu arbeiten und zu skalieren, können Produkte und Services schneller entwickelt und auf den Markt gebracht werden. Auch eine leichtere Governance und bessere Kontrolle werden von Unternehmen angestrebt.

Altsysteme abschalten: Data-Governance muss gegeben sein

Die größte Herausforderung bei der Abschaltung von Altsystemen stellt der Anfang dar: Viele Unternehmen wissen nicht, wo sie beginnen sollen. Da viele Altanwendungen noch in Betrieb sind und das operative Geschäft am Laufen halten, ist eine Umstellungsplanung schwierig aufzusetzen und noch schwieriger umzusetzen. Zahlreiche Faktoren spielen hinein: Die Hardware muss umgestellt, die neue Software implementiert und die Mitarbeiter geschult werden. Dazu kommt die Migration der Daten aus den Altsystemen. Unternehmen können ihre alten Daten nicht einfach mit dem Server abschalten. Die Data-Governance spielt eine zentrale Rolle. Ihre Vorgaben sind branchenabhängig und der Umgang mit personenbezogenen Daten wird unter anderem in der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO geregelt. Banken und Versicherungen zum Beispiel müssen laut Gesetz Daten länger vorhalten und den Zugriff sicherstellen – sie können ihre Altsysteme deswegen nicht einfach abschalten, da dort sensible Geschäftsdaten gespeichert werden. Hinzu kommen Aufbewahrungsfristen für die Finanzverwaltung.

Der Datentransfer vom Altsystem ins neue System muss sicher und gesetzeskonform erfolgen. Eine korrekte Übernahme erfolgt idealerweise in zwei Schritten: Zunächst werden die Daten in ein Format konvertiert, das mit dem neuen System kompatibel ist. Dazu werden sie exportiert und als Datenübernahmedatei gespeichert. Daraus werden sie von einer Übernahme-Applikation in das neue System importiert.
Archivierungslösungen zur Ergänzung der kaufmännischen Software können beim Abschalten von Altsystem hilfreich sein. Eine geeignete Software ermöglicht zum Beispiel über ihre Funktion der gesetzeskonformen Datenarchivierung und der Dokumentation aktueller Geschäftsvorgänge das Abschalten der Altsysteme. So gewährleistet sie die Langzeitverfügbarkeit der archivierungspflichtigen Daten. Außerdem werden die steuerrelevanten Daten aus sämtlichen Produktivsystemen erfasst und in ein eigenes externes Archiv überführt – alles entsprechend dem Beschreibungsstandard der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Eine hochwertige Lösung sollte alle gängigen Ausgangsformate unterstützen und die Bereitstellung im neu generierten Archiv entsprechend den gesetzlichen Vorgaben garantieren. Der Anwender muss wie zuvor auf alle Daten zugreifen können. Dabei sollte sichergestellt werden, dass sämtliche Datenstrukturen und Prüfsummen erhalten bleiben, was Revisionssicherheit für das Finanzamt bietet.

Altsysteme systematisch abschalten

Unternehmen brauchen eine Strategie, um ihre Altsysteme außer Betrieb zu nehmen. Nur so werden die Software-Anwendungen konsolidiert, Branchen-Vorschriften eingehalten und die Risiken minimiert. Ein bis drei Jahre kann die Umstellung dauern.

Bei vielen Firmen ist die Modernisierung und das Abschalten der Legacy-Systeme zudem Teil einer IT- oder Digitalisierungsstrategie. Einige stellen in diesem Zusammenhang auf die Cloud um. So wird eine IT-Landschaft geschaffen, die zukunftsfähig ist und den steigenden Anforderungen gerecht werden kann.

Zunächst brauchen Unternehmen Klarheit über den Status Quo, welche und wie viele Altsysteme in Betrieb sind und welche Kosten sie verursachen. Danach ist es sinnvoll die Anwendungen zu identifizieren, durch deren Abschaltung das größte Sparpotenzial frei wird. So werden Ressourcen frei, die sofort reinvestiert werden können. Unternehmen können dann den tatsächlichen Geschäftswert der Applikation mit den Kosten für Betrieb, Support und Wartung vergleichen. Sind diese höher als der Nutzen, sollte die Anwendung abgeschaltet werden. Um gute Entscheidungen treffen zu können, müssen Unternehmen wissen, wofür die Anwendung gebraucht wird, wie viele Nutzer sie hat und wie oft und wann sie im Einsatz ist. Interessant ist auch das Alter der Applikation, ihr Zweck und die Frage, ob es Anwendungen gibt, die die gleiche Funktion erfüllen. Über diese Fragenkataloge können Unternehmen die Anwendungen priorisieren und nach und nach durch moderne Infrastruktur ersetzen.

Fazit

Mit einer Strategie, Zeit und systematischem Vorgehen können Unternehmen ihre Altsysteme Schritt für Schritt abschalten und die IT-Landschaft auf die Zukunft ausrichten. Eine hochwertige Software-Lösung wie eine Archivierungslösung erlaubt es, die alten Geschäftsdaten aus den Legacy-Systemen zu exportieren, zu konvertieren und dem neuen System zur Verfügung zu stellen. So können die Altsysteme ohne Datenverlust abgeschaltet werden.

Paul Liese, Geschäftsführender Gesellschafter
Paul Liese
Geschäftsführender Gesellschafter, hsp Handels-Software-Partner GmbH
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