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Über 100 Jahre ist das Gantt Diagramm inzwischen alt und dennoch findet man es auch in Zeiten der Agilität in zahlreichen Projektplänen unterschiedlichster Organisation über sämtliche Branchen hinweg. Wie das Gantt Diagramm genau funktioniert und warum es heute noch immer so beliebt ist, erläutert Prof. Dr. Jörg Friedrich, Chefdesigner der Projektmanagementsoftware allegra.
Was ist das Gantt Diagramm?
Ein Gantt Diagramm stellt den Ablaufplan eines Projekts über miteinander verknüpfte Balken dar. Das Diagramm dokumentiert den geplanten sowie den tatsächlichen sachlichen und zeitlichen Ablauf eines Projekts und gehört damit zu den effektivsten Projektmanagement-Methoden. Die Struktur – bestehend aus Vorgängen und Meilensteinen – ergibt sich je nach Projektgröße und -voraussetzungen aus den Arbeitspaketen des Projektstrukturplans oder einer Work Breakdown Structure. Aufgrund seiner übersichtlichen Struktur, die auf den ersten Blick auch für unerfahrene Projektteilnehmer leicht verständlich ist, erfreut sich das Gantt Diagramm auch heute noch großer Beliebtheit. Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen unterschiedlichen Aktivitäten sind leicht erkennbar, die Dauer der einzelnen Aufgaben wird in der Balkenlänge dargestellt und Pufferzeiten sowie der aktuelle Projektstatus und das Zieldatum sind auf einen Blick ersichtlich.
Dies wird durch die drei Hauptbestandteile ermöglicht; Projekte, Vorgänge und Meilensteine. Projekte bilden die oberste hierarchische Ebene eines Gantt Diagramms und können in untergeordnete Aktivitäten oder Produkte gegliedert werden. Dies ermöglicht auch die Nutzung in agilen Projekten, in denen die untergeordneten Aktivitäten Releases oder Sprints angeben können. Die Vorgänge erfassen Arbeitseinheiten und können wiederum in Teilvorgänge untergliedert werden. Eine dynamische Einfärbung eines jeden Balkens ermöglicht die direkte Erfassung des Arbeitsfortschritts in einer jeden Aufgabe, sodass Projektmanager und sämtliche Beteiligten jederzeit den aktuellen Projektstatus nachvollziehen können. Das dritte wesentliche Element eines jeden Gantt Diagramms sind Meilensteine, die den Abschluss einer Phase oder Projektetappe markieren. So halten Projektteams Zwischenziele und deren Erreichung fest.
Wie funktionieren Abhängigkeiten im Gantt Diagramm?
In nahezu allen Projekten hängen die einzelnen Aufgaben voneinander ab. Einige können erst begonnen werden, wenn andere beendet sind – manche starten gemeinsam mit korrespondierenden Tätigkeiten. Diese linearen Beziehungen können im Gantt Diagramm dank zahlreicher Verknüpfungen leicht dargestellt werden:
Ende-zu-Start: Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige beendet ist.
Ende-zu-Ende: Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige beendet ist.
Start-zu-Start: Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige gestartet ist.
Start-zu-Ende: Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige gestartet ist (sehr selten).
Nach der Festlegung der Abhängigkeiten zu Beginn des Projekts sind moderne Projektmanagement-Lösungen so programmiert, dass sie beim Verschieben eines Termins die damit zusammenhängenden Aufgaben ebenfalls neu planen. So behalten Projektmanager stets den Fortschritt und bei Verzögerungen auch die daraus resultierenden Abgabetermine im Blick.
Wie vertragen sich agiles Projektmanagement und Gantt Diagramme?
Obwohl das Gantt Diagramm aus der klassischen Projektplanung stammt, wird es auch heute noch gern von Unternehmen eingesetzt, die inzwischen auf agile Projekte setzen. Die sehr detaillierte Aufgaben-, Abhängigkeiten-, Termin- und Ressourcenplanung hilft auch in dynamischen Prozessen dabei, den Überblick nicht zu verlieren. Die in Scrum verwendeten Epics und User Stories lassen sich ideal auf das Gantt Diagramm übertragen, wenn man die Stories als Projekte und die dazugehörigen Sprints als Vorgänge mit den geplanten Start- und Endzeiten einträgt. Projektmanagement-Tools, die die freie farbliche Gestaltung der Balken im Gantt Diagramm unterstützen, schaffen hier eine noch bessere Übersicht, da beispielsweise abgeschlossene, in Arbeit befindliche und zukünftige Stories unterschiedlich eingefärbt werden können. Darüber hinaus können auch Releases oder Milestones zur noch höheren Transparenz farblich hervorgehoben werden.
Insbesondere in Unternehmen, in denen das Management aus der Zeit des klassischen Projektmanagements kommt und es gewohnt ist, zur Bewertung eines Projekterfolgs auf Dashboards und Gantt Diagramme zuzugreifen, kann diese Kombination optimal helfen, die Offenheit für die agile Projektumsetzung zu fördern: Das agile Projektteam kann die innovativsten Methoden und dynamische Abläufe nutzen, um zum Ziel zu gelangen und erhält dank eines jederzeit aktuellen Gantt Diagramms, das das Management auf einen Blick versteht, die notwendige Unterstützung sowie Verständnis für mögliche Verzögerungen oder Planänderungen. Transparenz, Planbarkeit und Agilität finden so optimal zusammen. Eine ideale Möglichkeit, um auch traditionell eingestellte Organisationen von der Umsetzung agiler Projekte zu überzeugen, ohne dass das Management auf seine gewohnten Reportingformate verzichten müsste. Wer also agile Methoden mit Gantt Diagrammen unterstützen und etablieren möchte, sollte darauf achten, dass die eingesetzte Projektmanagementsoftware die Kombination dieser beiden Welten unterstützt.
