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Videokonferenz

Die Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung: Wie gelingt es, weiterhin produktiv zusammenzuarbeiten und den Draht zum Kunden sowie zum Team aufrechtzuerhalten, jetzt wo keine physischen Meetings mehr stattfinden? Die Antwort sind virtuelle Workshops und Sessions.

Virtuell zusammenzuarbeiten ist unterschiedlich komplex: Angefangen beim 1-zu-1-Chat oder der Online-Präsentation, bei der Inhalte einseitig vermittelt werden, über das Webinar mit Q&A bis zum interaktiven Online-Meeting, dem viele Beteiligten beiwohnen und das eine klare Struktur verlangt. Schließlich gibt es den virtuellen Workshop, der die höchste Komplexität in der Vorbereitung sowie Durchführung aufweist. Gewohnte analoge Mittel wie Flipcharts sind natürlich im virtuellen Raum nicht mehr nutzbar. Durch die fehlende physische Nähe ist unser Gespür für soziale Interaktionen eingeschränkt. Zudem strengt das dauerhafte Arbeiten am Bildschirm als Lichtquelle die Augen an und die Konzentration nimmt schneller ab.

Vorbereitung macht den Erfolg

Es stellen sich im virtuellen Workshop-Raum also einige Herausforderungen, die uns jedoch nicht abschrecken sollten. Jeder Workshop, der unter gewohnten Umständen offline stattfinden würde, kann auch online gelingen – man muss ihn dafür nur ein wenig adaptieren. Wir benötigen die passende Infrastruktur, geeignete Tools und die richtigen Methoden sowie Regeln für den Workshop. Der Schlüssel zum Erfolg des Online-Workshops aber liegt vor allem in der Vorbereitung: vom idealen Arbeitsplatz über die Wahl des richtigen Tools bis hin zum Zeitplan.

Wie sieht ein Online-Arbeitsplatz aus?

Idealerweise kommuniziert der Organisator schon bei der Termineinladung Regeln zum Workshop und Hinweise zur Einrichtung des Arbeitsplatzes, damit sich alle Teilnehmenden vorbereiten und ihren Teil zu einem erfolgreichen Workshop beitragen können. Eine stabile Internetverbindung ist die Basis und mithilfe einer Webcam lässt sich die soziale Nähe zumindest teilweise wiederherstellen. Der Hintergrund im heimischen Büro muss für die Übertragung nicht klinisch weiß sein – Persönlichkeit zeigen schafft Nähe –, sollte aber auf alle Fälle aufgeräumt sein und keine Ablenkungen verursachen. Optimalerweise verfügt ein Teilnehmer über zwei Bildschirme, um Videocall und Workshop-Tool gleichzeitig bedienen zu können. Unerlässlich ist ein Headset, denn durch die Freisprechfunktion am Laptop entstehen oft störende Hintergrundgeräusche und meist ist die Tonqualität nur bedingt gut. Snacks und Getränke sollte jeder Teilnehmer für sich vorbereiten, damit man während des Meetings nicht aufstehen muss und dadurch für Unruhe sorgt. 

Die neue Rolle im Workshop: der Troubleshooter

Bei Unternehmen, in denen manche Mitarbeitenden noch im Büro arbeiten, während ihre Kollegen im Home Office sind, stellt sich vielleicht die Frage, ob diese Workshop-Teilnehmenden physisch gemeinsam in einem Büroraum sitzen sollen. Ein derartiges Setup führt jedoch meist dazu, dass diese Gruppe eine Eigendynamik entwickelt, den Rest der Teilnehmer unbewusst ausschließt oder durch Zwischengespräche den Ablauf des Meetings stört. Wenn es nicht möglich ist, dass alle von verteilten Orten teilnehmen, sollte zumindest klar sein, dass sich auch die Gruppe im Büro der Dynamik des Workshops unterordnen muss – und nicht andersherum.

Die Regeln setzt der Moderator durch. Er fungiert als methodischer Lead, behält den Zeitplan im Auge und steuert die Gruppe. Im virtuellen Raum sollte er durch eine neue Rolle Unterstützung erhalten, den sogenannten Troubleshooter. Dieser organisiert die Abläufe im Vor- und Nachgang und kümmert sich zum Beispiel um die Aufzeichnung des Workshops, die Tool-Zugänge für die Teilnehmer. Zudem begleitet er den Call, sammelt Fragen, die die Runde etwa am Ende des Workshops diskutiert, weist Teilnehmende bei Bedarf im 1-zu-1-Chat auf Ton- oder Bildstörungen hin und hilft diese zu beheben. Der Troubleshooter hält dem Moderator den Rücken frei.

Bild: Mit der richtigen Anpassung funktioniert jeder Workshop auch virtuell. (Quelle: Namics)

Welches Tool ist das richtige für uns?

Die Auswahl geeigneter Tools ist eine wichtige Aufgabe der Vorbereitung. Zahlreiche Anbieter stehen hier zur Auswahl: Stark verbreitet sind aktuell Miro, Microsoft Whiteboard, Google Jamboard, Mural oder Klaxoon, wobei sich die Toollandschaft aktuell laufend verändert. Bei der richtigen Entscheidung spielt zunächst eine wichtige Rolle, welches Technologie-Setup im Unternehmen vorherrscht (Microsoft, Google et cetera) und welche Compliance- und IT-Security-Anforderungen festgelegt wurden. Nicht alle Tools bieten einen ausreichenden Datenschutz. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Usability und, zusammenhängend damit, die Erfahrung der Teilnehmenden: Sind diese unerfahren, sollte es nur ein Tool geben, bei dem allein der Moderator bearbeitet. Liegt schon mehr Wissen vor, kann jeder Teilnehmer Bearbeitungsrechte erhalten und aktiv mitwirken, woraus sich meist eine spannende Dynamik entwickelt. Bei einem erfahrenen Team lässt sich gegebenenfalls ein ganzes Set an Tools verwenden – je nach Workshop. Um die Interaktion mit einem Tool zu perfektionieren, können Teilnehmer auf Tablets als zweitem Endgerät arbeiten, da sie hierauf handschriftliche Skizzen erstellen können.

In jedem Fall gilt: Weniger ist mehr. Am wichtigsten sind das Tool für die Videokonferenz sowie das visuelle Arbeitstool, in dem Inhalte dargestellt und bearbeitet werden können. Je nach Art des Workshops eignen sich weitere Anwendungen, die etwa Funktionen für Umfragen beinhalten. 

Inhaltliche Vorbereitung

Entgegen der Sorge vieler Moderatoren und Teilnehmer kann man unbesorgt in die methodische Vorbereitung gehen, denn im Virtuellen sind im Grunde alle Methoden denkbar und machbar, die man aus gewöhnlichen Workshops kennt – nur eben an der ein oder anderen Stelle etwas abgewandelt. So lassen sich etwa Break-Out-Sessions in kleineren separierten, virtuellen Gruppen realisieren, indem man digitale Gruppenräume bereitstellt. Die Teilnehmenden sollten dabei schon vor dem Workshop zugeordnet und per Extra-Kalendereinladung mit Einwahldaten informiert werden. 

Auch die Planung der Slots und Zeitfenster ist etwas anders im Virtuellen: Es empfehlen sich insgesamt kürzere Zeitfenster, um genügend Erholungspausen zu bieten und der Ermüdung vor dem PC entgegenzuwirken. Ein Verhältnis von 45 Minuten-Sessions und 15 Minuten Pause pro Stunde hat sich als sehr produktiv erwiesen. Ein Tipp noch zur Dauer: Auch ganztägige Workshops sind denkbar, allerdings meist sehr belastend für alle Teilnehmer. Es bietet sich an, die Workshops auf drei bis vier Stunden zu reduzieren und dafür am Folgetag noch einen zweiten Slot einzurichten. Da die komplette Reise-Logistik entfällt, ist dies meist problemlos möglich.

Workshop-Ablauf: Besonderheiten im virtuellen Raum

Auch wenn die Gruppe sich bereits kennt, beginnt man am besten mit einem Ice Breaker, damit sich die Beteiligten vertraut machen können. Denn die Arbeit im virtuellen Workshop-Raum ist trotzdem eine neue, ungewohnte Situation. Auch im physischen Workshop findet zu Beginn implizit das Socializing statt, das wir im Virtuellen meist vergessen oder übergehen. 

In der Einleitung sollte der Moderator dann die bereits kommunizierten Regeln zum Meeting wiederholen und von allen Teilnehmern das Ok abholen. Dazu sollten unbedingt zählen: “Keine Nebentätigkeiten wie Mails, SMS oder Ähnliches; die Kamera ist bei allen an; nur eine Person spricht; das Mikrofon der Zuhörer ist auf stumm gestellt; wir sind pünktlich aus allen Pausen zurück; gerade in der ungewohnten Situation sind Respekt und Geduld essenziell.” Nach einer Diskussion eventueller Anmerkungen oder Fragen führt der Moderator in die eingesetzten Tools ein und die Teilnehmer haben Zeit, diese zu testen. Dann kann es losgehen.

Fazit: Jeder Workshop funktioniert auch virtuell

Einem erfolgreichen Workshop steht nichts mehr im Wege. Mit neuen, ergänzenden Regeln, modernen sowie einfach nutzbaren Tools, der geeigneten Infrastruktur und vor allem ausreichend Vorbereitung lässt sich jedes Meeting in den virtuellen Raum verlagern, ob unternehmensintern oder mit Kunden. Trotz veränderter Umstände gelingt es Organisationen damit, den Business-Alltag aufrechtzuerhalten und gesetzte Ziele auch mit verteilten Teams im Homeoffice zu erreichen. Viel Erfolg!

Michael Rottmann, Workshop-Moderator und Moderationstrainer, sowie Lead Consultant Communications
Michael Rottmann
Workshop-Moderator und Moderationstrainer, sowie Lead Consultant Communications, Namics
(Bildquelle: Namics)

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