Der teuerste Ort im Unternehmen: der Meetingraum

Das Meeting beginnt. Die Menschen sitzen am Tisch, weitere Kolleginnen und Kollegen warten bereits zugeschaltet – doch statt über das eigentliche Thema zu sprechen, geht es erst einmal um Technik. Was wie eine kurze Verzögerung wirkt, kostet nicht nur Geduld. 

Laut einer aktuellen Studie des Jabra Research Institutes entstehen einem Großunternehmen mit 5.000 Mitarbeitenden durch verlorene Meetingzeit und technische Ausfälle jährlich Kosten von rund 101 Millionen Euro. Dass sich diese Verluste so stark summieren, liegt auch an der wachsenden Bedeutung hybrider Zusammenarbeit: Inzwischen finden 28 Prozent aller Meetings hybrid statt. 

Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb nicht nur in der Zahl hybrider Meetings, sondern in der Zeit, die Unternehmen insgesamt in Meetings investieren: Beschäftigte in Deutschland verbringen bereits 7,1 Stunden pro Woche in Meetings. Mehr als die Hälfte davon empfinden sie als unnötig. Technische Probleme verschärfen damit ein Problem, das ohnehin beträchtliche Ressourcen bindet.

Die Folgen schlechter Meetings

Bei so viel Zeit in Besprechungen lohnt sich die Frage, was am Ende tatsächlich dabei herauskommt. Ein Meeting erfüllt seinen Zweck erst, wenn die Beteiligten dem Gespräch folgen und sich einbringen können. Sieben von zehn Teilnehmenden geben jedoch an, in Meetings nicht richtig gesehen oder gehört zu werden. Besonders schwierig ist die Situation für diejenigen, die remote dazukommen: In vollständig digitalen Meetings fühlen sich 38 Prozent übergangen, in hybriden Formaten sind es sogar 55 Prozent.

Dabei haben nicht alle Teilnehmenden die gleichen Voraussetzungen, um sich einzubringen. Besonders Menschen, die hierarchisch weiter unten stehen, neu im Team sind oder sich generell zurückhaltender äußern, kommen leichter zu kurz. Wenn einzelne Stimmen das Gespräch dominieren oder es keinen klaren Raum für Beiträge gibt, bleiben ihre Perspektiven eher unberücksichtigt. 

Auf Dauer wirkt sich das auch auf die Meetingkultur aus. Wer sich regelmäßig übergangen fühlt, geht viermal häufiger mit Unbehagen in den nächsten Termin als Personen, die sich aktiv beteiligen können. Engagement beginnt schließlich nicht erst mit der ersten Wortmeldung. Menschen müssen dem Gespräch folgen können und das Gefühl haben, tatsächlich Teil davon zu sein.

Wie die richtige Meetingtechnik echte Teilhabe möglich macht

Damit aus hybriden Meetings kein Nebeneinander von Menschen im Raum und Personen am Bildschirm wird, muss die Ausstattung mehr leisten als Ton und Bild bereitzustellen. Sie sollte die Gesprächssituation so abbilden, dass alle dem Austausch folgen und sich selbstverständlich beteiligen können – egal, von wo sie teilnehmen.

Gerade in hybriden Meetings steht die Moderation vor der Aufgabe, zwei Gesprächsräume zusammenzuführen: die Menschen vor Ort und diejenigen, die remote teilnehmen. Technik kann helfen, diese Distanz zu überbrücken. Kameras, die Sprechenden automatisch folgen, passende Bildausschnitte wählen und einzelne Personen im Raum sichtbar machen, erleichtern es Remote-Teilnehmenden, dem Gespräch und seiner Dynamik zu folgen.

Idealerweise funktioniert die Technik dabei möglichst unauffällig im Hintergrund. So kann sich die Moderation auf das konzentrieren, was sie auszeichnet: aufmerksam und empathisch auf die Gesprächsdynamik reagieren, unterschiedliche Stimmen einbeziehen und dafür sorgen, dass sich alle Beteiligten gleichermaßen angesprochen fühlen. Denn auch die beste Technik ersetzt keine gute Moderation – sie kann aber dafür sorgen, dass die Distanz zwischen Raum und Bildschirm weniger spürbar wird und sich alle als Teil desselben Gesprächs fühlen.

Nicht jeder Raum ist ein Boardroom

Damit das auch wirklich gelingt, muss die Ausstattung zum jeweiligen Raum und seiner Nutzung passen. Mehr Technik ist dabei nicht automatisch besser. Ein spontanes Projektgespräch zu viert funktioniert anders als ein hybrides Teammeeting an einem langen Konferenztisch. 

• Huddle Rooms und kleine Meetingräume: 55 Prozent aller hybriden Meetings finden in Räumen mit höchstens sechs Personen statt. Hier zählt vor allem ein unkomplizierter Einstieg. BYOD-Lösungen (Bring Your Own Device) ermöglichen es Mitarbeitenden, den eigenen Laptop direkt mit der Raumtechnik zu verbinden und ohne aufwendige Einrichtung zu beginnen.

• Mittelgroße Meetingräume: Mit zunehmender Raumgröße wachsen auch die Distanzen zwischen den Beteiligten. Kamera und Mikrofon müssen Personen am anderen Ende des Tisches ebenso zuverlässig erfassen wie diejenigen in unmittelbarer Nähe. Je nach Layout und Sitzordnung können zusätzliche Mikrofone und Kameras sinnvoll sein.

• Große Konferenzräume und Boardrooms: Hier kommt es stärker auf Anpassungsfähigkeit an. Bestuhlungen verändern sich, die Zahl der Teilnehmenden variiert und ein Raum wird häufig für unterschiedliche Formate genutzt. Starre Installationen und vermeintliche Universallösungen können dabei schnell an Grenzen stoßen. Erweiterbare und modulare Systeme lassen sich leichter an veränderte räumliche und akustische Bedingungen anpassen.

Fazit: Erst das Meeting, dann die Technik

Die Planung eines modernen Meetingraums sollte nicht mit der Frage beginnen, welche Kamera an welche Wand kommt. Zunächst sollte klar sein, was in diesem Raum tatsächlich passiert: Welche Meetings finden statt? Wie viele Menschen nehmen typischerweise teil? Wie werden Kolleginnen und Kollegen eingebunden, die nicht vor Ort sind? Daraus lässt sich ableiten, welche Ausstattung sinnvoll ist.

Anschließend darf die Technik ruhig unspektakulär werden. Raum betreten, Meeting starten, miteinander sprechen – mehr sollte von den Teilnehmenden im Idealfall nicht verlangt werden. 

Gute Ausstattung macht allerdings aus einer schlechten Besprechung noch keine gute. Sie räumt aber Hindernisse aus dem Weg, die produktive Zusammenarbeit unnötig erschweren.

Der moderne Meetingraum zeichnet sich deshalb weniger dadurch aus, wie viel Technologie darin steckt, als vielmehr dadurch, ob Raum, Ausstattung und Nutzung zusammenpassen – und ob die Menschen während des Meetings über ihre Arbeit sprechen können, statt über die Technik.