Wenn Planungssicherheit zum Wettbewerbsvorteil wird

Volatile Märkte, Lieferkettenstörungen, Fachkräftemangel und steigende Krankenstände erhöhen den Druck auf Unternehmen, ihre Ressourcen effizient einzusetzen.

Während Materialflüsse, Produktionskapazitäten und Auftragslagen zunehmend datenbasiert gesteuert werden, berücksichtigt die Personalplanung in der Regel die aktuell bekannten Verfügbarkeiten und Abwesenheiten. Eine belastbare Prognose zukünftiger Personalverfügbarkeit steht jedoch häufig nicht zur Verfügung. Dabei entscheidet gerade die Verfügbarkeit der richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit darüber, ob Prozesse stabil laufen, Kosten eingehalten und Kundenanforderungen erfüllt werden können. Moderne HR-Analytics-Ansätze schaffen hier neue Transparenz und ermöglichen eine vorausschauende Planung des Personaleinsatzes.

Die fehlende Dimension der Planung

In den vergangenen Jahren haben Unternehmen erhebliche Investitionen in die Digitalisierung ihrer Wertschöpfungsprozesse getätigt. Lieferketten werden überwacht, Kapazitäten geplant und betriebliche Kennzahlen nahezu in Echtzeit analysiert. Dennoch fehlt in vielen Organisationen eine wesentliche Planungsdimension: die zukünftige Personalverfügbarkeit.

Für viele Unternehmen ist bekannt, welche Aufträge vorliegen, welche Kapazitäten benötigt werden und welche Ressourcen eingeplant werden müssen. Deutlich schwieriger ist jedoch die Frage, wie viele Mitarbeitende in den kommenden Tagen und Wochen tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Krankenstände, saisonale Effekte oder kurzfristige Abwesenheiten werden häufig erst dann sichtbar, wenn operative Maßnahmen bereits erforderlich sind.

Die Relevanz dieses Themas ist unbestritten. Auch die vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Kennzahlen zu Krankenständen und Arbeitsausfällen verdeutlichen die wirtschaftliche Relevanz von Personalverfügbarkeit für die betriebliche Leistungsfähigkeit.

Von der Schätzung zur Prognose

In vielen Unternehmen beruht die Personaleinsatzplanung noch immer auf Erfahrungswissen, kurzfristigen Rückmeldungen und historischen Durchschnittswerten. Dieses Vorgehen funktioniert in stabilen Rahmenbedingungen durchaus gut. Je volatiler das Umfeld wird, desto stärker zeigen sich jedoch die Grenzen dieser Methodik.

Das eigentliche Problem liegt nicht in der Auswertung vergangener Daten, sondern im fehlenden Blick nach vorne. Planungsverantwortliche wissen zwar, wie hoch die Abwesenheitsquote gestern oder im vergangenen Monat war. Sie besitzen jedoch häufig keine belastbare Grundlage für die Frage, wie sich die Personalverfügbarkeit in den kommenden Tagen oder Wochen entwickeln wird. Genau diese Informationslücke führt dazu, dass Entscheidungen oftmals reaktiv statt vorausschauend getroffen werden.

Moderne HR-Analytics-Lösungen ermöglichen einen grundlegend neuen Ansatz. Statt sich ausschließlich auf historische Durchschnittswerte zu verlassen, werden Muster und Zusammenhänge analysiert, die Rückschlüsse auf zukünftige Entwicklungen zulassen. Hierfür werden historische HR-Daten mit weiteren internen und externen Einflussfaktoren kombiniert und mithilfe von Machine-Learning-Verfahren ausgewertet.

Das Ergebnis sind Prognosen zur zukünftigen Personalverfügbarkeit auf aggregierter Ebene – beispielsweise für Bereiche, Standorte oder Organisationseinheiten. Der Fokus liegt ausdrücklich nicht auf einzelnen Personen, sondern auf der Vorhersage von Entwicklungen innerhalb größerer Gruppen. Dadurch lassen sich Datenschutzanforderungen und betriebliche Mitbestimmung von Beginn an berücksichtigen.

Von der Erkenntnis zur operativen Entscheidung

Der Geschäftswert entsteht nicht durch die Prognose selbst, sondern durch ihre konsequente Nutzung in den operativen Planungsprozessen. Eine Vorhersage zukünftiger Abwesenheiten entfaltet erst dann einen Nutzen, wenn sie dort zur Verfügung steht, wo Personal geplant und Ressourcen disponiert werden.

Entscheidend für den wirtschaftlichen Nutzen ist die Integration der Prognoseergebnisse in die operative Mitarbeitereinsatzplanung. Erst dadurch werden aus analytischen Erkenntnissen konkrete Planungs- und Steuerungsimpulse.

Planungsverantwortliche sehen nicht nur die aktuell verfügbaren Kapazitäten, sondern erhalten zusätzlich eine Einschätzung darüber, wie sich die Personalverfügbarkeit in den kommenden Tagen und Wochen entwickeln könnte. Auf dieser Grundlage können Schichtmodelle angepasst, Vertretungsregelungen vorbereitet oder personelle Risiken frühzeitig adressiert werden.

Die Personaleinsatzplanung entwickelt sich damit von einer überwiegend rückblickenden Betrachtung historischer Kennzahlen zu einem vorausschauenden Steuerungsinstrument. Entscheidungen basieren nicht mehr ausschließlich auf aktuellen Bestandsinformationen, sondern berücksichtigen zusätzlich die erwartete Entwicklung der verfügbaren Personalkapazitäten. Genau hier entsteht der eigentliche Mehrwert für das Management: zusätzliche Planungssicherheit in einer zunehmend volatilen Unternehmensrealität.

Die Datenplattform als Enabler

Voraussetzung für einen solchen Ansatz ist eine gemeinsame Datenbasis. Historische HR-Daten, betriebliche Kennzahlen und weitere Einflussgrößen müssen zusammengeführt werden, damit Muster erkannt und belastbare Prognosen erstellt werden können.

Moderne Datenplattformen wie die SAP Business Data Cloud schaffen hierfür die technische Grundlage. Sie ermöglichen die Integration unterschiedlicher Datenquellen und unterstützen die Nutzung moderner Analyse- und Machine-Learning-Verfahren. Dadurch wird es möglich, aus einer Vielzahl von Einzelinformationen konkrete Handlungsempfehlungen für die operative Personalplanung abzuleiten.

Fazit

Viele Unternehmen verfügen heute über eine hohe Transparenz hinsichtlich ihrer Auftragslage, ihrer Kapazitäten und ihrer betrieblichen Prozesse. Die zukünftige Personalverfügbarkeit bleibt jedoch häufig eine der bedeutendsten Unsicherheitsgrößen innerhalb der Planung. Genau hier setzt HR-Analytics an.

Durch datengetriebene Anwesenheitsprognosen wird ein bislang nur eingeschränkt planbarer Faktor erstmals prognostizierbar. In Verbindung mit einer Integration in die Mitarbeitereinsatzplanung entsteht daraus ein neuer Ansatz für die operative Steuerung: weg von reaktiven Entscheidungen, hin zu einer vorausschauenden Planung. Der eigentliche Wettbewerbsvorteil liegt dabei nicht in der Vorhersage selbst, sondern in der Fähigkeit, zukünftige Personalverfügbarkeit systematisch in unternehmerische Entscheidungen einzubeziehen und dadurch die Planungsfähigkeit des gesamten Unternehmens zu erhöhen.