Rechenzentrum, Netzwerkerneuerung, Dokumentenmanagementsystem: Solche Vorhaben laufen in vielen Organisationen durch zwei getrennte Abteilungen. Die IT definiert, was technisch gebraucht wird.
Wenn Planung und Einkauf getrennte Wege gehen
Warum IT-Projekte an der Schnittstelle zur Beschaffung scheitern
Einkauf oder Vergabestelle kümmern sich um Verfahren, Fristen und Verträge. Die Lücke dazwischen macht sich oft erst Monate später bemerkbar. Angebote sind nicht vergleichbar, ein Bieter rügt das Verfahren, oder die gelieferte Lösung passt nicht zur bestehenden Infrastruktur.
Die Leistungsbeschreibung entscheidet über den Projekterfolg
Kein Dokument prägt eine IT-Beschaffung so stark wie die Leistungsbeschreibung. Sie legt fest, was angeboten werden darf und woran die spätere Lieferung gemessen wird. Für öffentliche Auftraggeber verlangen § 121 GWB und § 31 VgV eine eindeutige und erschöpfende Beschreibung.
Zentral ist die Produktneutralität. Nach § 31 Abs. 6 VgV sind Verweise auf bestimmte Hersteller oder Marken nur ausnahmsweise zulässig. Leistungsverzeichnisse sind trotzdem meist auf Herstellerdatenblätter geschrieben, mit Vorgaben, die in Wirklichkeit nur ein Produkt erfüllen kann.
Hier greift der unabhängige IT-Planer ein. Er übersetzt fachliche Anforderungen in prüfbare Kriterien: Durchsatz statt Modell, Verfügbarkeitsziele statt Typenbezeichnung, offene Schnittstellen statt herstellerspezifischer Protokolle. Dazu muss eine Ist-Analyse der vorhandenen Infrastruktur gehören, Vorgaben zur Informationssicherheit z. B. nach dem IT-Grundschutz des BSI und genau umgrenzte Leistungen zur Migration und Schulung.
Markterkundung und Bildung von Losen: Weichen, die früh gestellt werden
Eine Markterkundung nach § 28 VgV ist zulässig, solange sie der Vorbereitung dient. Sie liefert brauchbare Preisansätze und zeigt, ob die geforderten Funktionen marktüblich sind. Ohne sie beruht die Kostenschätzung auf Annahmen, was sich unmittelbar auf die Frage, ob der EU-Schwellenwert überschritten ist, auswirkt. Gleichzeitig entscheidet sich hier die Vergabeart: Müssen etwa Anforderungen erst im Dialog mit Anbietern konkretisiert werden, kann ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb der bessere Weg sein als ein offenes Verfahren. Die Losbildung ist ebenso entscheidend. § 97 Abs. 4 GWB fordert grundsätzlich eine Aufspaltung in Teil- und Fachlose, etwa in Hardware, Software und Betrieb. Mehr Lose führen zu mehr Wettbewerb, aber auch zu mehr Schnittstellen. Legt die Planung nicht fest, wer für deren Zusammenspiel zuständig ist, landet diese Integrationsverantwortung unbemerkt beim Auftraggeber.
Zuschlagskriterien, die zur Technik passen
Gemäß § 127 GWB erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag, nicht unbedingt das günstigste. Kriterien und Gewichtung müssen vorab in den Vergabeunterlagen stehen. Für IT-Leistungen leistet die UfAB, die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen, gute Dienste und bietet erprobte Verfahren wie die erweiterte Richtwertmethode. Tragfähig werden diese Methoden nur sein, wenn die Kriterien aus der technischen Planung gewonnen werden:
- Gesamtbetriebskosten über die Nutzungsdauer statt Anschaffungspreis
- Reaktions- und Wiederherstellungszeiten im Service
- Energieverbrauch, belegt mit anerkannten Umweltzeichen
- Qualität des Migrationskonzepts
Unscharfe Kriterien bergen die Gefahr eines Nachprüfungsverfahrens und damit monatelangen Aufschubes.
Mit dem Zuschlag ist die Planung noch nicht zu Ende
Nach Vertragsschluss beginnt die gefährlichste Phase. Die EVB-IT regeln für den öffentlichen Gläubiger unter anderem Abnahme, Mängelhaftung und Mitwirkungspflichten. Ihr Nutzen hängt aber an sauber ausgefüllten technischen Anlagen.
Eine fachlich technische Projektüberwachung prüft, ob die Lieferungen dem Leistungsverzeichnis genügen, sie bewertet Nachträge und bereitet die Abnahme vor. Wird eine Abweichung erst bei der Abnahme bemerkt, wird die Nachbesserung gewöhnlich teurer sein als eine frühere. Stammt die Planung aus einer Hand, lassen sich Streitfragen rasch klären.
