Wie man die Zeit nutzt, die es kostet, Chef zu sein

Wer in eine Führungsposition befördert wird, freut sich meist zunächst: Die neue Position bedeutet in der Regel mehr Gehalt, mehr Ansehen und nicht zuletzt auch Wertschätzung für harte Arbeit. Doch oft wird man von der Realität schnell eingeholt. 

Die jetzt untergebenen Mitarbeiter kommen mit allerlei Bedürfnissen, Fragen und Problemen, während man selbst sich noch in der neuen Rolle orientiert. Nicht wenige sind hier überfordert und werden missmutig oder gar ausfallend den Mitarbeitern gegenüber. In manchen Betrieben entwickelt sich so eine höchst unproduktive Arbeitsatmosphäre. Die Führungskräfte sehen den Fehler selten bei sich: Sie erledigen ihre Aufgaben allen Kunden gegenüber ja stets pünktlich und haben nicht die Zeit, sich um die Wehwehchen der Mitarbeiter zu kümmern. Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten Führungskraft: Alle haben dieselbe Zeit zur Verfügung, aber manche kommen mit weniger Zeit einfach besser aus. Dieser Softskill nennt sich Zeitmanagement und viele haben Schwierigkeiten damit. Die gute Nachricht: Man kann es lernen! Nichts hält davon ab, bei einem kompetenten Anbieter ein Coaching zu buchen, um die eigene Zeit künftig besser nutzen zu können. Außerdem geben wir hier vier Tipps, wie Sie sofort mehr aus Ihrer Zeit herausholen.

1. Legen Sie sich ein System zu

Es gibt verschiedene Systeme, um Aufgaben zu kategorisieren. Ein Beispiel ist die Eisenhower-Matrix. Laut dieser gibt es vier verschiedene Arten von Aufgaben und genau vier Arten, wie sie zu behandeln sind: „Do first“ sind wichtige Aufgaben, die man persönlich erledigen muss. Diese sollte man sofort erledigen. „Schedule“ sind Aufgaben, die man zwar persönlich erledigen, aber vertagen kann. Für diese sollte man sich sofort entsprechende Zeit einplanen. „Delegate“ bezeichnet dringende Aufgaben, die man aber eigentlich nicht persönlich erledigen muss. Hier tun sich besonders neue Führungskräfte schwer, ihre einstigen Aufgaben in neue Hände zu geben. Dadurch bürden sie sich selbst zu viel auf und geraten unter Zeitdruck. Als Führungskraft muss man die Kompetenz entwickeln, Aufgaben einzuschätzen. Diese „Kategorie 3“ To-Dos sollte man, wie der Name schon suggeriert, also an andere delegieren und erledigen lassen. „Don’t do“ bezeichnet Aufgaben, die weder dringlich sind noch persönlichen Einsatzes bedürfen. Diese streicht man konsequent von der eigenen To-Do-Liste. So wird mehr Zeit für wichtigere Aufgaben frei.

2. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeiter

Als Führungskraft sollte genau das Ihre Hauptaufgabe sein: Das Führen. Nicht mehr der Kunde stellt Ihre größte Sorge dar, sondern Ihre Mitarbeiter, deren Bedürfnisse und Arbeitsmoral. Natürlich muss auch eine Führungskraft im operativen Geschäft tätig sein, ihre Erfahrung ist von unschätzbarem Wert. Aber das Hauptaugenmerk liegt auf der Entwicklung der eigenen Mitarbeiter. Wer eine gute Führungskraft sein will, muss Potenziale, Chancen und Probleme der Mitarbeiter kennen und erahnen, muss sie fördern, ermöglichen oder ihnen vorbeugen. Ein Kollege, der sich mit Zahlen schwertut, ist möglicherweise ein toller Redner und könnte sich dahingehend weiterbilden, um der Firma einen Mehrwert zu bieten. Die besten Freundinnen, die seit 3 Jahren nebeneinander sitzen, vertragen sich seit der Weihnachtsfeier vielleicht nicht mehr ganz so gut und eine neue Raumordnung könnte die Produktivität steigern. Das sind typische Situationen, die an schlechten oder durchschnittlichen Führungskräften unbemerkt vorbeiziehen. Aber auch eine gute Führungskraft muss sich Zeit nehmen und sich Zeit geben, um Konstellationen zu durchschauen. Regelmäßiges offenes Feedback von Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kollegen ist notwendig, wenn man sich entwickeln möchte. Das gilt für jeden Angestellten, jeden Geschäftsführer und alle dazwischen.

3. Verlieren Sie sich nicht im Micromanagement

Steve Jobs war genau dafür bekannt: Wahnsinnige Detailversessenheit. Genauso bekannt ist, wie sehr er einige Angestellte damit nervte oder sie gar aus seiner Firma ekelte. Eine Führungskraft kann es sich nicht leisten, sich in Details zu verlieren. Ihre Aufgabe ist es, das Große Ganze im Blick zu behalten und den Kurs vorzugeben, wie sich das Unternehmen oder die Abteilung entwickeln soll. Die konkrete Umsetzung und das Abstimmen von organisatorischen Details muss man delegieren, wenn man nicht in Zeitnot geraten will.

4. Lernen Sie sich kennen

Egal was Ihnen die eigenen Chefs oder andere Ratgeber erzählen: Kein Mensch der Welt kann einen ganzen Arbeitstag lang auf ein und demselben Level durcharbeiten. Alle haben natürliche Hoch- und Tiefphasen der Konzentration und der Produktivität. Sie müssen sich selbst kennen lernen, Ihren Biorhythmus und Körper verstehen. Wenn Sie besonders am Morgen effizient sind, ist das die richtige Zeit, kniffligere Aufgaben wahrzunehmen. Sind Sie eher eine Nachteule, schaffen Sie sich Räume, wo Sie außerhalb des Büros produktiv sein können. Lernen Sie, wie viele Stunden Schlaf Sie persönlich brauchen, um fit zu sein und wann Sie wirklich nicht zu gebrauchen sind. Sobald Sie wissen, wie Sie selbst ticken, werden Sie um ein vielfaches produktiver sein – und wesentlich seltener in Zeitnot geraten.