Mittelstand: Der KI-Ertrag liegt im Backoffice

Mittelständische Unternehmen setzen künstliche Intelligenz nach Beobachtung des KI-Beraters David C. Snaphaan vor allem dort ein, wo sie sichtbar ist, etwa in Vertrieb, Marketing und Kundenkommunikation. Den größten wirtschaftlichen Ertrag sieht er dagegen häufig an unauffälligerer Stelle, etwa bei der Auftragserfassung, der Rechnungsprüfung und den Vorarbeiten für den Monatsabschluss. Snaphaan hat in den vergangenen Monaten zahlreiche Unternehmen bundesweit beim Einsatz von KI begleitet und erklärt dazu:

„In 9 von 10 Betrieben lag das rentabelste Vorhaben in Auftragsbearbeitung oder Rechnungseingang.“

David C. Snaphaan, KI-Berater

MIT-Studie: Budgets fließen in Vertrieb, Ertrag im Backoffice

Diese Beobachtung deckt sich laut Snaphaan mit dem Report „The GenAI Divide – State of AI in Business 2025“ des MIT-Projekts NANDA aus dem Juli 2025. Die vorläufigen Ergebnisse beruhen auf Interviews mit Vertretern von 52 Organisationen, einer Befragung von 153 Führungskräften sowie der Auswertung von mehr als 300 öffentlich dokumentierten KI-Vorhaben in den USA. Demnach lenken Unternehmen den größten Teil ihrer Budgets für generative KI in Vertrieb und Marketing, obwohl die Automatisierung im Backoffice häufig den höheren Ertrag bringt. Die Autoren des Reports führen dies auf die Messbarkeit zurück: Mehr Kundenkontakte oder schnellere Antwortzeiten lassen sich im Vorstand leicht berichten, weniger Nacharbeit im Einkauf oder ein schnellerer Monatsabschluss dagegen kaum.

Mittelstand: Datenprobleme als größte Hürde

Snaphaan weist darauf hin, dass das Backoffice zugleich der Bereich mit den größten Datenproblemen ist. Stammdaten seien oft unvollständig, Artikelnummern uneinheitlich und Abläufe über Jahre gewachsen. Er sehe regelmäßig Vorhaben, die technisch möglich seien, aber an der Datenlage scheitern würden. Wer im Innendienst mit KI beginne, müsse deshalb zunächst prüfen, ob die vorhandenen Daten tragfähig sind, da sich das Problem sonst nur verlagere.

Nicht jedes Vorhaben rechnet sich

Nach Snaphaans Erfahrung übersteigt der Aufwand für Einführung, Kontrolle und Pflege bei geringen Stückzahlen, vielen Sonderfällen oder ohnehin bald umzustellenden Abläufen häufig die tatsächliche Entlastung. Eine KI-gestützte Vorerfassung für zwanzig Bestellungen am Tag bezeichnet er als Spielerei, bei mehreren hundert gleich aufgebauten Vorgängen pro Tag falle die Rechnung dagegen anders aus. Diese Abwägung müsse für jeden Betrieb neu vorgenommen werden.

Vorgehen mit allen Fachbereichen gemeinsam

Snaphaan arbeitet nach eigener Darstellung mehrere Tage im jeweiligen Unternehmen, mit allen Fachbereichen gleichzeitig und entlang der eigenen Prozesse, vom Auftragseingang über das ERP-System bis zur Auslieferung sowie von der Eingangsrechnung bis zum Monatsabschluss. Dabei prüft er an jeder Stelle, ob die jeweilige Aufgabe für KI geeignet ist, ob die Datenlage dafür ausreicht und ob die Entlastung den Aufwand für Einführung, Kontrolle und Pflege rechtfertigt. Die Geschäftsführung arbeitet dabei als eigene Arbeitsgruppe mit dem Controlling zusammen, auch Auszubildende werden einbezogen, da sie wiederkehrende Aufgaben häufig genauer kennen als ihre Vorgesetzten.

Kennzahlen vor dem Start festhalten

Nach Snaphaans Einschätzung lässt sich ein Teil des Messproblems von den Unternehmen selbst lösen. Wer im Innendienst beginne, solle vor dem Start festhalten, wie lange ein Auftrag von der E-Mail bis zur Auftragsbestätigung benötigt, wie viele Rechnungen nachbearbeitet werden müssen und wie viele Tage der Monatsabschluss in Anspruch nimmt. So lasse sich nach 90 Tagen zeigen, was sich verändert habe, und der Geschäftsführung stehe eine berichtbare Kennzahl zur Verfügung.

Zwei bis drei Vorhaben statt zwanzig

Am Ende eines solchen Vorgehens stehen laut Snaphaan üblicherweise zwei bis drei Vorhaben mit einem Fahrplan für 90 Tage sowie eine Liste dessen, was bewusst nicht umgesetzt wird. Ein mittelgroßer Betrieb könne zwei oder drei Vorhaben ernsthaft umsetzen, nicht zwanzig; alles andere sei Aktionismus, der Geld koste.

Bestätigung durch weitere Untersuchungen

Snaphaan sieht dieses Muster auch durch weitere Untersuchungen zum deutschen Mittelstand bestätigt. Analysen des Mittelstand-Digital Zentrums zeigten regelmäßig, dass die größte Hürde für kleine und mittlere Unternehmen nicht der Mangel an Technologie sei, sondern organisatorische Überforderung und eine fehlende klare Priorisierung. Auch das IfM Bonn verweise in seinen Untersuchungen zur Digitalisierung darauf, dass der Projekterfolg maßgeblich von der internen Akzeptanz und der Prozessreife abhänge, nicht von der Komplexität der eingesetzten Software.

(red/David C. Snaphaan)