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Die Instandhaltung von Anlagen und Maschinen sorgt dafür, dass unsere Industriegesellschaft funktioniert. Seit der Jahrtausendwende unterstützt die Informationstechnologie moderne Instandhaltungsprozesse. Das war der Startschuss für die mobile Instandhaltung. 

Statt mit Papier arbeiten viele Techniker heute unterwegs mit Smartphone, Tablet oder Laptop. Der Nutzen für Unternehmen und Kunden: Maschinen fallen seltener aus, werden schneller repariert und kosten weniger Geld.

Zunehmende Digitalisierung der Instandhaltung

In den letzten Jahren hat die Anzahl der Unternehmen, die ihre Instandhaltung optimieren und Instandhaltungsprozesse digitalisieren, deutlich zugenommen. Die Gründe dafür: zunehmender Wettbewerb und Kostendruck, leichtere und kleinere Hardware, die auch für den robusten Einsatz geeignet ist, sowie anwenderfreundlichere Instandhaltungssoftware und -Apps. Zudem steigt die Komplexität von Anlagen und Maschinen und damit auch ihrer Instandhaltung ständig. Ohne spezialisierte Techniker und eine entsprechende Unterstützung von Informationen zu Geräten und Anlagen vor Ort ist dies heute kaum mehr zu schaffen. Tatsächlich liegt der Digitalisierungsgrad im Service von deutschen Maschinenbauern nach einer aktuellen Umfrage von IMPULS Management Consulting erst bei 35 Prozent. Es besteht hier also Nachholbedarf besonders bei den Serviceprozessen.

Anwendungen mobiler Software für die Instandhaltung

Die mobile Instandhaltung ist inzwischen weit mehr als eine digitale Abbildung der papierbasierten Auftragsabwicklung und bietet neben Arbeitserleichterungen viele neue Anwendungsmöglichkeiten.

So ermöglicht eine mobile Lösung dem Techniker Zugang zu allen Informationen über die Anlage oder Maschine wie Anlagenhistorie, Dokumente und Meldungen, die in Backendsystemen wie SAP ERP oder CRM gespeichert sind. Damit ist er optimal vorbereitet für seinen Auftrag vor Ort. Mit seinem Tablet oder Smartphone kann er auch Fotos und Barcodes von der Anlage erfassen sowie Daten und Anlagenzustände dokumentieren. Diese Nachweise fließen dann über die Software ins Backendsystem und werden dort archiviert.

Nachdem der Techniker einen Auftrag erledigt hat, erstellt er in der mobilen Lösung die Rückmeldung, in der er die Zeit und das verbrauchte Material erfasst. Auch Formulare und Fotos kann er als weitere Elemente hinzufügen. Den Servicebericht füllt er ebenso auf seinem mobilen Gerät aus und lässt ihn vom Kunden unterschreiben. Anschließend erhält der Kunde den Bericht per Mail als PDF. Dem Innendienst dient er zur Fakturierung.

Auch Formulare und Checklisten wie Wartungschecklisten, Zustandsbewertungen oder Funktionsprüfungen von Anlagen lassen sich über eine mobile Lösung abbilden, ausfüllen und an das Backend-System übertragen. Dies spart im Vergleich zu Papierformularen Zeit und verbessert die Datenqualität.

Die Materiallogistik ist ein sehr wichtiger Bereich in der Instandhaltung. Über eine mobile Lösung kann der Techniker den Verbrauch seines Fahrzeuglagers dokumentieren, Bestellungen anlegen und Retouren abwickeln. Für den Service und Support im Bereich Baugruppenfertigung spielt die Ersatzteilverfügbarkeit und lange Garantiezeiten eine enorm wichtige Rolle. Hier kann eine mobile Instandhaltungslösung helfen, Prozesse zu optimieren.

Mobile Instandhaltung im Maschinen- und Anlagenbau

Mobile Lösungen unterstützen Techniker bei der Instandhaltung der eigenen Anlagen und Maschinen (Werksinstandhaltung) sowie beim After Sales Service von Anlagen und Maschinen von Kunden.

Arbeitsunterbrechungen durch Stillstände der eigenen Produktionsanlagen verursachen immense Kosten. Eine schnelle Wartung und Instandsetzung von Anlagen ist deshalb essenziell. Hier unterstützt eine mobile Lösung den Techniker bei der Identifikation von Anlagen und bei der Dokumentation des Anlagenzustands über digitale Formulare oder Fotos von Schäden. Die Erfassung und der Abgleich von aktuellen Zustandsdaten der Anlagen mit den Soll-Daten im Backend ermöglicht eine zustandsorientierte Instandhaltung (Predictive Maintenance).

Servicetechniker, die im technischen Außendienst Maschinen und Anlagen warten, müssen sich mit immer mehr und komplexeren Produkten auskennen. Ohne eine mobile Software, die auch das Ersatzteil- und Wissensmanagement integriert, ist dies heute fast nicht mehr möglich. Zudem ist die beratende Funktion des Technikers vor Ort beim Kunden immer mehr gefragt. Durch die Unterstützung einer mobilen Lösung hat er dafür mehr Zeit vor Ort und kann zudem Kostenvoranschläge erstellen oder Vertriebsleads (Cross- und Upselling) generieren.

Nutzen mobiler Instandhaltung für Unternehmen

An diesen Beispielen sieht man, dass die Instandhaltung mit mobiler Software Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau zahlreiche Vorteile bietet. Der mobile Zugriff auf die Kundenhistorie, Objektdaten und die Materiallogistik verringert die Anzahl der Rückfragen per Telefon sowie Zweitanfahrten. Dies steigert die Produktivität der Auftragsabwicklung.

Eine effizientere Behebung von Störungen, höhere Termintreue und Auskunftssicherheit steigern die Servicequalität und erhöhen damit auch die Kundenzufriedenheit. Die Validierung von Texten bei der Dateneingabe vor Ort sowie die Vermeidung von Medienbrüchen durch die direkte Übertragung in Backend-Systeme verbessert die Qualität von Serviceberichten, Rückmeldungen und Formularen.

Die nahtlose Integration der digitalen Auftragsabwicklung in die Einsatzplanung und Backend-Systeme im Unternehmen trägt zu einer abteilungsübergreifenden Optimierung des gesamten Serviceprozesses bei. Durch eine mobile Lösung zur Auftragsabwicklung werden die erfassten Daten direkt in das ERP-System übertragen. Dadurch entfällt eine manuelle, aufwändige und fehleranfällige Übertragung von Daten durch den Innendienst. Dies reduziert Fakturazyklen von mehreren Wochen auf wenige Tage von der Auftragserteilung bis zur Rechnungsstellung. Aus alle diesen Vorteilen ergeben sich für Unternehmen Einsparpotenziale von bis zu 20 Prozent. Zusammen mit einer digitalen Einsatzplanung können Unternehmen ihre Kosten für die Instandhaltung sogar noch weiter optimieren.

Hannes HecknerHannes Heckner, Gründer und Vorstandsvorsitzender der mobileX AG,

www.mobilexag.de


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