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Die S/4HANA-Migration, die bis 2025 erfolgen muss, stellt viele SAP-Anwender vor immense Herausforderungen. Ohne eine enge Verzahnung von IT und Fachabteilungen ist ein problemloser Umstieg nur schwer möglich, meint Signavio. Fünf Best-Practice-Schritte helfen bei der erfolgreichen Migration.
Die Herausforderungen bei der Verlagerung vorhandener SAP-Landschaften auf S/4HANA sind vielfältig: von der Transition der SAP-Systeme in die Cloud über die Migration von Betriebssystemen und Datenbanken bis hin zur eigentlichen S/4HANA-Konvertierung. Besonders problematisch sind vor allem unternehmensspezifische Prozesse und Codes, und auch bestehende Kundenschnittstellen müssen beim Migrationsprojekt berücksichtigt werden.
Angesichts der komplexen Anforderungen bei S/4HANA-Migrationen ist nach Erfahrungswerten des Business-Transformation-Spezialisten Signavio vor allem die Prozessperspektive für eine erfolgreiche Projektdurchführung von entscheidender Bedeutung. Das heißt, der Umstieg darf keinesfalls nur aus dem technischen Blickwinkel betrachtet werden. Es geht dabei vor allem auch um Prozesse und fachliche Themen. Deshalb müssen Fachabteilungen in die Migration involviert werden.
„Das ‚Abholen’ der Fachanwender ist ein absolutes Muss“, erklärt Gerrit de Veer, SVP MEE bei Signavio. „Ein kollaboratives Vorgehen ist für den erfolgreichen SAP-Umstieg unerlässlich. Vielfach wird dabei in Unternehmen auch ein Kulturwandel erforderlich sein, und zwar mit einer stärkeren Vernetzung von IT und Fachbereichen.“
Erster Schritt bei einer S/4HANA-Migration sollte nach Meinung von Signavio immer die Untersuchung der Prozesslandschaft sein – mit einer Bestimmung der Prozessschritte, die migriert werden sollen. Signavio empfiehlt dabei auch eine detaillierte Analyse und anschließende Optimierung der Prozesse, bevor sie transformiert werden. Diese Maßnahmen sind allein schon deshalb erforderlich, da bestehende Prozesse nicht immer 1:1 auf SAP S/4HANA abbildbar sind, das heißt, sie müssen ohnehin angepasst beziehungsweise neu aufgesetzt werden.
Anschließend sollte mit einem Pilotprojekt gestartet werden. Auf Basis der Ergebnisse kann ein Unternehmen dann mit dem eigentlichen Rollout beginnen.
Basierend auf den Erfahrungen bei Migrationsprojekten in Kooperation mit SAP-Consulting-Unternehmen nennt Signavio fünf Best-Practice-Schritte für die Optimierung der SAP-Integration:
1. Identifizierung und Analyse der Prozesse
In der Vergangenheit haben viele Anwender SAP-Produkte nach dem „Modul für Modul“-Ansatz implementiert und für jedes Modul mehrere Business-Blueprint-Dokumente erstellt. Seit dem Release von SAP S/4HANA stehen die Prozesse wieder im Mittelpunkt. Unternehmen sollten deshalb in ihrer vorhandenen SAP-Landschaft die aktuellen Geschäftsprozesse identifizieren und die Daten in den Prozessen analysieren.
2. Dokumentation der Prozesse
Anschließend sollten die Prozesse dokumentiert werden. Dabei ist es wichtig, eine Vielzahl von Stakeholdern einzubeziehen: von einem Sachbearbeiter, der am Prozess beteiligt ist, bis hin zu einem IT-Analysten, der erklären kann, um welche Systeme es sich handelt. Hierdurch wird vorhandenes Prozesswissen erfasst und der Prozess mit seinen Feinheiten genau dokumentiert.
3. Definition der Zielprozesse
Nachdem der aktuelle Status der Prozesse dokumentiert wurde, sind die geschäftlichen und technischen Anforderungen des zukünftigen Prozesses zu spezifizieren. Um diese Anforderungen abzuschätzen, sollten Domain-Experten, Prozessberater und technische Experten gemeinsam Kompromisslösungen zwischen idealen Geschäftsanforderungen und technologischen Grenzen finden.
4. Prozessimplementierung
Im Anschluss sollte die Prozessimplementierung in SAP S/4HANA mit der Übertragung der Prozessdefinitionen in den SAP Solution Manager erfolgen.
5. Kontinuierliche Prozessverbesserung
Die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und die Fähigkeit, schnell auf veränderte Geschäftsanforderungen zu reagieren, sind für den langfristigen Geschäftserfolg und die Kundenzufriedenheit entscheidend. Business-Stakeholder müssen die Prozessdefinitionen deshalb regelmäßig mit Process Mining und Process Intelligence überprüfen und gegebenenfalls anpassen.
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