Office 4.0 dank SAP-Schnittstellen

Unternehmen mit einer SAP-Umgebung haben ein großes Potenzial, administrative Prozesse in ihrem Arbeitsalltag zu optimieren.

Dabei spielt ihnen der aktuelle Trend des Office 4.0 in die Hände, der unter anderem die Digitalisierung und die stärkere Vernetzung von Prozessen fördert. Einen ersten niedrigschwelligen Einstieg Richtung Office 4.0 können für Unternehmen mit SAP-Umgebung Schnittstellen sein. Sie ermöglichen eine einfache Vernetzung beispielsweise mit Office-Anwendungen und vereinfachen so administrative Arbeitsabläufe von Wissensarbeitenden.

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Optimierungspotenzial

Wer administrative Aufgaben besser miteinander vernetzen möchte, muss nicht gleich in Großprojekte investieren. Eine einfache Lösung, moderne Tools zur Implementierung von Office 4.0 mit einer vorhandenen Infrastruktur zu nutzen, sind Schnittstellen. Sie dienen als Bindeglied zwischen Flexibilität und Leistungsfähigkeit der modernen Cloud-Lösungen und der Datentiefe von SAP. Nutzen Unternehmen solche Schnittstellen, haben sie die Möglichkeit, Echtzeitdaten in Office-Anwendungen wie Microsoft Teams zu migrieren und ihren Mitarbeitenden den Weg für optimierte Arbeitsabläufe und eine gesteigerte Zusammenarbeit zu ebnen.

Mitarbeitende erhalten Zugriff auf aktuelle und genaue Informationen direkt in ihrer vertrauten Softwareumgebung. Indem die verschiedenen Anwendungen miteinander kommunizieren, können Daten schnell und sicher ausgetauscht werden, was wiederum zu einer reibungsloseren und effektiveren Geschäftstätigkeit führt und sogar Fehlerquoten bei der Datenübertragung minimiert.

Vermeintlich (für Mitarbeitende) lästige Arbeiten werden durch die Bereitstellung einer vernetzten Office-Umgebung mit Schnittstellen und SAP einfacher. Ein Beispiel ist die automatisierte Erstellung von Reports aus SAP-Daten in Excel: Statt mühsamer manueller Datenkopien und -formatierungen ermöglicht die Integration von SAP-Daten eine automatisierte Berichterstellung.

Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko menschlicher Fehler. Im besten Falle ist die Schnittstelle nicht nur in der Lage, die einzelnen Softwarelösungen miteinander zu verbinden, sondern bietet darüber hinaus einen Mehrwert, beispielsweise durch Automatisierungsoptionen. Die Erstellung des besagten Reports kann dadurch automatisiert werden. Das ist effizient und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf anspruchsvollere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren. Insgesamt ist erkennbar, dass schon ein kleiner Schritt in Richtung Office 4.0 für alle einen erheblichen Mehrwert bietet.

Bye Bye Screenshot

Ein interessanter Anwendungsfall für Office 4.0 mithilfe von SAP-Schnittstellen ist beispielsweise die Verknüpfung von SAP mit MS Teams. Teams, mit rund 270 Millionen Nutzern (Stand: 2022) der Branchenprimus unter den Kollaborationstools, ist für viele Anwender so wichtig wie das E-Mail-Postfach. Viele Kollegen und Fachabteilungen nutzen das Tool auch abteilungsübergreifend für den effizienten Austausch von Informationen.

Nehmen wir einmal den Beschaffungs- und Einkaufsprozess: Ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen Einkauf, Disposition und Verwaltung beim Umgang mit Materialstammdaten vereinfacht hier Vorgänge enorm. Es ist kein Geheimnis, dass es wichtig ist, ein Unternehmen optimal mit Material zu versorgen. Herausfordernd ist allerdings, wie zeitaufwendig das Zusammenspiel der drei Fachabteilungen mit SAP bislang ist. Zunächst muss eine Verbindung zwischen Materialstammsatz und dem zuständigen Einkäufer oder Disponenten hergestellt und verwaltet werden.

Die Verbindung von Office- und Cloud-Anwendungen mit SAP-Systemen ermöglicht Unternehmen, Prozesse zu vereinfachen und so kreativer zu arbeiten.

Chistian Tauchmann, Theobald Software GmbH

Sowohl Einkäufer und Disponenten müssen sich, wenn keine Schnittstelle genutzt wird, in SAP anmelden, die richtige Transaktion finden und manuell die Materialstammdaten abfragen, um so entsprechende Zuordnungen zu prüfen oder zu ändern. Nicht nur, dass dieser Prozess umständlich klingt, er erfordert tatsächlich spezifische Kenntnisse in SAP, um die einzelnen Schritte durchzuführen. Und, um am Ende die Daten via Kommunikationstools, wie Teams, mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen, mussten diese entweder als Screenshot oder per Copy & Paste in die Konversation eingefügt werden.

Mit einer passenden Schnittstelle wird die Materialstammdatenpflege in SAP deutlich einfacher und vor allem zugänglicher. Dank Integrationen, wie beispielsweise von PowerApps Formularen, über die SAP-Daten übergeben werden, können alle die Einkäufergruppe und die zugehörigen Materialstammdaten aus SAP direkt und komfortabel in einer Teams Konversation anzeigen und aktualisieren. Sich in SAP einzuloggen oder eine Transaktion zu suchen wird überflüssig. Mitarbeitende haben so Zugriff auf Echtzeitdaten, ohne eine Konversation oder den Workflow zu verlassen.

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Schnittstellen so individuell wie jedes Unternehmen

Doch wie starten Unternehmen bestmöglich in die Umsetzung einer Vernetzung ihres Büros? Zunächst müssen Unternehmen wissen, welche Prioritäten sie in der Vernetzung setzen wollen, und sich fragen, wie die Implementierung einer Schnittstellenlösung bestmöglich auf ihre Unternehmensziele einzahlt. Es gilt, sorgfältig zu planen, um sicherzustellen, dass die Integration die gewünschten Effekte erzielt und sich nahtlos in die Arbeitsabläufe integriert und so von Mitarbeitenden akzeptiert und letztendlich die passende Lösung ausgewählt wird. Sowohl die umfassende Planung als auch die transparente Kommunikation sind letztendlich Schlüsselkomponenten für einen erfolgreichen Implementierungsprozess.

Im besten Falle suchen sich Unternehmen hierfür einen erfahrenen Partner, der sie bei der Herausforderung unterstützt, gegebenenfalls eine Schnittstellenlösung angepasst an die individuellen Herausforderungen bereitstellt und zudem Schulungen für die Mitarbeitenden bietet. Idealerweise steht eine Robotic Process Automation (RPA) Technologie zur Verfügung, um wiederkehrende, regelbasierte SAP-Transaktionen zu automatisieren, Daten in Drittsysteme zu übertragen und dann zu verarbeiten. SAP mit Office verknüpfen – einfacher als gedacht

Die Ansprüche von Mitarbeitenden an ihre IT-Infrastruktur und an das Zusammenspiel der einzelnen Softwarekomponenten für ihre individuellen, produktiven Workflows wächst. Flexibilität und Effizienz sind nicht nur Schlagworte, die allein den Arbeitsort betreffen. SAP-Schnittstellen bieten für Unternehmen einen niedrigschwelligen Einstieg in die Umsetzung einer Office 4.0 Strategie. Die Verbindung von Office- und Cloud-Anwendungen mit SAP-Systemen ermöglicht Unternehmen, Prozesse zu vereinfachen, die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden zu optimieren und letztlich so kreativer und intelligenter zu arbeiten.

Christian Tauchmann

Theobald Software GmbH -

Software Consultant

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