Warum ERP-Systeme kompromisslos geplant werden müssen

Von Christian Biebl, Geschäftsführer des ERP-Spezialisten Planat, kommt ein klarer Appell an produzierende Unternehmen: Wer bei der Einführung eines ERP-Systems Kompromisse eingeht, riskiert langfristig mehr, als er kurzfristig spart.

Gerade im Mittelstand – der aktuell mit Lieferkettenproblemen, Fachkräftemangel und steigenden Anforderungen konfrontiert ist – kommt es auf maßgeschneiderte IT-Lösungen an, die passgenau auf die Unternehmensrealität abgestimmt sind.

ERP als Nervenzentrum der Unternehmenssteuerung

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) ist weit mehr als nur eine Verwaltungssoftware. Es vernetzt sämtliche Bereiche eines Unternehmens: Einkauf, Vertrieb, Produktion, Lager, Finanzen, Personal – alles greift über ein zentrales System ineinander. So entstehen nicht nur effizientere Abläufe, sondern auch eine valide Entscheidungsbasis für Führungskräfte. Die Auswahl und Einführung eines solchen Systems sollte daher weder unter Zeitdruck noch mit dem Rotstift im Anschlag erfolgen.

Typische Abkürzungen – und ihre Folgen

In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass Unternehmen versucht sind, vermeintlich „schnelle“ oder „kostensparende“ Entscheidungen zu treffen. Dazu gehören etwa:

• Unzureichende Anforderungsanalyse: Wenn Fachabteilungen nicht systematisch eingebunden werden, bleibt das System später hinter den Erwartungen zurück.
• Preisbasierte Systemwahl: Die günstigste Lösung ist selten die beste – besonders, wenn sie nicht zur spezifischen Prozesslandschaft passt.
• Testphasen werden verkürzt oder gestrichen: Fehler bleiben unentdeckt, bis sie im Tagesgeschäft Probleme verursachen.
• Altdaten werden ungefiltert übernommen: Fehlerhafte oder überholte Informationen stören die Datenqualität von Beginn an.
• Mitarbeiterschulungen werden vernachlässigt: Ohne fundiertes Training sinkt die Akzeptanz – und damit auch die Effizienz.
• Fehlende Systemintegration: Wenn ERP und z. B. CAD- oder PDM-Systeme nicht nahtlos zusammenarbeiten, entstehen Medienbrüche.

Was kurzfristig als pragmatischer Kompromiss erscheint, kann sich langfristig als teures Versäumnis erweisen – inklusive Nachbesserungen, Mehraufwand und Vertrauensverlust der Belegschaft.

Erfolg basiert auf Konsequenz in sieben Schlüsselbereichen

Damit ein ERP-System die erhofften Effekte bringt, müssen Unternehmen in bestimmten Bereichen besonders konsequent agieren:

1. Klare Anforderungen, klare Prozesse

Eine gründliche Aufnahme der Ist-Prozesse und die Definition eines realistischen Soll-Zustands sind essenziell. Alle Fachbereiche müssen involviert werden, um ein gemeinsames Verständnis über Ziele und notwendige Funktionen zu schaffen.

2. System- und Partnerwahl mit Weitblick

Neben der Funktionalität spielen Aspekte wie technische Architektur, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und Branchenerfahrung eine zentrale Rolle. Die Total Costs of Ownership (TCO) über den gesamten Lebenszyklus hinweg sollten frühzeitig kalkuliert werden.

3. Datenqualität ernst nehmen

Die Qualität der Daten entscheidet über die Qualität der Entscheidungen. Eine gründliche Bereinigung der Altdaten und klare Standards für das künftige Datenmanagement sind unverzichtbar.

4. Testen unter realen Bedingungen

Systematische Tests mit realen Daten decken Fehler auf, bevor sie im Tagesgeschäft Schaden anrichten. Jede Änderung, jedes Modul sollte in der Testphase auf Herz und Nieren geprüft werden.

5. Mitarbeitende befähigen

Akzeptanz entsteht durch Wissen. Deshalb sind rollenspezifische Schulungen, verständliche Dokumentation und kontinuierlicher Support entscheidende Erfolgsfaktoren.

6. Sicherheits- und Compliance-Aspekte berücksichtigen

ERP-Systeme enthalten sensible Daten. Deshalb müssen Zugriffskontrollen, Sicherheitsrichtlinien und gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO konsequent umgesetzt werden.

7. Durchdachte Systemintegration

Ein ERP-System muss sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft einfügen. Nur so können Prozesse durchgängig digitalisiert und Informationsbrüche vermieden werden.

ERP als strategische Investition – nicht als kurzfristige Lösung

Fehlende Konsequenz bei der Einführung eines ERP-Systems führt häufig zu Frustration, ineffizienter Nutzung, hohen Folgekosten oder sogar zur Notwendigkeit eines vollständigen Systemwechsels. Dabei geht es beim ERP nicht um eine temporäre Lösung, sondern um eine langfristige Investition in die digitale Infrastruktur des Unternehmens.

Eine von Planat durchgeführte Umfrage unter fast 200 produzierenden Mittelständlern zeigt: Für über 90 Prozent dieser Unternehmen ist das ERP-System der Kern ihrer Digitalstrategie. Drei Viertel halten es für „sehr wichtig“, fast alle anderen für „wichtig“.

Wer digital wachsen will, braucht ein stabiles Fundament

ERP-Systeme sind das Rückgrat moderner Fertigungsunternehmen. Ihr Erfolg steht und fällt mit der Bereitschaft, von Beginn an auf Qualität, Gründlichkeit und strategisches Vorgehen zu setzen. Abkürzungen zahlen sich selten aus – eine konsequent durchdachte Einführung hingegen schafft eine robuste Basis für nachhaltigen Unternehmenserfolg.