ERP-Einführung – nicht ohne digitalen Wandel

Prozesse durchdenken, Abläufe modernisieren, Wissen nutzbar machen: Genau hier setzen ERP-Systeme an. Doch um diese Projekte erfolgreich umzusetzen, braucht es einen klaren Fahrplan.

Andernfalls entfalten sie nicht ihr volles Potenzial und Unternehmen tappen schlimmstenfalls sogar in eine Kostenfalle.  

Zaghafte Digitalisierung 

Viele Organisationen scheinen aktuell auf die Bremse zu drücken – zumindest, wenn man den jüngsten Einschätzungen deutscher IT-Verantwortlicher glaubt. Im Rahmen der CIO-Agenda 2025 hat die Lufthansa Industry Solutions festgestellt, dass steigende Energiepreise, geopolitische Unsicherheit und Fachkräftemangel die digitale Aufbruchsstimmung heute dämpfen. Verantwortliche reagieren allenfalls vorsichtig, verschieben Investitionen oder verschlanken Projekte.

Doch gerade in dieser Situation zeigt sich: Wer die Digitalisierung gezielt angeht, statt sie aufzuschieben, verschafft sich langfristig Stabilität. Eine solide ERP-Einführung kann dabei zum besten Einstieg in den digitalen Wandel werden – vorausgesetzt, sie wird richtig verstanden und umgesetzt.

ERP-Wechsel: Viele Gründe, ein Vorgehen

Im Schnitt steht etwa alle 30 Jahre eine ERP-Umstellung in Firmen an. Die Gründe: vielfältig. Systeme und deren technische Grundlage veralten über die Jahre. Der Support stellt sich häufig ein. Es fehlt an Schnittstellen, die mittlerweile notwendig geworden sind. Oder – und das sollte stets ein Signal für einen Umstieg sein – das System erfüllt nicht mehr die eigenen Anforderungen und weist Medienbrüche auf. 

In allen Fällen verfolgen die ERP-Systeme nicht mehr ihre ursprüngliche Zweckbestimmung: eine nahtlose Digitalisierung und somit Optimierung essenzieller Unternehmensprozesse. Dann ist es Zeit für einen Wechsel – doch dieser will gut durchdacht sein.  

ERP-Nutzen verstehen – und ergreifen

Bevor die Wahl des Systems überhaupt auf den Tisch kommt, entscheidet sich der Projekterfolg an einer ganz anderen Stelle: Im Verständnis dafür, was ein ERP leisten kann. Ein ERP-System schafft Transparenz, Effizienz und Entscheidungsfähigkeit. Es verknüpft Daten aus Vertrieb, Einkauf, Produktion, Buchhaltung und Controlling zu einem gemeinsamen Informationsfluss. Damit entfallen manuelle Abläufe und Routineaufgaben erfahren Automatisierung. Plötzlich lässt sich nachvollziehen, wie sich Bestellungen auf Lagerbestände auswirken, welche Kundenaufträge blockieren oder wo Prozesse stocken.

Für die Organisation selbst bringt das eine verlässliche Entscheidungsgrundlage mit sich. Denn Daten lassen sich durchgängig nutzen. Auch die Qualität geht als Gewinner hervor. Unwirtschaftliche, weil zeitintensive Abläufe lassen sich ersetzen. Durch die Automatisierung schleichen sich weniger Fehler ein und die Prozessqualität steigt. Aber nur, wenn das Projekt nicht bei der Auswahl eines ERP beginnt, sondern bei der strategischen Vorarbeit. 

ERP-Einführung – ein Leitfaden

Eine ERP-Einführung ist kein Sprint, sondern ein Marathon, den Unternehmen mit strukturierten Prozessen, eingehender Planung, Disziplin und Dialog meistern. Wer ihn in klaren Etappen denkt, reduziert Risiken – und verwandelt die Einführung von einer Kostenfalle in einen echten Produktivitätsgewinn.

To-do #1: ERP-Beratung hinzuziehen

Eine ERP-Einführung gehört nicht zum Tagesgeschäft in Unternehmen. Daher fehlt es häufig an dem nötigen Know-how, die wichtigsten Aspekte Schritt für Schritt zu beleuchten. Erfahrene Berater wie open next helfen im Idealfall dabei, den Ist-Zustand – mit Blick auf die IT-Infrastruktur, aber auch die organisatorischen Strukturen – zu beleuchten und strukturierte Prozesse zu etablieren. Auch für die finale ERP-Auswahl bieten diese Unterstützung. 

To-do #2: Ausgangslage analysieren

Bevor die ersten Angebote eingeholt oder Systeme verglichen werden, sollte der Betrieb seine eigene Basis verstehen. Welche Prozesse laufen derzeit? Wo entstehen Medienbrüche? Wo liegen ungenutzte Daten? Eine saubere Ist-Analyse legt den Grundstein für alles Weitere. Hier zeigt sich auch, welche Abteilungen besonders stark von der Umstellung betroffen sein werden – und wo Unterstützungsbedarf besteht.

To-do #3: Anforderungen definieren

Erst wenn klar ist, was das Unternehmen wirklich braucht, lässt sich die passende Lösung finden. Ziel ist es, Anforderungen nicht aus der Software heraus zu denken, sondern aus den Geschäftsprozessen. Welche Abläufe müssen stabilisiert, welche vereinfacht werden? Welche Funktionen sind unverzichtbar? Eine Priorisierung hilft, den Projektumfang realistisch zu halten – und schützt vor nachträglichen Anpassungskosten. Dabei hilft, sich an der SMART-Regel zu orientieren. Ziele müssen demnach spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein. 

To-do #4: Mitarbeiter einbinden

Ein ERP-System ist nur so stark wie seine Nutzer. Deshalb gehört die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Wer sie frühzeitig informiert, einbezieht und schult, verhindert Widerstände und Unsicherheiten. Idealerweise begleiten sogenannte Key User aus den Fachbereichen das Projekt. Sie fungieren als Bindeglied zwischen System und Praxis und tragen Akzeptanz in die Teams.

To-do #5: Unternehmenskultur anpassen

Eine ERP-Einführung ist mehr als ein technisches Projekt – sie verändert den gesamten Betrieb. Wenn Prozesse digitalisiert und Daten in Echtzeit verfügbar werden, entstehen neue Formen der Zusammenarbeit. Das erfordert ein Umdenken: Mitarbeiter müssen neue Routinen entwickeln und lernen, Daten als gemeinsames Werkzeug für bessere Entscheidungen zu nutzen. So wird Datenqualität zu einem kulturellen Thema – und zur Basis für effiziente, zukunftsfähige Unternehmensprozesse.

Wandel gestalten. Digitalisierung leben.

Digitalisierung gilt längst als Meilenstein, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Getan ist es dabei aber nicht mit Einzelprojekten. Gefragt ist eine ganzheitliche Sichtweise. Eine ERP-Einführung kann hier den ersten Schritt markieren – hin zur Organisation, in der Ziele, Daten, Prozesse und Menschen miteinander vernetzt sind.