Verlässliche Stromversorgung, zuverlässige IT

Egal ob es um das Kassensystem im Supermarkt, die Technik einer Wahlveranstaltung oder eine Produktionsanlage in der Automobilindustrie geht: Diese auf den ersten Blick sehr verschiedenen Bereiche haben eine Gemeinsamkeit, denn sie alle sind auf eine hundertprozentig verlässliche Stromversorgung angewiesen. 

Damit es zu keinen unliebsamen Überraschungen kommt, gilt es, Risiken durch eventuell auftretende Stromausfälle einzudämmen, dadurch finanzielle Verluste sowie Imageschäden abzufedern und für den Fall der Fälle einen Notfallplan zu haben. Die Roton PowerSystems GmbH mit Sitz in Baden-Württemberg bietet Lösungen für eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV-Anlagen) sowie ein umfangreiches Beratungsangebot. Um das Firmenwachstum zu fördern und die IT zu rationalisieren, hat sich Roton für den Einsatz des ERP-Systems Sage 100cloud Plus inklusive des CRM-Zusatzmoduls xRM entschieden.

Roton PowerSystems wurde 1999 von Anton Pleyer gegründet und ist heute mit 40 Mitarbeitern ein bundesweit agierender USV-Komplettanbieter. Das Produktportfolio reicht von einphasigen Klein-USV-Anlagen im Leistungsbereich von wenigen Voltampere (VA), über das Mittelsegment mit ein- und dreiphasigen USV-Systemen für eine sichere Stromversorgung von Serverräumen und kleinen Rechenzentren bis hin zur Ausstattung für große Datacenter, Produktionsstraßen oder Unternehmen der Schwerindustrie mit einer USV-Leistung von mehreren Megawatt. War das Unternehmen zunächst auf den Vertrieb und die Wartung der Anlagen spezialisiert, vermietet es  heute auch USV-Anlagen für Events und andere Einsatzfelder. 

Herausforderung: Altes System stieß an seine Grenzen 

Als es um die Einführung eines neuen ERP-Systems ging, suchte das Projektteam nach einen zuverlässigen Partner. Technologisch sollte die neue Lösung insbesondere in Sachen Zukunftssicherheit und Flexibilität punkten. Da das alte System „aus allen Nähten platzte“ und es zudem viele Insellösungen gab, wünschte Roton eine Möglichkeit, diese Anwendungen unter einem ERP-Dach zusammenzuführen. 

Lösung: Beschleunigte Abläufe und minimierte Fehleranfälligkeit

Fündig wurde das Unternehmen bei Sage. Achim Pleyer, der gemeinsam mit seinem Vater als Geschäftsführer von Roton fungiert, erläutert: „Wir haben uns aus mehreren Gründen für Sage 100cloud Plus und xRM entschieden. Da wir kein standardmäßig integriertes Produktionsmodul benötigten, war es von Vorteil, dass sich die Software individuell zusammenstellen lässt. Außerdem war es uns wichtig, neben dem Service- auch den Mietbereich gut abbilden zu können.“ Heute wird die neue Geschäftssoftware unternehmensweit eingesetzt und hat diverse Abläufe im Arbeitsalltag transformiert. So konnte die Geschwindigkeit von der Kundenanfrage bis zur Umsetzung erhöht und die Fehlerquote zeitgleich minimiert werden. „Zuvor wurde viel auf Zuruf gearbeitet. Das ist jetzt alles zentralisiert“, sagt Pleyer. 

(Bildquelle: Sage GmbH)

Mitarbeiter im Kundendienst haben relevante Informationen stets dabei 

Durch den Einsatz der neuen ERP-Software können die Mitarbeiter des Roton-Vertriebs nun außerdem via Web Clients mobil auf das System zugreifen, was die zumeist sehr kundenspezifische und individuelle Angebotserstellung erleichtert. Mussten sie früher E-Mails schicken oder zum Telefon greifen, um kundenrelevante Informationen zu Vertrag oder Auftrag zu erfragen, haben die Vertriebsmitarbeiter heute alle für sie notwendigen Informationen beim Kunden vor Ort auf ihrem Handy oder Tablet dabei. So erfasst ein Vertriebsmitarbeiter seinen Besuchsbericht beispielsweise über das System. Dieses generiert wiederum ein Angebot und später einen Auftrag. Die Serviceabteilung disponiert Termine wie eine frühestmögliche Lieferung in Abstimmung mit Logistik und Kunden. Der Servicetechniker kann auf alle Informationen in Echtzeit zugreifen, die der Vertriebsmitarbeiter in derselben Minute mit dem Kunden besprochen hat. Auch Rückfragen oder Störmeldungen fließen ins System.

Planbare Kosten und Sicherheit durch ERP-Software aus der Cloud

Die Sage 100cloud Plus lässt sich sowohl als On-Premise- als auch Cloud-Lösung nutzen. Roton hat sich für die Hostingvariante entschieden, da das Unternehmen zum einen keine eigene IT-Abteilung hat und außerdem keine neue Hardware anschaffen wollte. „Ferner sollten die 20 Mitarbeiter in Service und Vertrieb ja ohnehin mobil auf Daten zugreifen können. Da lag die Cloud-Umgebung nahe, denn sie bedeutet planbare Kosten nebst umfassender Dienstleistung”, berichtet Pleyer. Darüber hinaus betont er den Sicherheitsaspekt: „Aufgrund der großen Erfahrung mit unseren Kunden können wir sagen, dass die Cloud-Rechenzentren deutlich sicherer sind als die beim Mittelständler im Keller.“ Sicherheit fange in diesem Zusammenhang bei der Stromversorgung an und reiche über Zutrittskontrolle bis zu Datenabsicherung und Backup.

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