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Digital-Asset-Management

Bild-, Video-, Audio- und auch Textdateien spielen in jedem Unternehmen eine wesentliche Rolle – dennoch wird dem Management solcher digitalen Assets keine Wichtigkeit beimessen. Wer kennt diese Alltagssituation nicht selber: Man ist auf der Suche nach einem passenden Bild, durchsucht den Server, fragt die Kollegen, verliert Unmengen an Zeit, und schlussendlich sind die Lizenzrechte unklar?

Durch Digital-Asset-Management (DAM) können verschiedene Anwendergruppen über eine zentrale Plattform unkompliziert mit digitalen Inhalten arbeiten. Zudem lassen sich weltweit vernetzte Teams, aber auch Agenturen, Lieferanten und Händler einfach in den digitalen Ablauf sowie in den Austausch der Dateien integrieren und Prozesse wie etwa für die Verschlagwortung und Freigabe von Assets definieren. Daher lohnt es sich, genauer hinzusehen, auf welche Weise DAM-Systeme ihren Nutzen in Unternehmen entfalten.

Digitale Inhalte wie Bild, Video, Audio oder Text stehen im Zeitalter der Digitalisierung im Zentrum der Kommunikationsaktivitäten jeder erfolgreichen Marke. Dabei will der richtige Umgang mit dem eigenen Content gelernt sein. Unternehmen und deren Marketingabteilungen sehen sich in diesem Fall mit vielen Herausforderungen konfrontiert.

Datensilos, Medienkanäle und inoffizielle Inhalte

Einerseits sollen Kunden mit herausragendem Content begeistert werden, andererseits müssen Unternehmen die wichtigen Ressourcen Zeit und Geld so sparsam wie möglich einsetzen. Doch die Produktion von guten Inhalten gestaltet sich teuer und zeitintensiv. Wer die Assets lediglich einmalig verwendet, handelt also entgegen den eigenen Interessen. Mit der Zeit entstehen aber über viele Speicherorte hinweg verteilte Datensilos. Anwender verlieren schnell die Übersicht und die ressourcensparende Wiederverwendung der teuren Inhalte wird unmöglich.

Hinzu kommt die stetig wachsende Anzahl an Medienkanälen, für die Organisationen ihre Inhalte in unterschiedlichen Formen benötigen. Marketingabteilungen müssen die unternehmenseigenen Inhalte sowohl für Laptops, Desktops, Tablets als auch Smartphones optimieren. Gleichzeitig werden Technologien wie E-Commerce-Plattformen, Chatbots, Sprachantwortsysteme oder Augmented Reality-Geräte immer interessanter. Damit Unternehmen ihre Marke auf allen Kanälen konsistent präsentieren können, benötigen sie daher dringend Unterstützung.

Auch beim Thema des durchgehenden Markenauftritts kommen Unternehmen oft ins Schwitzen. Häufig kursieren alte Logos, Key Visuals, Produktfolder oder andere inoffizielle Inhalte im World Wide Web und erschweren den zuständigen Mitarbeitern das Leben. So können zum Beispiel länderübergreifende Kampagnen gerade für internationale Unternehmen eine richtige Herausforderung darstellen. Vor allem dann, wenn die involvierten Personen über die Grenzen hinweg miteinander kommunizieren und arbeiten müssen.

Je mehr Kollaboration, desto mehr Herausforderungen

Die teils aufwendige Kollaboration mit externen Stakeholdern hat sich in den vergangenen Jahren als Multiplikator für diese Probleme herauskristallisiert. Denn je komplexer die Strukturen des eigenen Unternehmens werden und je mehr externe Partner in unterschiedliche Prozesse involviert sind, desto unübersichtlicher gestaltet sich die Situation. Weltweit vernetzte Teams, aber auch Agenturen, Lieferanten und Händler erweitern die einst geschlossenen Organisationen. Und das birgt eben sowohl Risiken als auch Chancen.

Denn echte Kollaboration entsteht nur, wenn User mit einem System arbeiten, das keine kommunikative Einbahnstraße darstellt. Und genau das ist häufig das Problem. Teils komplexe Abläufe werden unübersichtlich per E-Mail abgewickelt. Die Interaktion zwischen den Beteiligten läuft ohne Moderation ab. Firmeninterne Datenbanken sind für externe Personen oft schwer zugänglich. Die Freude an so einer Zusammenarbeit hält sich angesichts des Mehraufwands für beide Seiten schnell in Grenzen. Darunter leidet schlussendlich nicht nur die Effizienz eines Unternehmens, sondern vor allem auch der wertvolle Content, weil er erstens nicht gefunden und zweitens gar nicht erst verwendet werden kann.

Zwar kostet es nicht allzu viel, große Mengen an Daten zu speichern, allerdings generieren digitale Inhalte dadurch auch keinen wirtschaftlichen Mehrwert. Der wahre Return on Investment wird durch den Einsatz der Assets erreicht, durch deren Bewegung innerhalb und außerhalb der Organisation oder durch den Austausch der Inhalte mit anderen Systemen. Dann wird der Wert der Inhalte am deutlichsten sichtbar. Doch wie können Unternehmen ihren digitalen Content effizient und gewinnbringend managen?

Digitale Assets richtig verwenden

Wirklichen Nutzen liefert der Einsatz einer professionellen Lösung für Digital-Asset-Management. Gerade cloudbasierte DAM-Systeme können einen wesentlichen Beitrag zur besseren Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern leisten. Ganz einfach können Anwender auf diese Weise mit externen Partnern wie Agenturen, Lieferanten oder auch Händlern transparent kommunizieren und wichtige digitale Assets austauschen. Unternehmen erhalten die Option, genau festzulegen, wer wie lange zu welchen Inhalten Zugang erhält, diese bearbeiten, herunterladen oder einfach nur anzeigen darf. Dadurch, dass ein gutes DAM-System zusätzlich jederzeit und automatisch das passende Inhaltsformat zur Verfügung stellt, können alle Beteiligten die digitalen Assets auch richtig einsetzen.

Wer Inhalte findet, kann sie auch verwenden

Gerade in großen Unternehmen mit vielen digitalen Assets ist es schwierig, den Überblick zu behalten und die gewünschten Inhalte schnellstmöglich zu finden. Deswegen stellt vor allem eine gute Suchfunktion eine wahre Erleichterung für alle Benutzer dar. Professionelle DAM-Lösungen bieten ihren Nutzern technisch ausgereifte Schlagwort- und Suchsysteme, mit denen die Suche nach „dem einen Bild“, dem Video, der Audiodatei oder dem Dokument schnell und erfolgreich erledigt werden kann. Das Digital-Asset-Management-System des österreichischen Anbieters Fabasoft verfügt zum Beispiel über eine herausragende Technologie für Enterprise Big Data Search. Mit Natural Language Processing wird die Suche perfekt zugeordnet, und Inhalte werden auf Wunsch zusätzlich semantisch analysiert und domänenspezifisch klassifiziert.

Mit künstlicher Intelligenz zur besseren Bildsuche

Innovative Digital-Asset-Management-Lösungen setzen schon heute künstliche Intelligenz und Bilderkennung ein, um automatisch die richtigen Schlagworte für Bilder zu finden und die Suche somit noch weiter zu beschleunigen. Die besten Anbieter entwickeln das Know-how und die Technologien dafür selbst, damit sie auf spezielle Anforderungen ihrer Kunden gezielt eingehen können. Außerdem müssen die Inhalte des Kunden zur Analyse nicht an Drittsysteme übermittelt werden, was gerade in sensiblen Branchen für den Einsatz einer solchen Lösung spricht.

Fazit

Wer sich mit der Materie auseinandersetzt, erkennt schnell: In Zeiten fortschreitender digitaler Vernetzung verschafft modernes Digital-Asset-Management zukunftsorientierten Unternehmen die attraktive Option, Brücken zu schlagen und Standardprozesse dauerhaft zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das Ergebnis: ressourcensparende Nutzung der Inhalte, konsistenter Markenauftritt, effektive Zusammenarbeit und Kostenentlastung über den gesamten Workflow hinweg.

Mag. Reinhard HolznerMag. Reinhard Holzner
Business Unit Executive Fabasoft DAM bei Fabasoft Austria GmbH
Spezialist für Digital-Asset-Management

Weitere Informationen:

Hier finden Sie mehr Infos zur Digital-Asset-Management-Lösung von Fabasoft.
 

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