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Thomas KuckelkornUnternehmen und Behörden kann es sehr hart treffen, wenn Informationen in Zeiten digitaler Datenflut verloren gehen – bis hin zur Störung digitaler Systeme und Dateien. Ein Kommentar von Thomas Kuckelkorn (Foto), BCT Deutschland GmbH.

Im Hinblick auf die im Mai 2018 in Kraft tretende Datenschutzgrundverordnung muss zudem in Zukunft nachgewiesen werden können, wo Informationen gespeichert sind, und man muss darauf zugreifen können, wenn jemand sie anfordert. Funktioniert ihre Verarbeitung aber nicht und werden sie nicht intelligenter genutzt sowie besser dokumentiert, dann werden wichtige Daten schlicht und einfach vergessen. Glücklicherweise kann man dieser digitalen Variante der Demenz vorbeugen: mit digitaler Nachhaltigkeit.

Information Overload

Im Hinblick auf ihre Zukunftsfähigkeit haben sich viele Unternehmen und Behörden in den letzten Jahren der Digitalisierung von Dateien und Prozessen gewidmet. Natürlich eine gute Idee, jedoch nicht ohne Risiko. Dank der Digitalisierung können wir heute nahezu unbegrenzt Informationen sammeln und speichern. Also behalten wir alles, weil es vielleicht in der Zukunft nützlich sein könnte – schließlich unterstützt uns doch der Faktor Information dabei, bessere Entscheidungen zu treffen. Die Folge ist allerdings ein oftmals überflüssiger Information Overload. Mit dem Ergebnis, dass wir in vielen Fällen keine Ahnung mehr haben, welche Informationen wo gespeichert sind. Die ersten Anzeichen einer digitalen Demenz.

Dokumente und ihre Haltbarkeit

Wir können heute zum Teil noch papiergebundene Dokumente lesen, die Jahrhunderte alt sind. Hingegen sind digitale Dokumente manchmal schon nach einigen Jahren sehr viel schwerer zu entziffern. Dies liegt daran, dass Software und Hardware schnell altern. Dank fortlaufender Updates und kontinuierlicher Entwicklung bleibt Software in den meisten Fällen auf dem neuesten Stand, aber alte Dokumente sind in dieser Software meist schwer oder überhaupt nicht lesbar; oft hat man mit extremen Formatierungsproblemen zu kämpfen. Hinzu kommt, dass Benutzer mit Kenntnissen der veralteten Anwendungen zunehmend knapper werden. Wenn wir nichts unternehmen, wird unsere digitale Arbeitsgeschichte in einem hohen Tempo verschwinden.

Das Mittel gegen digitale Demenz: Digitale Nachhaltigkeit

Digitale Nachhaltigkeit ist das Mittel gegen digitale Demenz: Die – auch langfristige – Auffindbarkeit, Zugänglichkeit, Lesbarkeit und Vollständigkeit digitaler Daten sind hier wichtige Faktoren. Leichter gesagt als getan, aber ein Anfang ist schnell gemacht. Realisieren lassen sich diese Schritte dadurch, dass relevante Informationen mit Stakeholdern geteilt und für sie zugänglich gemacht werden. Diesen sollten Unternehmen und Behörden die Verantwortung geben, Informationen zu überprüfen und zu ergänzen, um Feedback aus verschiedenen Blickwinkeln zu erhalten. Diese Form der Co-Creation reduziert die Wahrscheinlichkeit eines digitalen Vergessens, da mehrere Beteiligte Eigentümer der Informationen werden. Wie in einem internen Wikipedia kann verhindert, dass Informationen verloren gehen oder nicht gefunden werden.

Um digitale Demenz zu verhindern und digitale Nachhaltigkeit zu realisieren, bedarf es einer neuen Denkweise und einer Offenheit gegenüber neuen Technologien. Information-Management-Tools, die Unternehmen wie Behörden unterstützen, sind bereits verfügbar. Man sollte diese proaktiv nutzen, um das digitale Vergessen zu verhindern.

www.bctsoftware.com

 

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