Thought Leadership
Der Aufbau einer digitalen Organisation ohne solide Datenbasis ist wie der Bau einer Smart City auf instabilem Boden. Egal wie fortschrittlich die Technologie auch sein mag, sie wird nicht funktionieren, wenn die Basis schwach ist.
Aktuelle von Quocirca erhobene Zahlen belegen, dass 44 % der Unternehmen das Scannen und Erfassen von Informationen als ersten Schritt zur Digitalisierung betrachten – und das aus gutem Grund. Ohne saubere, konsistente und qualitativ hochwertige Daten zu Beginn werden selbst die leistungsfähigsten Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und Analytik Schwierigkeiten haben, einen echten Mehrwert zu liefern.
Deshalb spielt die Informationserfassung eine so wichtige Rolle bei der digitalen Transformation. Allzu oft scheitern Transformationsinitiativen nicht an mangelnder Ambition, sondern daran, dass die Grundlagen nicht richtig gelegt wurden. Die Informationserfassung ist diese Grundlage. Wenn sie richtig umgesetzt wird, hat man eine solide Plattform, auf der eine digitale Strategie aufgebaut werden kann.
Organisatorische Intelligenz: eine strategische Perspektive für Veränderungen
Im Zentrum der digitalen Transformation steht die Organisational Intelligence (OI): die Fähigkeit einer Organisation, den maximalen Wert aus ihren Daten zu ziehen. Wenn ein OI-Ansatz vollständig umgesetzt wird, bildet er den Rahmen für die digitale Transformation und gewährleistet:
- Die Bereitstellung der richtigen Daten für die richtigen Personen und Systeme.
- Einen nahtlosen Informationsfluss, der eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht.
- Die Identifizierung und Realisierung sowohl operativer Effizienzsteigerungen als auch strategischer Vorteile.
- Mitarbeitende werden durch genaue Informationen gestärkt und werden so zu einer Quelle nachhaltiger Wettbewerbsvorteile.
OI ermöglicht die Identifizierung und Rechtfertigung von Chancen für die digitale Transformation und schafft so geschäftlichen Mehrwert. Anstatt isolierte Verbesserungen zusammenzuflicken, bietet OI einen ganzheitlichen, skalierbaren Ansatz, der Abteilungen und Technologien auf übergeordnete Ziele ausrichtet.
Und das beginnt mit der Erfassung, denn ganz einfach gesagt: Die Qualität der Eingaben beeinflusst die Qualität der Ergebnisse und die nachgelagerten Systeme, die davon abhängen.
Entwicklung organisatorischer Intelligenz durch Informationserfassung
Bei der Informationserfassung geht es nicht nur darum, Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln, sondern darum, Informationen zu digitalisieren, zu klassifizieren und weiterzuleiten, damit sie systemübergreifend und in Echtzeit von Mitarbeitenden genutzt werden können. Ob Rechnungen, Verträge, Kundenformulare oder handschriftliche Notizen – durch die Erfassung und ordnungsgemäße Organisation von Daten an der Quelle können intelligente Maßnahmen ergriffen werden.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Schnellere Bearbeitung und Genehmigung
- Weniger Fehler und Duplikate
- Höhere Sicherheit und Überprüfbarkeit
- Konsistente, strukturierte Daten für Business Intelligence
Die Untersuchung von Quocirca zeigt, dass 77 % der Geschäftsdokumente mittlerweile vollständig oder größtenteils in Prozesse eingescannt werden und 68 % der Unternehmen ein Budget für Digitalisierungsinitiativen vorgesehen haben. Der Wille ist da – doch die Umsetzung ist oft eine Herausforderung.
Tatsächlich waren nur 11 % der Befragten mit ihren Scannerflotten vollständig zufrieden. Häufige Frustrationspunkte waren Ausfallzeiten der Geräte, Unstimmigkeiten im Workflow und mangelnde Integration mit wichtigen Plattformen.
Was eine hochwertige Datenerfassung ermöglicht
Die Erfassung der Daten ist sozusagen der Zündschalter für jede digitale Initiative. Wenn sie richtig durchgeführt wird, schafft sie Schwung im Unternehmen.
Betriebliche Effizienz: Manuelle Bearbeitung und Fehlerkorrektur kosten Zeit und Ressourcen. Die Automatisierung der Erfassung geschäftskritischer Daten optimiert Arbeitsabläufe und verkürzt Durchlaufzeiten erheblich. Es kommt zu keinen doppelten Anstrengungen oder Verzögerungen mehr.
Bessere Einblicke, schnellere Entscheidungen: Der vereinfachte und genaue Zugriff auf alle verfügbaren Daten ermöglicht bessere Einblicke. Ob es um die Bearbeitung eines Anspruchs, die Prognose der Nachfrage oder die Reaktion auf Kundenanfragen geht – strukturierte Daten ermöglichen es Führungskräften, mit Zuversicht zu handeln. Unternehmen treffen bessere datengestützte Geschäftsentscheidungen, wenn ihre Informationen genau und konsistent sind.
Risikomanagement und Compliance: Digitalisierte Unterlagen lassen sich leichter nachverfolgen, sichern und abrufen, sodass Unternehmen jederzeit für Audits gerüstet sind. Erfassungslösungen ermöglichen die Kontrolle über Aufbewahrung, Zugriff und Durchsetzung von Richtlinien.
Befähigte Mitarbeitende: Mit den richtigen Informationen zur Hand können sich Mitarbeitende auf hochwertige Aufgaben konzentrieren. Veraltete Prozesse werden durch Klarheit, Schnelligkeit und Verantwortlichkeit ersetzt. Mitarbeitende werden durch genaue Informationen gestärkt.
Produktivitätssteigerungen in der Praxis: Der Übergang von papierintensiven Prozessen zu digitalisierten Abläufen hat messbare Auswirkungen. Diese Gewinne sind nicht auf härtere Arbeit zurückzuführen, sondern auf intelligentere Arbeitsweisen. Mit einer effizienten Datenerfassung können auf Unternehmensseite effektiver Wege, Prozesse und Lösungen erschlossen werden, um OI für fundierte Entscheidungen zu nutzen, was zu nachhaltigen Produktivitätssteigerungen führt.
In verschiedenen Branchen zeigt dieser Wandel bereits Ergebnisse.
Beispielsweise hat eine große europäische Bank ihr Kundenerlebnis verbessert und ihre Logistikkosten um 4 Millionen Euro pro Jahr gesenkt, indem sie den Transport physischer Dokumente abschaffte.
Ein globales Gaming-Technologieunternehmen nutzte die bildbasierte Transformation, um die Prozesssicherheit zu verbessern und die verfügbare Verkaufszeit zu maximieren.
Browserbasierte Scan-APIs ermöglichen agile digitale Workflows, indem sie Dokumentenerfassung direkt im Webbrowser realisieren – ohne Installation lokaler Software und mit vereinfachter Bereitstellung.
Jedes Beispiel unterstreicht, dass die Erfassung von Informationen und die Art und Weise, wie dabei vorgegangen wird, Einfluss auf den zukünftigen Erfolg eines Unternehmens haben kann.
Häufige Hindernisse angehen
Die Umsetzung von Veränderungen ist nicht ohne Hindernisse. Viele Unternehmen stehen vor folgenden Problemen: Scanner, die sich nicht in die Kernplattformen integrieren lassen, wiederholte Scans aufgrund schlechter Bildqualität, Ausfallzeiten aufgrund von Hardware-/Software-Inkompatibilitäten oder auch Unsicherheit darüber, wo man anfangen soll und wie man skalieren kann.
Effiziente Scanlösungen beseitigen diese Hindernisse direkt und bieten eine nahtlose Integration in bestehende Plattformen, unterstützt durch Expertenwissen, das reibungslosere Arbeitsabläufe ermöglicht und die Produktivität im gesamten Unternehmen steigert.
Planung einer Transformations-Roadmap
Die erfolgreichsten digitalen Transformationen beginnen mit einer klaren Ausrichtung. Zuerst heißt es, zu bewerten, wie ein Unternehmen Informationen erfasst, speichert und nutzt – dies gibt Aufschluss über den aktuellen Stand der organisatorischen Intelligenz. Von dort aus gilt es:
Die Prozesse zu erfassen, um festzustellen, wo Informationen eingehen und wie sie fließen. Lücken oder Engpässe zu ermitteln, die die Entscheidungsfindung verlangsamen oder Risiken verursachen. Prioritäten auf der Grundlage von Geschäftszielen und den Bereichen festzulegen, in denen die Digitalisierung den größten Mehrwert bringt. Von Anfang an zu digitalisieren, um von Anfang an saubere, nutzbare Daten zu sicher zu stellen.
Mit dieser strukturierten Sichtweise wird es einfacher, einen Fahrplan zu erstellen, der messbar, skalierbar und auf langfristige Ergebnisse ausgerichtet ist. Die Einführung eines OI-basierten Ansatzes hilft dabei, gezielte Investitionen zu tätigen, die einen nachhaltigen Fortschritt unterstützen.
Bereit zum Erfassen, Nutzen und Verwandeln?
Die digitale Transformation erfordert mutige Ziele und fundierte Ausgangspunkte. Und die Erfassung von Informationen ist der Beginn dieser Reise.
Indem Daten von Anfang an digitalisiert, strukturiert und verwaltet werden, werden die Voraussetzungen für intelligentere Prozesse, schnellere Entscheidungen und anpassungsfähigere Innovationen geschaffen. Es geht nicht nur darum, Papier zu reduzieren oder die Geschwindigkeit zu erhöhen. Es geht darum, eine intelligentere, reaktionsfähigere und widerstandsfähigere Organisation zu ermöglichen.
Professionelle Dokumentenerfassungs-Software macht diesen Prozess einfach und skalierbar. Die nahtlose Kompatibilität mit bestehenden TWAIN-Systemen stellt sicher, dass Teams die benötigten Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung haben. Diese Lösungen unterstützen Automatisierung, Analyse und Compliance mit Scannern aller Marken – inklusive hochpräziser OCR in fünf europäischen Sprachen für gedruckten Text, handgeschriebenen nicht-kursiven Text und Ankreuzfelder.
Ganz gleich, ob ein Unternehmen gerade erst mit der digitalen Transformation beginnt oder diese ausweiten möchten, eines gilt immer: Die Datenerfassung ist nicht nur eine technische Verbesserung, sondern eine strategische Notwendigkeit.
