Prototyping: In einer Woche mit digitalen Prozessen durchstarten

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen muss nicht immer aufwändig und teuer sein. Mit Prototyping stehen innerhalb kürzester Zeit maßgeschneiderte Lösungen als Basis für den Live-Betrieb zur Verfügung. Entwickelt im Dialog mit den späteren Anwendern. 

Dass Unternehmen sämtlicher Branchen an der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen nicht mehr vorbeikommen, ist ein alter Hut. Doch obwohl die meisten Unternehmen einen klaren wirtschaftlichen Nutzen in der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen sehen, stellt der angenommene Investitions- und Schulungsbedarf für viele eine große Hürde dar. 

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Zu teuer? Zu zeitintensiv? Diese vermeintlichen Hürden können in Zeiten des Modern Workplace nicht mehr gelten. Das Portfolio von Microsoft 365 mit dem Office-Paket, SharePoint, Teams usw. deckt die Standardanforderungen an einen modernen Arbeitsplatz ab: die gemeinsame ortsunabhängige Arbeit an Dokumenten, der schnelle unkomplizierte Austausch miteinander über Chats, Videotelefonie und vieles mehr. Als zweite Stufe muss es nun an die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gehen. 

Modern Workplace trifft auf individuelle Geschäftsprozesse

Kurz zusammengefasst ist Prototyping von individuellen Geschäftsprozessen das, was der Modern Workplace für Standardanforderungen ist. Bei beidem profitieren die Nutzer von schnellen Veränderungszyklen, einer leichten Skalierbarkeit, der Zentrierung auf Nutzerbelange und einer höheren Eigenverantwortung der Fachabteilungen, bei gleichzeitiger Entlastung der IT. Zudem entfallen kostspielige Posten wie die Anschaffung neuer Hardware oder die aufwändige Entwicklung von Software.

Früher bedeutete die Umsetzung individueller Geschäftsprozesse häufig langwierige IT-Projekte mit hohem Aufwand für die Installation der notwendigen Komponenten und einem mühsamen Prozess von Anforderungserhebung, Pflichtenheften und anschließende Umsetzung. Prototyping ist an sich kein neues Konzept, scheiterte früher in der Praxis aber an der Umsetzbarkeit. Mit Microsoft 365 haben viele Unternehmen neuerdings bereits eine Plattform im Haus, die die richtigen Voraussetzungen für Rapid Prototyping schafft und so eine deutlich einfachere Vorgehensweise ermöglicht. Sie bringt viele Funktionen wie Workflow-Steuerung, moderne Benutzeroberflächen, Dokumentenablagen und Benutzermanagement bereits mit. Richtig eingesetzt, kann die Digitalisierung individueller Geschäftsprozesse auf Basis des Microsoft Modern Workplace die zweite Stufe von Effizienzgewinnen durch Digitalisierung zünden – und das innerhalb von Wochen, nicht Monaten.

Maßgeschneiderte digitale Lösungen für Geschäftsprozesse bringen deutlichen Mehrwert

Beispiele für derartige Geschäftsprozesse sind die Digitalisierung von Rechnungseingang und Forderungsmanagement, um Kosten zu senken und Forderungsausfälle zu minimieren, ein standardisierter Prozess beim Konstruktionsauftrag, um die Effektivität zu steigern, oder die Digitalisierung des Reklamationsmanagement-Prozesses zur Qualitätssicherung, um die Kundenzufriedenheit langfristig zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken. 

Der Workflow für einen digitalen Investitionsauftrag ist ein weiteres Beispiel.

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Einsatzfähige Lösung in weniger als einer Woche

Nur Dienstleister, die sich fundiert in beiden Welten auskennen – dem Standardportfolio der Microsoft-Welt wie auch den Entwicklungstools dafür – sind in der Lage, einen derartigen Service zu bieten. Auf Grundlage des tatsächlichen Bedarfs können die Experten empfehlen, was aus dem Standardportfolio out of the box genutzt werden kann und an welcher Stelle es Sinn macht, dieses durch maßgeschneiderte Lösungen zu ergänzen, um individuelle Geschäftsprozesse zu digitalisieren. 

Prototyping ist dazu der richtige methodische Ansatz, weil er die Leichtigkeit und Nutzerzentrierung des Modern Workplace auf die Umsetzung individueller Prozesse überträgt. Das kompakte Protoyping digitaler Geschäftsprozesse liefert maßgeschneidert schnell – in weniger als einer Woche – einsatzfähige Ergebnisse. Dazu wird zunächst durch strukturierte Befragung die Ausgangslage erfasst, ein Überblick über die individuellen Anforderungen geschaffen und die Stakeholder identifiziert. Die Einrichtung der Prozessumgebung erfolgt daraufhin remote.

Im nächsten Schritt werden während eines Workshoptages die wichtigsten Prozessschritte und Formulare gemeinsam mit den Fachanwendern festgelegt und das Prozessmodell erstellt. Zudem demonstrieren die Experten mögliche Aktionen und Gestaltungsoptionen, die zur Optimierung des Prozesses beitragen. Anschließend entwickeln die IT-Consultants innerhalb weniger Tage den Geschäftsprozess-Prototypen, in den die Workshop-Ergebnisse wie beispielsweise Geschäftsregeln, Aktionen und Datenfelder implementiert werden.

An einem zweiten Workshoptag kann der maßgeschneiderte Geschäftsprozess-Prototyp dann bereits live erlebt werden. Falls gewünscht, geben kleinere Sofort-Anpassungen dem Businessprozess den letzten Schliff. In der darauffolgenden bis zu 30-tägigen Testphase kann der Prototyp schließlich ohne Zusatzkosten für Lizenzen und Infrastruktur mit geringem Risiko und Schulungsaufwand umfassend mit den Stakeholdern getestet und diskutiert werden. Im Anschluss werden in einem gemeinsamen Gespräch mit dem Kunden ausstehende Anforderungen gesammelt, die der Erstellung eines Maßnahmenplanes bzw. eines Konzepts sowie einer Aufwandsschätzung dienen. Abschließend werden diese Anforderungen umgesetzt.

Hands-on Lösungsentwicklung

Das Prototyping ist ein besonders niedrigschwelliges Angebot, um die Digitalisierung voranzutreiben. Es braucht dafür keine Anschaffung neuer Hardware, keine umfangreiche Softwareentwicklung, keine abstrakte Prozessmodellierung, keine langen Abstimmungsprozesse verschiedener Hierarchieebenen, keine langen Schulungen. Stattdessen kann teamorientiert hands-on mit den späteren Nutzern am realen Problem gearbeitet und eine Lösung dafür gefunden werden. 

Anhand zunächst einzelner Geschäftsprozesse wird der Grundstein für die weitere Digitalisierung im Unternehmen gelegt und damit der Weg in das papierlose Büro geebnet. Die frühzeitige und intensive Einbeziehung der Anwender schafft nicht nur die fachliche Sicherheit, das Richtige zu tun, sondern außerdem eine enorm hohe Nutzerakzeptanz. Anstatt monatelanger Entwicklungsarbeit liegen die ersten Ergebnisse bereits innerhalb weniger Tage vor und können sofort mit den Nutzern diskutiert werden. Durch die Integration der Fachabteilung in den Planungsprozess wird deren Unabhängigkeit erhöht und dabei gleichzeitig die IT-Abteilung entlastet. 

Am Ende steht ein lauffähiger Geschäftsprozess-Prototyp, der als Basis für den produktiven Prozess genutzt werden kann. Digitalisierung kostet viel Zeit und Budget? Think again!

Patrick García

Net at Work -

Business Consultant

Patrick García ist Business Consultant im Bereich Intelligent Apps & Data und arbeitet seit 2019 für Net at Work. Er begleitet Digitalisierungsprojekte von der Analyse über die Anforderungsaufnahme bis hin zur Konzeption. Seine Aufgaben decken die Felder Beratung, Workshops sowie Vorbereitung und Durchführung von Schulungen ab.
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