Lohnabrechnung im Wandel: Digitalisierung als Schlüssel zur Effizienz

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den komplexesten administrativen Aufgaben in Unternehmen. Sie muss nicht nur vollständig und fehlerfrei sein, sondern auch eine Vielzahl rechtlicher Anforderungen erfüllen. Gerade deshalb birgt sie erhebliches Potenzial für Modernisierung und Vereinfachung.

Eine aktuelle internationale Untersuchung zeigt: Immer mehr Unternehmen in Europa investieren gezielt in die Optimierung ihrer Payroll-Prozesse.

Herausforderungen für Unternehmen – nicht nur in Deutschland

Für 14 Prozent der befragten Arbeitgeber stellt die Lohnabrechnung eine zentrale Herausforderung dar. Auch in Deutschland ist dieses Thema von hoher Relevanz. Die Studie „HR & Payroll Pulse“ des HR- und Payroll-Dienstleisters SD Worx befragte über 5.600 HR-Verantwortliche sowie 16.000 Beschäftigte aus 16 europäischen Ländern.

Besonders im Fokus: die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften. Für 17 Prozent der Unternehmen hat diese Thematik höchste Priorität. Im europäischen Vergleich führt Polen mit 29 Prozent, gefolgt von Kroatien und Serbien mit jeweils 23 Prozent.

Ein zentrales Ergebnis der Studie: 47 Prozent der Unternehmen investieren gezielt in die rechtssichere Umsetzung arbeitsrechtlicher Anforderungen – neun Prozentpunkte mehr als im Vorjahr. Damit ist dieser Bereich Spitzenreiter unter den Investitionsfeldern.

Auch der Datenschutz gewinnt an Bedeutung. 46 Prozent der Firmen fokussieren sich verstärkt auf den Schutz sensibler Gehaltsdaten. In Deutschland liegt dieser Wert sogar bei 54 Prozent – ein klarer Hinweis auf die hierzulande besonders hohe Sensibilität gegenüber Datensicherheit.

Nachhaltigkeit und Self-Service auf dem Vormarsch

38 Prozent der befragten Unternehmen setzen inzwischen auf nachhaltige Lösungen in der Lohnabrechnung – etwa durch papierlose Prozesse. Damit wird nicht nur der ökologische Fußabdruck verkleinert, sondern auch die Effizienz gesteigert.

Ein weiterer Trend ist die Einführung von Self-Service-Plattformen. Mehr als ein Drittel der europäischen Unternehmen plant den Ausbau solcher Systeme. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, viele HR-Angelegenheiten selbstständig zu erledigen – etwa Urlaubsplanung oder die Einsicht in Gehaltsabrechnungen. Fast die Hälfte der Beschäftigten nutzt solche Tools bereits, was sowohl Zeit als auch Kosten spart.

Künstliche Intelligenz: Große Chancen, geringe Nutzung

Obwohl die Möglichkeiten Künstlicher Intelligenz auch in der Lohnabrechnung erheblich sind, bleibt der tatsächliche Einsatz noch begrenzt. Nur 12 Prozent der Unternehmen in Europa investieren derzeit in generative KI – ein leichter Anstieg gegenüber dem Vorjahr. In Deutschland liegt dieser Anteil mit 6 Prozent deutlich darunter.

Anders sieht es bei KI-gestützten Helpdesks oder Chatbots aus: 17 Prozent der Unternehmen setzen auf solche Lösungen, um Fragen rund um die Gehaltsabrechnung effizient zu beantworten. Deutschland liegt mit 21 Prozent hier sogar über dem europäischen Durchschnitt. Dennoch ist der Bekanntheitsgrad dieser digitalen Helfer bei den Mitarbeitenden gering – nur etwa ein Fünftel kennt sie überhaupt.

Ein klarer Trend der kommenden Jahre ist das Outsourcing der Lohnabrechnung. Bereits heute lagern 36 Prozent der europäischen Unternehmen diesen Bereich ganz oder teilweise aus. Bis 2028 soll dieser Wert auf 41 Prozent steigen.

Gleichzeitig nimmt die Bedeutung klassischer Inhouse-Lösungen weiter ab. Der Anteil der Unternehmen, die ihre Payroll vollständig intern abwickeln, soll laut Studie von derzeit 26 Prozent auf 21 Prozent zurückgehen. In Deutschland planen Unternehmen, ihren internen Anteil von aktuell 23 Prozent bis 2028 auf 18 Prozent zu senken.

Ein zentrales Argument für das Outsourcing: die Kosten. Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung auslagern oder mit externer Expertise kombinieren, berichten von deutlich höheren Einsparungen. Reine SaaS-Lösungen oder vollständig interne Systeme schneiden hier schlechter ab – mit Einsparungsraten von 29 bzw. 37 Prozent.

Technologischer Fortschritt schafft Transparenz

Moderne Lohnabrechnungssysteme bieten nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch Transparenz und Benutzerfreundlichkeit. Andrea Eschle, Chief Product Officer bei SD Worx, fasst es so zusammen: „In einer sich schnell wandelnden Welt wird das Outsourcing der Lohnabrechnung immer bedeutender. Technologische Innovationen wie KI und Cloud-Lösungen spezialisierter Anbieter machen die Lohnabrechnung nicht nur günstiger und präziser, sondern auch transparenter, benutzerfreundlicher und individueller.“

Zudem seien moderne Systeme skalierbar und liefern jederzeit präzise Informationen – nicht nur für Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeitenden. Diese profitieren von einem schnellen Zugriff auf ihre Daten sowie von digitalen Assistenten, die rund um die Uhr verfügbar sind.