Digitalisierung ohne Schmerz: Der Weg zum digitalen Schreibtisch

Die Digitalisierung ist in den meisten Unternehmen längst angekommen. Wir befinden uns bereits mittendrin in einer digitalen Lebens- und Arbeitswelt. Allerdings hat nahezu kein Unternehmen alle Prozesse und Workflows quasi über Nacht vollständig digitalisiert.

Der Status quo zeigt, dass viele analoge und digitale Prozesse parallel laufen, obwohl dies alles andere als effizient ist. Doch welche Lösungen lassen sich so einfach implementieren, dass nicht der ganze Betrieb unter dauerhaften Umstrukturierungsschmerzen leidet?

Viele Unternehmen sind durchaus gewillt, weitere Entscheidungen nicht auf die lange Bank zu schieben. Sie müssen mit der Entwicklung ihrer Wettbewerber oder Partner Schritt halten und sehen sich auch aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels zunehmend mit sich verändernden Anforderungen an den Job konfrontiert. Bei der Digitalisierung von Prozessen empfiehlt Kyocera eine ganzheitliche Strategie. Denn ein durchgängig digitales Dokumentenmanagement beschleunigt Geschäftsprozesse spürbar und gestaltet sie effizienter.

Dokumenten-Workflows optimieren

Als Experte für die Optimierung von Dokumenten-Workflows und Geschäftsprozessen bietet die Kyocera-Gruppe sämtliche Werkzeuge für effiziente Dokumentenprozesse. Der Kyocera Workflow Manager ist speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten und ist der Enabler hin zur digitalen Transformation. Die Lösung erlaubt ein digitales Dokumentenmanagement mit automatisierten Abläufen. Ob Angebotserstellung, Rechnungsdurchläufe oder die Bearbeitung von Projektdokumenten: Alle Prozesse werden nachvollziehbarer – und damit auch besser kontrollierbar.

Das ist sinnvoll, wie ein Beispiel verdeutlicht. In vielen Unternehmen nutzt quasi jeder Mitarbeitende oder jedes Team ein eigenes Ablagesystem: Der eine bewahrt die eingegangenen Rechnungen noch in Papierform auf, die Kollegin speichert sie digital in einem Netzwerkordner oder in Outlook. Die Festlegung der Ordnerstruktur oder die Benennung der einzelnen Files erfolgt meist individuell.

Diese Form des digitalen Wildwuchses rächt sich spätestens dann, wenn ein Mitarbeitender längere Zeit ausfällt oder das Unternehmen verlässt. Dann ist die Frage „Wo ist denn noch mal die Rechnung aus dem Oktober?“ oder „Was ist der letzte Stand dieses Angebots?“ für eine andere Kraft kaum zu beantworten. Die gesamte Organisation wird ausgebremst. Das ist bereits systematisch untersucht worden: Eine Umfrage unter rund 1.200 Büroangestellten in Deutschland und Österreich hat ergeben, dass Angestellte täglich bis zu zwei Stunden sparen würden, wenn ihr Unternehmen über eine digitale Dokumentenverwaltung verfügen würde.

Der Kyocera Workflow Manager bietet eine Stichwortsuche an, die das Finden von Informationen in wenigen Sekunden ermöglicht. Es reicht aus, ein Datum, die Rechnungsnummer, den Firmennamen oder auch nur einen Begriff einzugeben, um die entsprechenden Dokumente angezeigt zu bekommen. Das klingt gut, aber viele Unternehmen schrecken noch vor einer solchen Lösung zurück. Sie befürchten für die Implementierung einer DMS-Software erheblichen Customizing- und Consulting-Aufwand. Darüber hinaus sind die Unternehmen davon überzeugt, dass ein solcher Schritt in die digitale Zukunft mit beträchtlichen Kosten verbunden ist.

DMS an einem Tag

Doch es geht auch anders: Der Kyocera Workflow Manager lässt sich in wenigen Stunden einfach implementieren und kann danach ohne riesigen Schulungsaufwand sofort eingesetzt werden. Bei der Einrichtung der Lösung auf den unternehmenseigenen Servern stellt sich vor allem die Frage, welche der modularen Anwendungen installiert werden sollen. Hier helfen Kyocera und der Fachhandel bei der schnellen Identifizierung der richtigen Module.

Mit unseren digitalen Dokumentenmanagement-Lösungen sorgen wir dafür, dass Unternehmen mühelos alle Sicherheitsbestimmungen erfüllen und einhalten können.

Bernd Rischer, Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH

Der nächste Part ist das Zuteilen der Rechte für die Mitarbeitenden. Hierfür werden Gruppen mit Rechten erstellt und die Nutzer dann einer oder mehreren Gruppen zugewiesen. Schließlich wird der Client auf den einzelnen Rechnern eingerichtet. Das geht ganz einfach über das Setup innerhalb von kaum zehn Minuten. Anschließend werden die Anwender geschult: In rund einer Stunde werden die grundlegenden Funktionen nahegebracht. Schon kann jede und jeder Dokumente ins System bringen, sie dort verwalten und verfügbar machen. Da die Lösung von eintönigen Aufgaben befreit und echte Zeitersparnis bringt, wird sie in der Regel schnell akzeptiert.

Das zeigt: Die Einführung einer effizienten DMS-Lösung kann schnell, modular und Schritt für Schritt erfolgen. Das Team kann sich evolutionär mit Neuerungen vertraut machen und wird nicht über Nacht mit komplett neuen Workflows konfrontiert. Dadurch bleiben die Kosten für die Implementierung im Zaum und – das ist wichtig – die Belegschaft wird auf sanfte Weise in Richtung digitaler Dokumentenzukunft geführt.

Die Software hat sich bereits bei einer Vielzahl mittelständischer Betriebe bewährt. Das verbesserte Informationsmanagement macht sich schnell durch kürzere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten bemerkbar. Es wird produktiver gearbeitet, es bleibt mehr Zeit für alle Kernaufgaben und Projekte. Optional ermöglicht der Kyocera Workflow Manager auch eine rechtssichere digitale Signatur, womit auch zentrale rechtliche und datenschutzbezogene Anforderungen voll erfüllt werden.

Möchten Unternehmen mit digitalen Workflows besser den Anforderungen ihrer Belegschaft an mobiles Arbeiten gerecht werden, können cloudbasierte DMS-Lösungen die richtige Antwort sein: Der Kyocera Cloud Information Manager ermöglicht als SaaS-Lösung den sicheren Zugriff auf Geschäftsdokumente über einen Webbrowser. Die Benutzer können von überall auf die Dateien zugreifen und Dokumenten-Workflows bearbeiten. Gespeichert werden alle Dokumente auf einem verschlüsselten Server, auf den nur die Benutzer mit ihren Anmeldedaten Zugriff haben. Administratoren können dabei den Zugriff nach Dokumenten- oder Benutzerkategorien verwalten, was die Plattform anwenderfreundlich und gleichzeitig hochsicher macht.

Erfolgsfaktor Archivierung

Neben der Erstellung und Bearbeitung digitaler Dokumente brennt auch das Thema Archivierung vielen Anwendern unter den Nägeln. Hier gilt es, Informationen für das gesamte autorisierte Team jederzeit verfügbar zu machen. Eine optimierte Zusammenarbeit und prozessorientiertes Arbeiten auch vom Homeoffice aus sind zentrale Anforderungen.

Nicht zuletzt sorgt Kyocera mit seinen digitalen Dokumentenmanagement-Lösungen dafür, dass Unternehmen mühelos alle aktuell geltenden Sicherheitsbestimmungen einhalten und sämtliche gesetzlichen Vorgaben für Langzeitarchivierung erfüllen.