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Automatisierung

Ein weiterer Tag in der endlosen E-Mail, Meeting- und Telefonschleife verbracht und nichts geschafft? Als operative*r Mitarbeiter*in kennt man diese Routine nur zu gut.

Wir schreiben das Jahr 2021 und Geschäftsprozesse zu automatisieren ist längst überfällig. Laut der jüngsten Deloitte Studie nutzten 2020 weltweit 73 Prozent der Unternehmen inzwischen neue Technologien wie Robotic Process Automation oder Low-Code als Teil ihrer Automatisierungsstrategie. Das sind 53 Prozent mehr als im Vorjahr und zeigt, dass die Pandemie die ohnehin steigende Tendenz deutlich beschleunigt hat. Die Studie zeigt aber auch, dass viele Unternehmen bei der Planung oder Umsetzung einer unternehmensweiten Automatisierungsstrategie unter anderem immer noch bei der Prozessfragmentierung und „IT Readiness“ scheitern.

Welche Möglichkeiten haben COOs oder Operations-Teams, wenn die erforderlichen Ressourcen fehlen? An dieser Stelle kommen No-Code Technologien ins Spiel, denn Digitalisierung ist nicht zwangsläufig nur für IT-Abteilungen reserviert. Auf Basis von Templates können auch Mitarbeiter*innen aus den operativen Bereichen zuverlässige, komplexe und sogar „Enterprise-Grade“ Anwendungen zur Automatisierung von Betriebsabläufen erstellen. Je nach Bedarf kann bereits die Automatisierung einiger Schlüsselprozesse den Arbeitsalltag vereinfachen.

Aber nicht jede Branche nimmt die Workflow-Automatisierung gleichermaßen an – KMU, Fintech, Sales & Marketing und das Gesundheitswesen sind einige der Ausreißer. In der Praxis ist es jedoch für jedes Unternehmen möglich, seine Prozesse zu automatisieren. Unabhängig von der Branche, sind hier fünf Schlüsselprozesse, die Sie automatisieren sollten, um enorme Ressourcen zu sparen und den größtmöglichen Nutzen aus der Automatisierung zu ziehen:

1. Kunden-Onboarding

Es gibt nur wenige Prozesse, die nachweislich einen so bedeutenden Einfluss auf das Unternehmensgeschäft haben, wie das Kunden-Onboarding. Überraschenderweise ist das genau der Bereich, der häufig überhaupt nicht automatisiert wird. Das liegt vor allem daran, dass es vor der Einführung von No-Code keine kosteneffizienten Möglichkeiten gab diesen Prozess anzupassen. 
Automatisierte Onboarding-Lösungen sind jedoch äußerst sinnvoll, um neuen Kunden die grundlegenden Funktionalitäten und Werte Ihres Unternehmens vorzustellen. Darüber hinaus bietet es einen aussagekräftigen Rahmen für die Analyse des Kundenerfolgs und -verhaltens.

Aber was bleibt dann noch vom menschlichen Element übrig? Obwohl die Automatisierung für eine höhere Effizienz und Qualität in Ihrem Kunden-Onboarding-Erlebnis sorgt, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass der Human Touch des Kundenerfolgs ersetzt wird. Vielmehr bedeutet es, dass das Kundenteam, sich anstatt auf umfangreiche technische und administrative Aufgaben auf das eigentliche Kundenerlebnis fokussieren kann. Während im Hintergrund die technischen und operativen Prozesse vollständig automatisiert und korrekt ausgeführt werden.

2. Bestandsmanagement und Fulfillment

Für produktbasierte Unternehmen ist die Versand- und Bestandsverwaltung eines der zentralen Prozesse, die automatisiert werden sollten. Wenn beispielsweise die Auftragserfüllung und Bestandsverfolgung immer noch manuell verwaltet wird, sind sie fast ausschließlich auf die Mitarbeiter*innen vor Ort angewiesen. Wenn sich dann die Nachfrage oder die Arbeitsbedingungen plötzlich ändern (zum Beispiel bei einer Pandemie), wird die Auftragskapazität, um diesen Prozess durchzuführen, stark begrenzt.

Durch Automatisierung kritischer Koordinationsschritte, wie Übergabe- oder Bestandsverwaltungsaufgaben, fällt der manuelle Bedarf weg und schafft neue Freiräume. So kann sich ein Team, eher  den Aufgaben widmen, die ein wenig Fingerspitzengefühl erfordern – zum Beispiel ein Kundengespräch führen oder einfach ein Sofa in den Kofferraum eines Kunden zu hieven.

Der Punkt ist, ein Unternehmen muss nicht seine Belegschaft erweitern, um mehr Produkte zu verkaufen und auszuliefern. Es reicht damit anzufangen, Koordinationsschritte zu automatisieren, die 50-60 Prozent der operativen Arbeit in Unternehmensprozessen ausmachen und den Teams ihre Zeit für wichtigere Aufgabe wieder zurückzugeben.

3. Aufgaben der Vertriebsabteilung (CRM)

Wenn wir über eine moderne Vertriebsorganisation sprechen, gibt es normalerweise zwei Gruppen: die Mitarbeiter*innen mit Kundenkontakt oder CRM-Manager*innen im Innendienst. Jeder, der schon einmal in einem CRM-Team gearbeitet hat, weiß, wie wichtig es ist, Informationen aktuell und strukturiert zu halten. Durch den Einsatz automatisierter Prozesse und Formulare kann ein CRM jedoch vom Beginn sauber und akkurat aufgebaut werden. Jeder Schritt wird vom ersten Kontakt mit einem neuen Interessenten oder Kunden akribisch erfasst, ohne dass eine einzige E-Mail oder ein Telefonat zwischen dem Team erforderlich ist. Mit der Integration von Vertragsdatenbanken und eSign-Apps lassen sich sogar Prozesse für Preisangebote, Vertragsmanagement und Vertragsverhandlungen mit Partnern vollständig automatisieren.

Das CRM ist absolut erfolgsentscheidend für den Vertrieb. Der Einsatz von No-Code kann daher den Zeitaufwand für diesen Prozess deutlich reduzieren und langfristig den sauberen Aufbau einer Vertriebsdatenbank garantieren.

4. Reporting

Das Reporting ist ein weiterer Bereich, der sich für Automatisierung eignet, aber gerne von  Unternehmen übersehen wird, da es ein interner Prozess ist. Viele Betriebsleiter verlassen sich noch immer auf manuelle Reporting-Berichte. Die kommen häufig als klassische Tabellenkalkulation und bestehen aus Prozessdaten, Umsätzen und Einträgen. Es ist eine anerkannte und weitverbreitete Methode zur Darstellung von Informationen, aber sie ist sehr zeitintensiv, fehleranfällig und muss kontinuierlich gepflegt werden. Schätzungsweise 90 Prozent der Excel-Tabellen von Unternehmen sind fehlerhaft, wie Untersuchungen zeigen.

Automatisiertes Reporting hingegen gewährleistet die Genauigkeit der Daten. Solange Ihre Datenquelle nicht beschädigt ist, können Sie sich darauf verlassen, dass jedes Mal die gleichen Daten in den gleichen Intervallen aus den gleichen Quellen gezogen werden. Die Erfahrung zeigt,  dass die Extraktion von Daten, die Zusammenstellung und Formatierung von Berichten 95 Prozent des Arbeitsaufwands für die Berichterstellung ausmacht. Und genau deshalb sollte dieser Vorgang unbedingt automatisiert werden.

5. Buchhaltungs- und Finanzprozesse

Viele Finanzprozesse sind heute zumindest teilweise automatisiert. Das ist auch der Tatsache geschuldet, dass mittlerweile Buchhaltungs- und Bankdienstleistungen fast ausnahmslos online stattfinden. Da liegt es nahe, das auch Finanzprozesse, die diese Dienste nutzen, automatisiert werden können und auch sollten. Prozesse wie die Bezahlung von Rechnungen, die Rechnungsstellungen, die Bearbeitung von Belegen und die Gehaltsabrechnung – allesamt wiederkehrende, vorhersehbare und zeitintensive Prozesse, die sich deshalb ideal für eine Automatisierung anbieten.

Außerdem hilft der Einsatz von Automatisierung im Finanzwesen jedem Team, unzeitgemäße und kostspielige Fehler zu vermeiden – zum Beispiel verpasste oder verspätete Zahlungen sowie falsche Rechnungen. Als Ergebnis können Sie einfache, vorhersehbare, automatisierte Prozesse implementieren, die es den Teams ermöglichen, sich auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren, anstatt auf finanzielle Details.

Vorwärts gehen, aber schneller   

Die ersehnte Rückkehr zur alten „Normalität“ wird es nicht geben und das ist auch richtig so. Das Konzept von "Business-as-usual" wird eine neue Bedeutung erfahren und auch  Remote-Arbeit wird sich sehr wahrscheinlich als dauerhafte Option durchsetzen. Es ist nun Zeit nach vorne zu schauen und operative Prozesse, die uns bislang im Alltag gebremst haben zu automatisieren. No-Code Lösungen bieten hierfür den schnellsten und effizientesten Weg. Viele Unternehmen haben deshalb ihre wichtigsten Geschäftsabläufe schon während der Pandemie mit automatisierten Prozesse unterstützt, die mit No-Code-Plattformen erstellt wurden.

Automatisierung ist nicht schwierig, wenn Sie die richtigen Tools verwenden. Es ist ein guter Ansatz, wenn Sie zunächst die Prozesse mit dem größten Koordinationsaufwand identifizieren,  automatisieren und diese schrittweise erweitern.

Jan Hugenroth, Geschäftsführer
Jan Hugenroth
Geschäftsführer, Next Matter
Jan ist Gründer und Geschäftsführer von Next Matter - der Standard-Softwarelösung für Operations-Teams. Mit einem starken Sinn für Operations und Verstand für Technologie beschloss er 2018, beide Welten zu verbinden und Next Matter zu gründen. Die Begeisterung für schlanke Prozesse und effizientes Teamwork entwickelte er in seiner Zeit als Engagement Manager bei McKinsey & Company. Dort betreute er Kunden zu Themen wie Digitalisierung, organisatorischen Veränderungen, Prozessoptimierungen und Wachstumsstrategien. Mit seiner langjährigen Erfahrung als Operations Manager und Entwickler weiß Jan, wie anspruchsvoll die Koordination von Teams und Automatisierung von Prozessen sein kann. Manuelle Prozesse und langwierige Entwicklungszeiten kann sich aber heute kein Unternehmen mehr leisten. Deshalb will Jan mit seinem Team Next Matter als Schaltzentrale aller operativen Prozesse etablieren - das Herzstück jedes Operations-Teams.


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