Thought Leadership
Bei vielen Unternehmen geht es derzeit nicht mehr darum die ersten Schritte in Sachen Digitalisierung zu wagen, denn diese sind viele Unternehmen bereits gegangen. Vielmehr geht es um die vorhandenen digitalen Schätze, die genutzt werden wollen. Diese digitalisierten Informationen stehen nun im Zentrum der Aufmerksamkeit.
Mittlerweile ist es für Unternehmen notwendig geworden, neue Wege einzuschlagen und ein Umdenken zu bewirken, um sich den mit dem Wandel einhergegangenen neuen Anforderungen widmen zu können.
Die Auswirkungen der Digitalisierung auf alle Bereiche und Ebenen von Unternehmen steht außer Frage. Experten sind sich einig, dass der wirtschaftliche Auf- oder Abstieg von Unternehmen immer häufiger von deren Umgang mit den durch die digitale Transformation entstanden Datenmengen abhängen wird, denn in sämtlichen Unternehmensprozessen wurden und werden kontinuierlich Daten gesammelt und generiert.
Mithilfe von intelligenten Technologien können Unternehmen diese Daten automatisiert analysieren und idealerweise Handlungsempfehlungen daraus ableiten. Die zunehmende Globalisierung und das Arbeiten in mobilen, zeitlich und räumlich oft getrennten Teams erfordern auch die Vernetzung von Prozessen, Produktionsmitteln und natürlich der Fachkräfte selbst.
Aus Daten wird Wissen
Systeme, die die Analyse und das Sammeln von Daten beherrschen, gibt es ja schon seit vielen Jahren. Doch heutzutage reicht dies alleine nicht mehr aus. Bei der stetig wachsenden Anzahl von Daten, ist vor allem die Qualität der Informationen entscheidend, denn aus technischen Analysen lassen sich oft durch die Unternehmen selbst kaum konkrete Handlungsrichtlinien ableiten.
Wo stehen die Datenanalyse und das Wissensmanagement? Sogenannte Insight Engines verhelfen zu einer qualitativen Aufbereitung von Big Data. Basierend auf den von Enterprise Search bekannten Technologien, schaffen sie eine Konsolidierung und gewinnbringende Nutzung des Unternehmenswissens. Sie sind selbstlernend, erweitern daher stetig ihr Wissen und stellen wichtige Informationen unmittelbar und proaktiv zur Verfügung. Dadurch ermöglichen Insight Engine Lösungen eine sogenannte 360-Grad-Sicht auf alle geschäftsrelevanten Daten innerhalb des Unternehmens.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter stets über einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsprozesse, Kunden- sowie Lieferantenbeziehungen, Abteilungen, Verantwortungen etc. verfügen. So kann nicht nur das Auffinden von relevanten Informationen optimiert, sondern auch die abteilungs- oder gar konzernübergreifende Zusammenarbeit enorm gefördert werden.
Abfragen beziehungsweise Fragen können ganz einfach in natürlicher Sprache gestellt werden. Das Verstehen der menschlichen Sprache wird mithilfe von Natural Language Processing und Natural Language Question Answering realisiert. Die verfügbaren Technologien und High End Produkte verstehen sowie interpretieren Textinhalte und sind in der Lage den Bedarf des Benutzers korrekt zu ermitteln und zu verarbeiten.
Somit erscheinen anstelle von endlosen Trefferlisten als Ergebnis alle benötigten Daten, ergänzt mit kontextspezifische Zusatzinformationen, die auf Basis von autonomen Analysen generiert werden. Der Anwender bekommt also immer öfter akkurate und ganz gezielte Antworten auf seine Fragen. Das System ist darüber hinaus fähig, selbstständig die Relevanz von Informationen auf Basis von Analysen und Beobachtungen zu kategorisieren und dadurch unwichtige Informationen zu verwerfen und wichtige rechtzeitig und zielgerichtet zur Verfügung zu stellen.
Um eine mühelose Anbindung und Integration der vorhandenen Unternehmensdatenquellen und dadurch das Auffinden der Daten gewährleisten zu können, halten Insight Engine Lösungen oft über hunderte Konnektoren für die unterschiedlichen Datenquellen bereit und können eine große Anzahl an Dateiformaten lesen. Typische Datenquellen wie Netzlaufwerke, Microsoft SharePoint und eine Vielzahl an ECM Systemen sind dabei nur ein kleiner Auszug.
Bild 1: Einfache Implementierung
Ein wichtiger Punkt ist in diesem Zusammenhang die Rechtverwaltung. Insight Engines prüfen bei jeder Abfrage die Zugriffsberechtigungen direkt an der Datenquelle, sodass nur befugte Personen die entsprechenden Ergebnisse angezeigt bekommen. Der Vorteil liegt klar auf der Hand, jede Änderung in den Zugriffsrechten wird sofort von Insight Engines berücksichtigt.
Modernes Wissensmanagement für effiziente Informationsprozesse
Gerade in unserer schnelllebigen Zeit spielt ein effizientes Zeitmanagement eine entscheidende Rolle. Prozesse müssen effizient gestaltet sein, damit Fachkräfte erfolgreich arbeiten können. Hinzu kommt noch die Tatsache, dass in einem modernen Arbeitsumfeld Mitarbeiter sehr häufig räumlich und zeitlich getrennt arbeiten sich aber bei Projekten oft auch mit externen Partnern intensiv austauschen und abstimmen müssen.
Moderne Such- und Wissensmanagementlösungen unterstützen Fachkräfte, dieser Dynamik und Beschleunigung standhalten zu können, verbessern den Prozess der Zusammenarbeit und stellen als Wissensplattform den Know-how-Transfer sicher. Insight Engines bieten Suchfunktionen, die es ermöglichen, Informationen aufzurufen, ohne die eigentlichen Core-Systeme (Datenquellen) zu öffnen. So ist es nicht mehr erforderlich einzelne Anwendungen und Programme manuell nach der gewünschten Information zu durchsuchen. Aus dem vorhandenen Index ruft die Insight Engine die Informationen zum Begriff auf. Daraufhin können alle Ergebnisse mithilfe der Vorschaufunktion vorab gesichtet werden. Erst beim Ausführen einer Aktion, etwa beim Öffnen eines Dokumentes, wird auf die ursprüngliche Datenquelle (Speicherort) zugegriffen und die entsprechende Anwendung, etwa Microsoft Word, PDF-Reader etc., geöffnet.
Mehr Möglichkeiten
Grundsätzlich handelt es sich bei einer Insight Engine um ein intelligentes lernendes System, das sich damit beschäftigt Informationen aus Daten zu extrahieren, zu analysieren und im richtigen Kontext zu verknüpfen, um Informationen in einer konsolidierten Sicht zur Verfügung zu stellen. Daher können diese Lösungen auch für weitere Aufgaben wie die automatisierte Klassifizierung (Kategorisierung) von Dokumenten eingesetzt werden. Nach dem Scannen extrahiert die Insight Engine bestimmte Informationen, analysiert diese und gleicht sie mit bereits abgearbeiteten Dokumenten ab. Sie lernt förmlich aus vorangegangenen Analysen. Dabei erkennt sie Muster und leitet das Dokument anschließend an die entsprechende Fachabteilung weiter.
Diese Fähigkeit unterstützt besonders Posteingangsstellen von Unternehmen mit einem hohen Volumen an Eingangsstücken, die heute Nachrichten und Unterlagen über die verschiedensten Kanäle wie Social Media oder E-Mail, aber auch noch klassisch als Brief erhalten. Da die Anfragen in den unterschiedlichsten Formaten sowohl in strukturierter, als auch in unstrukturierter Form ins Unternehmen gelangen, wird für die Mitarbeiter das Zuteilen und Weiterleiten immer zeitintensiver.
Fazit
Intelligente Lösungen wie Insight Engines können heute bereits in vielen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Dabei unterstützen und entlasten sie Mitarbeiter. Der effiziente und nachhaltige Umgang mit der Ressource „Daten“ wird zunehmend an Bedeutung gewinnen, um das interne Wissensmanagement und den Know-how-Transfer erfolgreicher und effizienter zu gestalten. So können in weiterer Folge Geschäftsprozesse beschleunigt, optimiert und reale Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz generiert werden.
Kathrin Stadler ist Trendscout und Wissensmanager bei der Mindbreeze GmbH.
