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CollaborationTool OnlineDie Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren bedingt durch Globalisierung und starkem Wettbewerb in den Märkten verändert. Unternehmen sind gezwungen nicht nur Ihre Produktion und ihr Go-to-Market zu optimieren. Auch an Büroarbeitsplätzen müssen neue Maßstäbe für die zu erzielende Produktivität angesetzt werden.

Dieser Trend geht einher mit der Forderung auch Mitarbeitern an Büroarbeitsplätzen, Werkzeuge an die Hand zu geben, damit sie ihre Aufgaben, auch in virtuellen Teams, ortsunabhängig, in kürzerer Zeit und in höherer Qualität bewältigen können. Parallel ist zu beobachten, dass immer mehr Arbeitnehmer nicht mehr an einem Ort ihrer Arbeitsaufgabe nachkommen, sondern an mehreren, wechselnden Arbeitsstätten oder von unterwegs arbeiten. Dies bedingt auch, dass die einzuführenden Werkzeuge ortsunabhängig einsetzbar sein müssen. 

Unified Communications and Collaboration Technologien sind auf dem Vormarsch. 39 Prozent von über 2.000 Nord-Amerikanischen und Europäischen Entscheidern im Bereich Netzwerke und Telekommunikation haben bereits 2011 in einer Umfrage festgehalten, dass die Einführung oder Erweiterung von Unified Communications and Collaboration entweder bereits erfolgt ist oder aber in den nächsten 12 Monaten eine hohe Priorität hat.*

Im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie setzen sich seit Jahren Collaboration-Werkzeuge verschiedener Hersteller durch. In der Praxis zeigt es sich, dass es nicht „das“ eine Werkzeug für alle Bedürfnisse gibt, sondern nur eine Vielzahl von Werkzeugen für verschiedene Ansatzpunkte, aus denen das Unternehmen wählen kann und dabei das jeweils passende finden muss. Dabei ist es irrelevant, ob die Werkzeuge als „On Premise“, also im Unternehmen selbst installiert, oder aus der Cloud (als aaS Modell) genutzt werden. Die Art der kundenindividuellen Installation entscheidet über die Betriebskosten, jedoch hat sie keinen Einfluss auf die zu hebende Produktivität.

In Projekten mit Kunden aus unterschiedlichsten Branchen und jeder Größe, hat sich gezeigt, dass ein Rollout der Werkzeuge ohne Beteiligung der Anwender nicht immer zielführend ist. Arbeitsplätze sind als soziotechnisches System zu betrachten. Optimierungen sind nur durch konsequente Verbesserungen im sozialen (Mitarbeiterrelevanten) und technischen Bereich zu erreichen. Die oft praktizierte wasserfallartige, flächendeckende Einführung einer Lösung berücksichtigt weder spezifische Bedarfe einzelner Mitarbeiterrollen noch stellt sie die Adoption sicher. Der Erfolg hängt somit im gleichen Maß von der Auswahl des Werkzeugs ab, wie von der Art der Einführung. Die Auswahl der Werkzeuge und die Festlegung einer Rollout-Strategie lassen sich am besten durch eine einheitliche Workshop-Methodik anhand eines Reifemodells abbilden. 

Dimension Data nutzt global eine solche Methodik zur Analyse von konkreten Situationen in Unternehmen und leitet daraus Handlungsempfehlungen bei der Einführung von Collaboration-Werkzeugen ab.

Das Wissen um den Status quo und um das Ziel

Der beste Startpunkt für die Planungen ist immer die Analyse der Ausgangssituation. Auf dieser Basis kann man dann die angestrebte Situation in der Zukunft beschreiben. Anschließend wird formuliert, wie man vom „Jetzt“ in die „Zukunft“ gelangt. Das Dimension Data Unified Communications and Collaboration Development Model (UCCDM) ist eine praktikable und pragmatische Möglichkeit, die Kompetenzen und Fähigkeiten unter Zuhilfenahme von operationalen und strategischen Kriterien zu analysieren. 

Wie funktioniert UCCDM?

Das Unified Communications and Collaboration Development Model wurde entwickelt, um in Kommunikations- und Collaboration-Projekten eine einheitliche Messbarkeit der Organisationsentwicklung zu erreichen. Das Modell ordnet eine Organisation auf operationalen und strategischen Handlungsfeldern ein und weißt dem Status quo und dem Zielstatus einen Reifegrad zu. Diese Reifegrade sind Basic, Converged, Unified und Optimized und beschreiben den Zustand jedes Handlungsfeldes im Moment und in der Zukunft. Aus dieser Analyse entwickeln die Experten von Dimension Data Handlungsempfehlungen für die nachhaltige Einführung von Collaboration-Werkzeugen. 

DimensionData Klein

Die zu untersuchenden Handlungsfelder sind:

OperationalStrategisch
1. Mitarbeiter1. Nutzersegmentierung
2. Technologie2. Architektur
3. Management & Betriebsführung3. Integration in den Geschäftprozess
4. Management der Betriebskosten4. Strategischen Wert
5. Benutzeradoption5. Benutzererleben
6. Management Information6. Governance & Nachhaltigkeit

 

Beispielhaft seien hier die möglichen Reifegrade im Bereich Nutzer-Segmentierung genannt. Der Reifegrad Basic ist charakterisiert durch die Tatsache, dass die organisatorische Hierarchiestufe bestimmend für das Vorhandensein von verschiedenen Werkzeugen für Kommunikation und Zusammenarbeit ist. So ist zum Beispiel dem Management die Nutzung von Videokonferenzsystemen vorbehalten und Mitarbeiterrollen mit einem Bedarf zur Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg haben keinen Zugriff darauf. Im Reifegrad Converged ist es bestimmten, hart abgegrenzten Benutzergruppen unabhängig ihrer Hierarchiestufe möglich die vorhandenen Collaboration-Werkzeuge zu nutzen. Im Reifegrad Unified existiert eine organisationsweite Nutzeridentifikation und Nutzungsregeln für diese Werkzeuge. Der höchste Reifegrad Optimised zeichnet sich dadurch aus, dass eine Nutzersegmentierung über alle organisatorischen Grenzen vorhanden ist und die Werkzeuge zur Optimierung der Zusammenarbeit intern, wie auch mit Lieferanten und Kunden eingesetzt werden. Es findet eine kontinuierliche Verbesserung statt. 

Wie kommt UCCDM zum Einsatz?

Das UCCDM wird von Dimension Data während eines eintägigen Workshops mit Vertretern aus allen Bereichen der Organisation angewandt, um Stärken und Schwächen in der Kommunikation und der Zusammenarbeit aufzuzeigen und im Nachgang eine Handlungsempfehlung für eine Rollout-Planung und eine Kommunikationsstrategie abzugeben. 

Es kombiniert das Wissen um die eigene Organisation mit der Kommunikations- und Collaboration-Expertise von Dimension Data. Das Analyseergebnis des UCCDM zeigt einer Organisation auf, wo Collaboration-Werkzeuge sinnvoll eingeführt werden sollen und wie die Einführung zu gestalten ist, damit die Investition nachhaltig zum Erfolg und zur Weiterentwicklung der Organisation führt. Mit dem UCCDM wird Collaboration nicht als IT-Rollout-Projekt betrachtet, sondern als das, was es im Kern ist – ein Projekt der Arbeitsplatzgestaltung und der Optimierung der internen Abläufe. 

Was haben Unternehmen davon?

Immer mehr Wertschöpfung findet an Büroarbeitsplätzen statt, Mitarbeiter müssen rollenspezifisch mit optimalen Werkzeugen ausgestattet werden, damit sie ihre Aufgaben effektiv und effizient bewältigen können. Die Planung des Rollout und die nachhaltige Nutzung dieser Werkzeuge ist keine reine Aufgabe der IT. Betrieb und Nutzung sind zwei unterschiedliche Seiten der Einführung von Werkzeugen zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Mit der Anwendung von UCCDM sichern Unternehmen die Steigerung der Produktivität ihrer Mitarbeiter nachhaltig und machen ihre Erfolge mess- und sichtbar. 

www.dimensiondata.com/de


Collaboration „zum Testen“

Auf der Collaboration Roadshow können Geschäftsführer, IT-Verantwortliche und Anwender aus IT-fremden Fachabteilungen sich selbst davon überzeugen, wie moderne Arbeitsplatzausstattung die Zusammenarbeit fördern kann. Dort wird nicht nur in einem Vortrag das UCCDM detailliert erläutert und vorgestellt, sondern auch verschiedene Lösungen an Exponaten präsentiert. Weitere Themen befassen sich mit Mobile Enterprise und Datensicherheit im Unternehmen. 

Link zur Anmeldung: www.dimensiondata.com/de-DE/Regional-Events/Dimension-Data-Collaboration-Roadshow


* Forrester Research: Forrsights Networks And Telecommunications Survey, 2011

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