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UC im Vergleich

Foto: Fuze/iStock

In vielen großen Unternehmen in Deutschland sollen derzeit die herkömmlichen On-Premise-Kommunikationslösungen ersetzt werden. Gesetzt ist meist – aufgrund der erhofften Vorteile – der Schritt hin zu Unified Communications (UC), bezogen als Software as a Service (SaaS). Große Unternehmen können als Alternative zu On-Premises zwischen drei Optionen wählen.

Im einzelnen sind dies:

  1. gehostete, individuelle UC-Services bei einem Partner ohne Carrier-Status
  2. Unified Communication as a Service (UCaaS) bei einem Partner ohne Carrier-Status
  3. und UCaaS bei einem Partner mit Carrier-Status.

Im folgenden Text werden diese drei Optionen erläutert, damit Unternehmen eine fundierte Entscheidung über ihren künftigen UC-Partner treffen können. Denn es gibt große Unterschiede zwischen UC-Lösungen, auch wenn sie oberflächlich betrachtet alle als SaaS-Angebote daherkommen.

Option 1: Gehosteter, individueller Service ohne Carrier-Partner

Bei einem gehostetem Service (Single Tenant) bekommt jeder Kunde eine eigene Instanz der UC-Software mit dedizierter Infrastruktur. Das erscheint sicherer und der Kunde weiß genau, wo sich seine Daten befinden. Die Anbieter versprechen alle Vorteile, die SaaS bietet: Es ist keine Installation und Wartung von On-Prem-Hardware nötig, die Kosten sinken, Opex statt Capex, die IT-Abteilung werde entlastet und die Skalierbarkeit sei höher. Das ist leider irreführend, denn bei genauer Betrachtung wird deutlich: Es handelt sich meist um herkömmliche On-Premise-Software, die von den Anbietern „SaaS-ifiziert“ wurde, indem sie gehostet angeboten und als Cloud-Lösung beworben wird. Die Produkte bieten nur eingeschränkt die Vorteile von SaaS. Zwar findet tatsächlich Outsourcing von Hard- und Software statt, aber Wartung, Administration, Skalierbarkeit und Kosten sind bei Weitem nicht so flexibel wie bei echten SaaS-Lösungen. Auch bei der Sicherheit müssen Abstriche gemacht werden.

Günstigstenfalls dauert es Stunden oder sogar Tage, um neue Tenant Accounts einzurichten. Die eigenständige Konfiguration der Software ist nur eingeschränkt möglich: Kunden brauchen in der Regel administrative Unterstützung durch den Anbieter, um Integrationen von Drittanbietern durchzuführen. Darüber hinaus ist die Skalierbarkeit gehosteter UC-Services beschränkt: Da jedem Kunden nur seine dedizierte Infrastruktur zur Verfügung steht, ist es zeit- und arbeitsaufwendig, hoch- oder runterzuskalieren. Der Kunde muss diese Unflexibilität berücksichtigen und ist somit wieder mit der Verwaltung beschäftigt. Dieser durch die Architektur begründete Sachverhalt sorgt auch für höhere Kosten: Die dedizierte Infrastruktur muss vom Kunden gezahlt werden, egal ob die Kapazität vollständig genutzt wird oder nicht.

Wenn sich Unternehmen dennoch für einen gehosteten UC-Service entscheiden, werden sie mit einem weiteren Nachteil konfrontiert: Es gibt auf dem Markt keinen Anbieter eines gehosteten UC-Service, der Carrier-Status hat. Das bedeutet, sie brauchen auf jeden Fall noch mindestens einen weiteren Service Provider, nämlich einen Telefonanbieter. Da die meisten Konzerne aber Niederlassungen auf der ganzen Welt haben, brauchen sie Verträge mit mehreren Telefonanbietern, da selbst die großen Anbieter nicht alle Länder abdecken. Neben den finanziellen und organisatorischen Nachteilen dieses Modells schlägt sich diese Konstellation auch negativ auf die Features der UC-Lösung nieder. Die drei UC-Komponenten Telefonie, Videokonferenzen und Instant Messaging arbeiten nicht nahtlos zusammen.

Option 2: UCaaS ohne Carrier-Partner

Gehostete UC-Services als Cloud Services zu bezeichnen, ist Cloudwashing. Bei einem echten Cloud Service wie UCaaS dagegen wurde die zugrundeliegende Software auch für diese Form des Deployments entwickelt. Mandantenfähige Systeme oder (Multi-Tenancy-Architekturen) bedienen mit einer Software-Instanz und der zugehörigen Infrastruktur verschiedene Nutzer. UCaaS-Lösungen bieten alle SaaS-Vorteile, wie etwa das Outsourcing der Hard- und Software sowie deren Wartung und Verwaltung. Mandantenfähige Software ist so konzipiert, dass sie sofort eingerichtet werden kann und umfassende Self Services bietet - anmelden und loslegen. UCaaS ermöglicht Kunden auch die Konfiguration und Anpassung ihrer Accounts. Kunden können Benutzer, Daten und sogar Integrationen von Drittanbietern ohne administrativen Support durch den UCaaS-Anbieter hinzufügen.

Bei der Skalierbarkeit spielt UCaaS alle Vorteile einer echten SaaS-Lösung aus: Ausgelegt auf tausende von Kunden, ist die Skalierbarkeit sehr hoch und passt sich elastisch der Nachfrage an. Dies ist das der Cloud zugrundeliegende Modell: mehr Flexibilität für den einzelnen Kunden durch Planung der Kapazität auf der Ebene aller Kunden. Das hat auch Kostenvorteile, die UCaaS-Anbieter an ihre Kunden weitergeben. Jedem einzelnen Mandaten steht die komplette freie Infrastruktur zur Verfügung. Ein Unternehmen hat ein anderes gekauft und will 5.000 neue User provisionieren? Nach ein paar Klicks können die neuen Mitarbeiter im System angelegt werden. Auch Lastspitzen durch z.B. viele gleichzeitige Videokonferenzen kann ein UCaaS-Anbieter effizient abfangen, denn Lastspitzen im Ressourcenbedarf eines Kunden werden durch den größeren gemeinsamen Ressourcenpool absorbiert. In die andere Richtung sind UCaaS-Lösungen natürlich genauso gut skalierbar. Sinkt z.B. die User-Zahl, weil eine Tochterfirma verkauft wurde, berechnet der UCaaS-Anbieter idealerweise schon im nächsten Monat einfach weniger User.

Auch liegt UCaaS-Lösungen das Security-by-Design-Prinzip zugrunde, weil der Markt an die Anbieter hohe Anforderungen stellt. Die Systeme verfügen über die richtigen Sicherheitsfunktionen (Verschlüsselung, Schlüsselverwaltung usw.) und Richtlinien (rollenbasierte Zugriffskontrolle, Multifaktor-Authentifizierung usw.), um die Kunden sowie ihre Endbenutzer und Daten zu schützen. UCaaS-Lösungen schneiden also besser ab und sind deutlich attraktiver. Doch auch hier gilt: Ist der UCaaS-Anbieter kein Carrier, sind diverse Nachteile vorprogrammiert.

Option 3: UCaaS mit Carrier-Partner

Unternehmen profitieren von vielen Vorteilen, wenn sie ihre UCaaS-Lösung von einem Anbieter beziehen, der auch Carrier ist. Neben den oben genannten SaaS-Benefits kommen die Business-Aspekte dazu: Unternehmen bekommen (abgesehen von der Internetanbindung) nur noch eine monatliche Rechnung für Telefonie, Videokonferenzen und Messaging – für alle Mitarbeiter weltweit. Ein Carrier kann außerdem Telefonnummern vergeben, verwalten und umziehen. Insofern kann das komplette Kommunikationssetup flexibel angepasst werden. Werden mehr oder weniger Telefonnummern benötigt, bietet ein UCaaS-Carrier die nötige Flexibilität. Verhandlungen mit einem Telefonanbieter entfallen.

Zudem bietet nur ein UCaaS-Carrier echtes (weil lückenlos geschlossenes) Single Number Reach. Zwar können auch UCaaS-Anbieter ohne Carrier-Status via VoIP Single Number Reach, aber nur solange das Smartphone über eine gute Datenverbindung (LTE oder 3G) verfügt – was in vielen Ländern leider oft der Fall ist. Ohne VoIP wäre der Endnutzer immer noch unter seiner Mobilfunknummer erreichbar und könnte damit auch Anrufe tätigen. Das wäre allerdings kein lückenlos geschlossenes Single Number Reach. Für echtes Single Number Reach muss die Verbindung zwischen User und Rechenzentrum auch den Fallback auf das GSM-Netz unterstützen. Dazu muss der UCaaS-Anbieter aber über eine Carrier-Lizenz und die nötige technische Infrastruktur verfügen.

Bei einem UCaaS-Carrier verschmelzen VoIP und Telefonie über Festnetz und Mobilfunk nahtlos. Auch die anderen zwei UC-Komponenten Videoconferencing und Instant Messaging arbeiten perfekt untereinander und mit der Telefonie zusammen. Die früher starren Grenzen zwischen Festnetztelefonie, Mobilfunktelefonie, VoIP, Videokonferenzen, Teilen von Inhalten, Senden von Dateien und Chats verschwinden und die Kommunikation wird fließend, passt sich ganz den Bedürfnissen der User an. Das sorgt für eine extrem hohe Usability, hervorragende Akzeptanz bei den Endanwendern, bessere Collaboration und letztlich höhere Produktivität.

Roland Lunck, Regional Vice President Germany
Roland Lunck
Regional Vice President Germany, Fuze
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