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Roboter

Egal ob Fachabteilung oder IT: Immer mehr Betriebe setzen sich mit „Robotic Process Automation“ (kurz RPA), der Prozessautomatisierung mittels Software-Robotern, auseinander.

Nach nunmehr vier Jahren kommen Unternehmen, die sich mit der recht jungen RPA-Technologie beschäftigt haben, zu einem entscheidenden Ergebnis: Die Versprechen aus den Hochglanzbroschüren der Produkthersteller decken sich nicht immer mit den eigenen Erfahrungen. Warum? Oftmals fehlt es an internem Know-how oder den nötigen zeitlichen Ressourcen. Doch vor allem mangelt es an einer strukturierten und methodischen Herangehensweise, um Prozesse mit Blick auf RPA auszuwählen und einzustufen.

Prozesse für RPA auf Herz und Nieren prüfen – so geht’s

Mit dem sogenannten, eigens entwickelten Vorgehensmodell unterstützt die Syncwork AG Unternehmen bei der methodischen Aufnahme und Bewertung von Geschäftsprozessen hinsichtlich ihres RPA-Potenzials. Das zugrundeliegende dreistufige Modell ermöglicht es, Geschäftsprozesse jeder Art zu bewerten – von einfach bis komplex sowie individuell nach den Kundenbedürfnissen.

Die Bewertung der RPA-Tauglichkeit erfolgt in den folgenden drei Schritten:

1. Prozessaufnahme:

Zunächst werden potenzielle Prozesse strukturiert aufgenommen und gesammelt. Das Ergebnis ist eine Übersicht der IST-Prozesse in Form von einheitlichen „Prozess-Steckbriefen“.

Prozessaufnahme

2. Bewertung:

Im nächsten Schritt werden die Prozesse auf Basis der Steckbriefe bewertet. Hierfür werden technische, prozessuale und kaufmännische Kriterien herangezogen. Bei der Entwicklung des Kriterienkatalogs können problemlos branchen- oder unternehmensspezifische Besonderheiten berücksichtigt werden.

3. Entscheidung:

Im letzten Schritt werden die bewerteten und klassifizierten Prozesse nach ihrer Tauglichkeit für Robotic Process Automation priorisiert. Ergebnis dieser Phase ist eine Gesamtübersicht der Prozesse hinsichtlich ihrer RPA-Eignung. Die Ergebnisse können im Anschluss in einer Potenzialanalyse weiterverwendet werden.

Das Vorgehensmodell kann schnell und einfach in Prozessoptimierungsprozesse integriert und somit Unternehmungen befähigt werden, das Vorgehensmodell schnell, effizient und langfristig einzusetzen.

Interdisziplinär zusammenarbeiten

Für die ganzheitliche Bewertung empfiehlt Syncwork den Einsatz eines RPA-Gremiums. Idealerweise befinden sich darin Repräsentanten unterschiedlichster Unternehmensbereiche. Neben Prozesskennern und der IT sollten auch Vertreter aus der Personalabteilung, Experten für Organisationsentwicklung und Mitglieder des Betriebsrates beteiligt sein. Idealerweise stuft das RPA-Gremium in der Bewertungsphase Prozesse hinsichtlich ihrer RPA-Tauglichkeit ein und entscheidet über die anschließenden Überführungen in Umsetzungsprojekte.

Ein Ergebnis der Entscheidungsphase kann auch sein, dass ein Prozess für eine RPA-Automatisierung noch nicht reif ist. Da das Prozessmanagement aufeinander aufbauend sowohl die Prozessoptimierung als auch Robotic Process Automation beinhaltet, können die Ergebnisse nahtlos für Verbesserungen der Geschäftsprozesse genutzt werden. Weil das Bewertungsmodell die kritischen Prozessmerkmale identifiziert, ist eine Prozessoptimierung sogar einfacher, schneller und effizienter möglich. Nach der Optimierung können Unternehmen dann erneut prüfen, ob sich der Prozess für RPA eignet.

RPA-Vorgehensmodell: In der Praxis erprobt und bewährt

In den vergangenen vier Jahren hat Syncwork unterschiedliche Kunden im RPA-Umfeld beraten: von der Automotive-Branche, über Banken- und Finanzinstitute, bis hin zu Pharma-Unternehmen. Anhand des Vorgehensmodell gelang es, die Prozesse zu identifizieren, die sich für eine Prozessautomatisierung mit RPA eignen. Infolge dessen konnten Routineaufgaben automatisiert, Arbeitsabläufe optimiert und Prozesse gestrafft werden. Immer mit dem Ziel, die Mitarbeiterproduktivität zu erhöhen.

Jörg Reimann ist Management Consultant und Bereichsleiter SAP bei der mittelständischen Management und IT-Beratung Syncwork AG.

www.syncwork.de/robotics

 

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