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IT-SOURCING 2019 – Einkauf meets IT
09.09.19 - 10.09.19
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09.09.19 - 10.09.19
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RPA

Wenn Industrie 4.0 auf prädigitale Tradition trifft, sind Schwierigkeiten vorprogrammiert. Robotic Process Automation (RPA) schafft Voraussetzungen, um auch mit alter EDV softwarebasierte Zeit- und Kostenersparnis zu erreichen.

„Zeit ist Geld“ heißt es sprichwörtlich, wenn es auf der Arbeit mal wieder schnell gehen muss. Jede Stunde, die das Personal am Werk ist, geht dem Unternehmen ans Portemonnaie − schließlich müssen die Mitarbeiter entlohnt werden. Entsprechend effizient und wirkungsvoll sollte es zugehen, damit sich die eingesetzte Manpower wirtschaftlich lohnt. Einer raschen und effektiven Abwicklung der vorgesehenen Aufgaben stehen jedoch oft Dinge im Weg, die ganz nebenbei anfallen und eigentlich gar nicht in den täglichen Ablaufplänen auftauchen. Fortlaufend wiederkehrende, relativ einfach zu lösende Aufgaben, die aber in großer Menge und Vielfalt auftreten und zwingend einer Erledigung bedürfen, kosten Zeit und binden Arbeitskraft.

So haben die Beschäftigten häufig überproportional viel mit Nebentätigkeiten zu tun, während die wesentlichen Dinge liegen bleiben und die Kernkompetenzen der Mitarbeiter im Dickicht zahlloser zusätzlich ablaufender Prozesse verlorengehen. Zeitgemäße Lösungen für derlei Probleme liegen häufig darin, etwaige Arbeiten mithilfe digitaler Technologien zu verrichten – im Zeitalter der Industrie 4.0 lässt sich dies in vielen Branchen bereits realisieren. Fortschrittliche Datenlieferanten wie das Internet of Things (IoT) gewähren dabei im Vergleich zu veralteten ERP-Systemen einen deutlich höheren Informationsfluss. Doch wenn neue Technologien auf alte Datenverarbeitungssysteme treffen, stößt auch der modernste Datenlieferant an seine Grenzen. Hier bietet der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) eine Lösung.

Zukunft vs. Vergangenheit

Wo Alt auf Neu trifft, kommt es in technischer Hinsicht naturgemäß zu Problemen. Sollen Maschinen ganze Arbeitsgänge übernehmen – und menschliche Interaktionen ersetzen −, brauchen sie zur adäquaten Ausführung entsprechende Informationen, etwa zur Funktionsweise des Unternehmens, zu den qualitativen Erwartungen oder zeitlichen Ansprüchen. Damit einher geht eine regelrechte Datenflut, eingespeist aus den Weiten des Internets der Dinge, angewandt auf die jeweiligen zu verrichtenden Tätigkeitsbereiche. In der Theorie ist dies recht einfach erzählt, praktisch bestehen jedoch teilweise Schwierigkeiten mit der Kompatibilität: modernste, digitale Technologien auf der einen, bestehende, mitunter veraltete ERP-Systeme auf der anderen Seite.

Insbesondere in Industrieanlagen sowie im produzierenden Gewerbe kommen häufig noch – aus digitaler Sicht – überholte EDV-Techniken, sogenannte Legacy-Systeme, zum Einsatz. Diesen fehlen in der Regel die notwendigen Schnittstellenfunktionen, um die IoT-Befehle ausführen und die erheblichen Datenmengen in die bestehenden Systeme integrieren zu können. Eine weitere Schwierigkeit besteht darin, dass ebensolche Maschinen oft speziell für einen bestimmten Betrieb entwickelt und angefertigt und auf die jeweiligen internen Besonderheiten ausgerichtet sind. Ein Austausch gegen neuere Geräte ist in den seltensten Fällen ohne Weiteres möglich. Modernisierungen oder eventuell nötige Umrüstungen bringen oftmals hohe Kosten und immensen zeitlichen und organisatorischen Aufwand mit sich – woran eigentlich gespart werden sollte. Wie lassen sich Legacy-Systeme also im Sinne digitaler Arbeitserleichterung steuern und mit den Schnittstellen des Internet of Things verbinden?

Alles aus einer Roboterhand

Abhilfe verspricht in solchen Fällen Robotic Process Automation. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung zur Automatisierung maschineller Arbeitsvorgänge, die die menschliche Schnittstellenbedienung ersetzt und daher als Brücke zwischen dem IoT und bestehenden ERP-Systemen dienen kann. Die Anwendung agiert dabei so, wie es ein Mitarbeiter tun würde – und kann ursprünglich für Menschen vorgesehene Aufgaben erledigen. Eine solche Prozessoptimierung ermöglicht eine interaktive Bedienung über die vorhandenen Benutzerschnittstellen und kooperiert darüber hinaus mit beinahe jeder Oberfläche einer Applikation. Selbst die branchenübergreifende Anwendung von RPA auf althergebrachte Apparaturen und antiquierte IT-Systeme, beispielsweise im Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern, lässt sich sowohl als kurzfristige Lösung wie auch als langfristige Antwort auf etwaige Probleme umsetzen. Außerdem spielt der Faktor Zeit hier eine Rolle.

RPA-Implementierungsprozess

Quelle: „meta:proc GmbH“

Zum Vergleich: Ein herkömmliches Tool zur Anbindung der veralteten Systeme ans IoT steht durchschnittlich erst nach sechs bis zwölf Monaten Entwicklungszeit zur Verfügung, eine RPA-Anwendung hingegen bereits nach etwa drei bis acht Wochen. Zudem bleiben die Installationskosten im Rahmen, da das bestehende ERP-System ohne teure Neuanschaffungen weiter nutzbar ist. Ein zusätzlicher Vorteil dieser Art digitaler Arbeitserleichterung: Die den Bots zugewiesenen Aufgaben werden, sofern gewollt, rund um die Uhr, zu jeder Tages- und Nachtzeit an 365 Tagen im Jahr absolviert. Außerdem erweist sich die Ausgliederung in qualitativer Hinsicht als äußerst risikoarm − korrekt programmiert arbeitet das System mit einer Fehleranfälligkeit von null.

Zu beachten bleibt jedoch, dass es nicht die eine RPA-Lösung gibt, die zu allen Unternehmen und sämtlichen ERP-Strukturen optimal passt. Vielmehr bedarf ein reibungsloses Funktionieren von RPA einer genauen Analyse: Welche Bedürfnisse müssen angesichts der zu erfüllenden Tätigkeiten befriedigt, welche unternehmensinternen Besonderheiten beachtet, welche Schnittstellen müssen kurz- und langfristig bedient werden? Ein eingehender Check hinsichtlich zu umschiffender Fallstricke – etwa ein unpassendes Schnittstellenangebot mancher Anwender sowie eventuell hohe Kosten und lange Implementierungszeiten – ist somit unumgänglich. Richtig angewandt kann RPA repetitive Arbeitsaufträge übernehmen, damit die Mitarbeiter ihre Zeit wieder mehr dem Kerngeschäft widmen können. Auch als kurzfristige Lösung akuter Probleme eignet sich die Softwareautomatisierung, um das IoT mit Legacy-Systemen zu verbinden.

Alexander SteinerAlexander Steiner ist Chief Solution Architect der meta:proc GmbH in Köln und übersetzt Kundenanforderungen in technisch umsetzbare Lösungen. Dabei nutzt er zuvor gemeinsam entwickelte Strategien, um die RPA-Implementierung optimal und möglichst nahtlos in eine existierende Unternehmens- und Prozesslandschaft einzubetten. (Bildquelle: „meta:proc GmbH“)

www.metaproc.com
 

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