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USU World 2018
06.06.18 - 07.06.18
In World Conference Center Bonn

CEBIT 2018
11.06.18 - 15.06.18
In Hannover

ERP Tage Aachen
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01.07.18 - 03.07.18
In H4 Hotel Berlin Alexanderplatz

KIKlassische Unternehmenssoftware – also Lösungen etwa für Finanzbuchhaltung, Kundenmanagement oder Projektsteuerung – stehen vor einem fundamentalen Wandel. Wie sieht Unternehmenssoftware der Zukunft aus? Und wie arbeitet man damit?

Während sie in den vergangenen Jahren vor allem zum Einsatz kamen, um abteilungsbezogene manuelle Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen, wird sie künftig dazu dienen, betriebliche Abläufe automatisiert und abteilungsübergreifend zu steuern. Eine Buchhaltungssoftware beispielsweise dient dann nicht mehr dazu, dem Buchhalter digital unter die Arme zu greifen, sondern sie erledigt die Buchhaltung weitgehend autonom. Möglich wird dies durch zweierlei: Erstens durch die Integration von Daten und Funktionen, zweitens durch die Anreicherung mit Verfahren der künstlichen Intelligenz (KI), etwa Mustererkennung, Deep Learning und Sprachsteuerung. Damit wird Unternehmenssoftware zunehmend die Rolle vom „Werkzeug“ hin zum Assistenten und digitalen Begleiter einnehmen. Sie erleichtert den Arbeitsalltag in Unternehmen und hilft bei der unternehmerischen Entscheidungsfindung.

Das kognitive Unternehmen: KI revolutioniert die Arbeitswelt

Bild 1: Das kognitive Unternehmen: Künstliche Intelligenz revolutioniert die Arbeitswelt

Sprachsteuerung: Der sprechende, digitale Assistent

Der Arbeitstag eines Geschäftsführers eines mittelständischen Unternehmens könnte schon bald so aussehen: Der Chef betritt seinen Arbeitsplatz, ein Schreibtisch mit Smartphone. Drucker, Papier und Stifte braucht er nicht mehr, alles ist digitalisiert. Er fragt in ein Mikrofon: „Scoper, wie war der Umsatz letzte Woche?“ Scoper ist der smarte, sprechende digitale Assistent der Scopevisio AG und ein Beispiel dafür, wie Unternehmenssoftware in der Zukunft aussehen wird. Scoper antwortet prompt und berichtet in klaren Worten die Umsätze aus der vergangenen Woche. Natürlich sehr differenziert nach Gebieten, Produkten und anderen Klassifizierungen. Sprachsteuerung ist eine Disziplin der künstlichen Intelligenzforschung. Sie soll durch verbale Fragen und Antworten die Bedienung der Software komfortabler und schneller machen und den Recherche- und Arbeitsaufwand minimieren. Was jedoch so einfach aussieht, ist in Wirklichkeit hoch komplex: Sprache basiert auf komplexen Mustern. Jede Stimme hat ihren eigenen Klang, Umgebungsgeräusche und Aussprachevarianten erhöhen die Komplexität. Scoper basiert daher auf einer erweiterten Logik und Phonetik. Wie die Erfolge von Alexa, Siri & Co. im privaten Umfeld zeigen, wird Sprachsteuerung ein gebräuchlicher Bestandteil der Mensch-Maschine-Kommunikation werden – auch im Unternehmen.

Von der „Holschuld“ zur „Bringschuld“: Künstlich-intelligente Software als Informationsdienstleister

Information war meist eine Holschuld desjenigen, der sie suchte. Sachbearbeiter stellten sich ihre Informationen auf Listen zusammen, die sie selbst abrufen und gegebenenfalls erneuern mussten. Nur für wenige Ereignisse konnten Benachrichtigungen eingerichtet werden. Sobald das Informationsbedürfnis konkreter wurde, musste der Anwender selbst Hand anlegen, um seine Informationen zu bekommen. Inzwischen ist es jedoch möglich, diese Holschuld des Anwenders in eine Bringschuld der Software zu verwandeln. Der Anwender stellt ein, welche Ereignisse und Aktivitäten mit welchen Details ihn interessieren und die Anwendung stellt ihm diese Ereignisse in einem übersichtlichen Feed zusammen.

Für unterschiedliche Informationsbedürfnisse können dabei individuelle Benachrichtigungsprofile eingestellt, aktiviert und deaktiviert werden. Der Anwender kann zum Beispiel festlegen, ob er zu Angeboten und Aufträgen informiert werden möchte und bei welchen Ereignissen dies geschehen soll: Angebot erstellt, Angebot geändert, Wiedervorlage, Betrag oder Interessent geändert usw. Er kann wählen, in welchem Rhythmus und auf welchem Weg er die Ereignis-Benachrichtigungen erhalten möchte, beispielsweise einmal wöchentlich donnerstags per E-Mail. Der digitale Assistent Scoper von Scopevisio ist so ein „Informationsdienstleister“: Er informiert individuell über unterschiedliche Kanäle, also zum Beispiel per Mail, im Chat, in Nachrichtendiensten wie Slack, Jammer, MS Teams oder in der Scopevisio-Software selbst über wichtige Ereignisse. Das können je nach Aufgabenbereich Benachrichtigungen zu Kunden, Abschlüssen, Ergebnissen, Freigaben, Geburtstage wichtiger Kunden sein. Er gibt aber auch proaktiv Hinweise auf fehlende Aktivitäten, etwa zu anstehenden Fristwahrungen. Anhand von Einstellungen und dem Nutzerverhalten lernt Scoper, was für den jeweiligen Anwender wichtig ist. Das neue, schnell verfügbare und gefilterte Wissen hilft dem Nutzer, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen und das Unternehmen mit sicherer Hand zu steuern.

Der digitale Assistent Scoper von Scopevisio

Bild 2: Der digitale Assistent Scoper von Scopevisio

Mit künstlicher Intelligenz Geschäftsprozesse automatisieren

Viele Geschäftsprozesse in Unternehmen unterliegen einer gewissen Routine, zum Beispiel die Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Frau A öffnet die Rechnung und leitet sie an Herrn B weiter. Herr B prüft ihre sachliche Richtigkeit und leitet sie an Frau C weiter. Frau C prüft ihre inhaltliche Richtigkeit erneut und leitet sie an Abteilungsleiter E weiter. Dieser gibt die Rechnung zur Zahlung frei – vielleicht heftet er sich noch eine Kopie in den Projektordner – und leitet sie an Frau F in die Buchhaltung weiter. Frau F kontiert sie, bucht sie und legt sie ab. So geht es tagein, tagaus, mit jeder einzelnen Rechnung. In Kleinbetrieben mag das noch gehen, aber je größer das Unternehmen ist, desto höher ist der Verwaltungsaufwand.

Moderne Software kann derartige Geschäftsprozesse automatisieren. Scopevisio arbeitet dazu zum Beispiel an einem abstrakten und multipel einsetzbaren Expertensystem auf Basis der erweiterten Booleschen Algebra mit einem integrierten Entscheidungsbaum. Hinzu kommt die Beherrschung von Unschärfe und Vagheit per mehrwertiger Fuzzylogik. Die Software lernt so bereits beim Scannen, Rechnungen auszulesen und Positionen zu erkennen, automatisiert zu kontieren, Anomalien wie Preisabweichungen einzelner Artikel zu erkennen und Routinerechnungen und Belege automatisiert zu verbuchen. Sie erkennt auch, wenn etwas mit einer Rechnung nicht stimmt und erlaubt es, Abweisungsgründe oder Stopp-Merkmale zu hinterlegen. So verläuft die Verarbeitung schnell, qualitätsgesichert und um ein Vielfaches effizienter als bei der manuellen Verarbeitung. Und wenn eine Rechnung beanstandet werden muss, liegen entsprechende Textbausteine für die Kundenkommunikation im System bereit.

Apropos Kunden: Dank künstlicher Intelligenz und Deep-Learning-Verfahren kommt der Computer dem Marketing und Vertrieb zur Hilfe: Mitarbeiter müssen nicht mehr selbst Business-Regeln eingeben, die in der Vergangenheit zu einem unübersichtlichen Wust an Regeln führten. Selbstlernende Systeme können ab dem ersten Kontakt Daten über Kunden zusammentragen und Muster im Kunden- und Verkäuferverhalten erkennen. Das erlaubt Vorhersagen darüber, welche Aktivitäten zu welchem Zeitpunkt bei welchem Kunden erfolgversprechend sind. So hilft künstliche Intelligenz dem Mitarbeiter, zur richtigen Zeit das Richtige zu tun.

Grundvoraussetzung: Integration

Die Grundvoraussetzung dafür, dass die Verfahren der künstlichen Intelligenz funktionieren und ihre volle Wirkung entfalten können ist, dass geschlossene Systeme geöffnet und Daten-Silos abgeschafft werden. Denn nur dann lassen sich Informationen abteilungsübergreifend auswerten und verarbeiten. Scopevisio hat dazu mit seinem offenen und integrierten Plattformkonzept in der Cloud die Grundlage geschaffen. Damit lassen sich verschiedene interne Geschäftsbereiche wie Marketing, Vertrieb, Finanzen und Controlling sowie zentrale Geschäftsprozesse wie Vertriebssteuerung, Projektmanagement, Abrechnung, Buchhaltung und Dokumentenmanagement in einer zentralen Lösung integrieren. Da Scopevisio ein offenes System ist, erlaubt es zudem den medienbruchfreien Datenaustausch mit Drittanwendungen und deren Integration, etwa mit DATEV, Microsoft oder Creditreform.

Fazit und Ausblick

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz in Unternehmenssoftware wird bestimmte Aufgabengebiete und Berufsprofile verändern. Statt mit Routineaufgaben wird sich der Buchhalter zum Beispiel als Finanzcontroller künftig stärker mit strategischen Unternehmensfragen auseinandersetzen, welche die künstlich intelligente Software auf seine Agenda setzt. Zum Beispiel, weil sie auffällige Kennzahlen oder Benchmarks identifiziert hat oder zukünftige Finanzierungslücken prognostiziert, die mit dem bloßen Auge schwer erkennbar sind. Angst, dass KI Menschen ersetzen könnte, ist allerdings unbegründet.

Dr. Jörg Haas„Ein Algorithmus kann zwar lernen und die richtigen Antworten geben, die er aus vorhandenen Daten extrahiert und auf die Zukunft prognostiziert. Er versteht jedoch den Sinn bzw. die Bedeutung dahinter nicht. Also ist ein Programm nicht wirklich intelligent im menschlichen Sinne, sondern erscheint nur als intelligent. Auch ist eine Software nicht empathisch“, erläutert Dr. Jörg Haas, Gründer und visionärer Kopf der Scopevisio AG. „Durch ihre Rechenleistung können künstlich intelligente Systeme jedoch Muster aufdecken, Zusammenhänge erkennen und logische Schlüsse ziehen, was ein Mensch bei sehr großen Datenmengen kaum so leisten könnte. Und damit sind sie in Zukunft wichtige Partner bei der unternehmerischen Entscheidungsfindung. Ich glaube insgesamt an eine positive Zukunft durch Digitalisierung und künstliche Intelligenz. Die Menschen werden wieder mehr Zeit für strategische Themen haben.“

Marita BäumerMarita Bäumer, freie Redakteurin aus Hamburg

www.scopevisio.com

 

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Sascha Giese

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