Prozesse automatisieren auf No-Code-Basis

SAP-Cloud-Integration

Die beiden häufigsten und relevantesten SAP-Cloud-Integrationsszenarien zielen auf die effiziente Replikation von SAP-Daten in verschiedenen Cloud-Datenplattformen sowie auf die Integration und Automatisierung von SAP-Prozessen ab. Die Voraussetzung dafür bilden passende Schnittstellen und Konnektoren.

Immer mehr Unternehmen wollen ihre SAP-Daten möglichst vollständig, performant und schnell in andere Cloud-Zielumgebungen übertragen, um sie dort mit anderen Daten zusammenzuführen, zum Beispiel für monatliche Auswertungen und Prognosen in den Bereichen Sales, Controlling oder HR. Das soll ohne Programmieraufwand und Eingriff in die SAP GUI geschehen. Gleiches gilt zunehmend auch für SAP-Prozesse: Diese in diversen Cloud-Anwendungen abzubilden und mit anderen Lösungen zu verknüpfen, ist die Basis, damit der angestrebte Automatisierungssprung gelingt.

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Das Erreichen beider Ziele hängt von der Wahl der richtigen Schnittstelle beziehungsweise des geeigneten Konnektors ab. Denn SAP ist auch nach einer Migration in die Cloud eher unzugänglich und abgeschirmt. In Abhängigkeit vom Hosting-Ort der Cloud müssen außerdem teilweise längere Netzwerkstrecken zurückgelegt werden.

SAP-Datenintegration

Zunächst zur SAP-Datenintegration. Gemeint ist damit die automatische Übertragung von Daten aus dem SAP-System (On-Premises oder Cloud) in andere Zielumgebungen per Schnittstelle. Die Daten werden beispielsweise in unterschiedlichen Formaten direkt in einer Datenbank zur Verfügung gestellt. Die SAP-Schnittstelle soll diese Schritte im Hintergrund ausführen, ohne dass der Nutzer es im Alltag bemerkt. So ermöglicht sie den schnellen und sicheren Zugriff auf SAP-Daten, damit die einzelnen Abteilungen des Unternehmens diese in ihren gewohnten Zielumgebungen nutzen können.

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Die zentralen Herausforderungen bei der Datenintegration sind die Lagerung von Daten an mehreren Orten und in verschiedenen Formaten, ein hohes Datenvolumen, die Latenzzeit sowie Zeitaufwand, Kosten und Komplexität der genutzten Werkzeuge. Außerdem spielt die Sicherheit ebenso eine Rolle wie die Frage der Lizenzierung und Zertifizierung.

In Eigenregie und mit SAP-Bordmitteln kaum zu realisieren

Hieraus erklärt sich auch der hohe, regelmäßig unterschätzte Aufwand für die Entwicklung, Wartung und spätere Anpassung einer Schnittstelle in Eigenregie. Außerdem ist eine eigene Lösung durch das Abwandern von Knowhow gefährdet, wenn für die Schnittstelle verantwortliche Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Gegen die Software, die SAP zur Datenauswertung und -weiterverarbeitung selbst anbietet, sprechen wiederum die erforderliche Betreuung, nicht ausreichende offene Standards und höhere Kosten. Ebenso sind intensivere Schulungen notwendig, um die häufig weniger benutzerfreundlichen Anwendungen zu erlernen.

Wo klassische Entwicklungs- und Consultingprojekte Wochen, Monate und manchmal Jahre beanspruchen, verkürzt der No-Code-Ansatz einer unabhängigen Schnittstelle die Implementierung auf wenige Tage. In der Regel geht der Implementierung eine mehrwöchige Testphase in der eigenen Umgebung mit dem eigenen SAP-System voraus. Zu Beginn verbindet sich die Schnittstelle mit SAP, außerdem werden Nutzer-Berechtigungen erteilt. Ebenso vergeben die Verantwortlichen die benötigten Zugriffsrechte für die anzusteuernden Drittumgebungen.

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Kaum erschlossenes Anwendungsspektrum

Anschließend können Unternehmen jederzeit die aktuellen Daten für Analysen extrahieren und in zahlreiche gewünschte Zielumgebungen integrieren. Das können Vermessungs- und Beschaffungsdaten sein, die für Reporting-Zwecke in der Google Cloud bereitgestellt werden. Oder es handelt sich um Rohdaten, die zuverlässig in den Amazon S3 Data Lake übertragen werden, um anschließend für eine bessere Preis- und Verfügbarkeitsplanung agil die Kundennachfrage zu prognostizieren. Für die jeweiligen Abteilungen beschleunigen sich die Arbeitsabläufe durch die Automatisierung enorm und Fehler werden auf ein Minimum reduziert.

Das gesamte Anwendungsspektrum der über eine unabhängige Schnittstelle integrierten SAP-Daten ist groß: Verwaltung in einer performanteren Datenbank (Cloud und „klassisch“), Anreicherung mit Informationen aus anderen Systemen oder Visualisierung aller unternehmenskritischen Daten, etwa der Soll-Ist-Vergleich über ein BI-Tool für den Vertrieb oder die Produktion. Zu den angebotenen Zielumgebungen gehören Datenbanksysteme wie SQL Server, PostgreSQL, Oracle, die beliebten Cloud-Storage-Dienste AWS Redshift, AWS S3, Azure Blob, Azure Data Lake, Azure SQL und Snowflake sowie die führenden BI- & Analytics-Lösungen Alteryx, Power BI, Qlik, Azure Synapse Analytics und Tableau.

Flexibilität für zukünftige Anpassungen

SAP-Extraktionen lassen sich außerdem leicht modifizieren, um neue Datenelemente aufzunehmen oder in andere Destinationen einzuspeisen. Teure und zeitaufwändige ABAP-Programmierungen sind somit nicht mehr erforderlich. Möglich sind sowohl Massendatenextraktionen als auch ein inkrementeller Abzug. In beiden Fällen können mehrere Übertragungen parallel geschehen.

Mit einem Cloud Konnektor können Unternehmen ihre SAP-Prozesse über ihre vertrauten Cloud-Anwendungen direkt im Webbrowser gestalten, automatisieren und integrieren.

Christoph Schuler

Eine unabhängige Schnittstelle sorgt aber nicht nur für einen reibungslosen Ablauf, sondern auch für nahezu uneingeschränkte Freiheit bei der Auswahl der Anwendungssoftware. Da die zuständigen IT-Entscheider keine Kompromisse in puncto Kompatibilität eingehen müssen, können sie ihren Fokus im Auswahlprozess auf die übrigen Anforderungskriterien für die jeweils beste Software legen. Wichtig ist dabei die Agilität der Schnittstelle. Sie sollte einfach auf andere benötigte Daten oder neue Zielumgebungen adaptierbar sein, sodass die IT-Abteilung bei einer Anpassung nicht mehr eingebunden werden muss. Darüber hinaus können Unternehmen den Zugriff auf die Daten im SAP-System auf die notwendigen Informationen beschränken, um so die Sicherheit des Systems zu verbessern.

SAP-Prozesintegration: Effizienz steigern ohne Programmierung

Inzwischen geht es nicht mehr nur um SAP-Daten. Mit einem Cloud Konnektor können Unternehmen ihre SAP-Prozesse über ihre vertrauten Cloud-Anwendungen direkt im Webbrowser gestalten, automatisieren und integrieren. Die No-Code-Lösungen verbinden SAP und web- oder cloudbasierte Anwendungen und sorgen dafür, dass auch komplexe Prozessabläufe Systemgrenzen überwinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob SAP On-Premises oder in der Cloud betrieben wird. Anwender können Prozesse individuell nach Bedarf gestalten und zu jeder Zeit über eine zentrale Plattform orts- und geräteunabhängig auf Daten zugreifen, auch ohne SAP-Wissen. Typische Cloud-Anwendungen wie Salesforce, Nintex, Power Automate und viele mehr lassen sich so reibungsfrei und wartungsarm verbinden.

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Ein großer Vorteil liegt im Master Data Management, bei dem SAP die zentrale Rolle spielt. Auf die Kunden- oder Materialstammdaten müssen sich Unternehmen verlassen können. Oft sind in die Datenpflege mehrere Personen involviert und weitere verantwortlich für die Prüfung und Freigabe von Änderungen. Für das Data Management existieren jedoch Umgebungen mit größerem Fokus auf Nutzerfreundlichkeit und Kollaboration wie beispielsweise SharePoint. Das Übertragen der dort hinterlegten und freigegebenen Daten in SAP kann mit einem Konnektor per Knopfdruck automatisch geschehen. Dies beschleunigt den Prozess und minimiert Fehler bei der manuellen Eingabe.

Starke Vereinfachungen

Ein weiteres Beispiel ist das Anlegen eines Business Partners: Über Tools wie Power Apps oder Nintex Forms kann ein Eingabeformular frei gestaltet werden, in das der Anwender den Namen des Partners, Adress- und Bankdaten sowie weitere Informationen einträgt. Im Vergleich zur Erfassung in SAP mittels mehrerer Eingabemasken wird der Prozess stark vereinfacht und benutzerfreundlicher gestaltet – SAP-Kenntnisse sind dabei nicht mehr erforderlich. Nach Übermittlung des Formulars erfolgt die Verbuchung in SAP vollautomatisiert innerhalb einer frei wählbaren Workflowlösung.

In Kombination mit der Microsoft Power Platform lassen sich außerdem zahlreiche Prozesse automatisieren und integrieren, die heute noch langsam und fehleranfällig ablaufen. Beispiele sind der automatische Übertrag von Rechnungsdaten aus einer SharePoint-Tabelle nach SAP, ein Urlaubsantrag mit mehrstufiger Genehmigung oder ein außerhalb von SAP ausgefülltes und automatisch weitergegebenes BANF-Formular.

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Fazit

SAP muss heute nicht mehr die verschlossene Auster sein, mit schwer zu extrahierenden Daten, komplizierter Anbindung an externe Lösungen und unflexiblen Prozessen. Schnittstellen und Konnektoren erlauben die vollständige No-Code-Integration von SAP in die Cloud-Umgebung der Unternehmen, auch bei hohem und stetig steigendem Datenvolumen oder zunehmender Prozesskomplexität. Zukünftig wird sich die Nachfrage nach einer Vernetzung der verschiedenen Unternehmenslösungen in der Cloud weiter steigern, auch weil die Akzeptanz hinsichtlich Sicherheit heute weitverbreitet ist. Der Hauptgrund aber: Die Wettbewerbsfähigkeit hängt entscheidend davon ab, über umfassende, datengestützte Analysen für strategische Entscheidungen sowie effiziente Prozesse zu verfügen.

Christoph Schuler

Theobald Software -

General Manager US

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