Ratgeber Management Software: Essentielle Funktionen für KMUs

Im Bereich der Management Software haben so genannte KMUs definitiv andere Anforderungen, als es bei Global Playern üblich ist, die in den großen Indizes an der Börse gelistet sind.

Aus diesem Grund kommen andere Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen in Frage, denn es bei den großen Firmen dieser Welt üblich ist. Generell ist die Auswahl der Tools im Projektmanagement Geschäft recht groß, jedoch sollte unbedingt auf die Anforderungen geachtet werden und natürlich auch auf die so genannte Usability, also die Nutzerfreundlichkeit.

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Wozu wird eine Projekt Management Software benötigt?

Mehr als ein Drittel der Arbeit in Firmen wird inzwischen durch das so genannte Projektgeschäft definiert und ausgemacht. Das bedeutet, dass es ich gemäß Definition um Aufgaben handelt, die nicht wiederkehrend sind, sondern einmalige Vorgänge darstellen, die über einen gewissen Zeitraum gelebt werden. Grundsätzlich sind Projekte für einen gewissen Grund vorhanden und können somit auch entsprechend geplant und abgeschlossen werden. Ein Projekt ist für einen vorher definierten Zeitraum ausgelegt, der sich zwar in der Praxis verlängern kann, jedoch irgendwann gibt es eine Deadline, so dass das Projekt beendet wird.

  • Die Projekt Management Software hilft bei der Planung und Steuerung des kompletten Projektes von A bis Z
  • Mit Hilfe der Software können Ressourcen geplant werden

Mit Hilfe einer Projekt Management Software können Projekte komplett getrackt und auch gesteuert werden. Die Projekt Management Software hilft dabei, einzelne Aufgabenpakete zu definieren und diese im Projektgeschäft entsprechend zu tracken. Sie hilft dabei, Zeiten und Ressourcen zu planen und zu steuern und darüber hinaus auch dafür zu sorgen, dass entsprechend viel festgehalten wird. In einer Projekt Management Software kann zum Beispiel das Pflichten- und Lastenheft abgebildet werden, was natürlich einen riesigen Vorteil gegenüber anderen Möglichkeiten bietet, wenn es um Projektsteuerungen geht.

Gleichzeitig hilft die Software auch dabei zu erkennen, wenn Zeitlinien nicht eingehalten werden können und die Gefahr eines Projektverzuges besteht. Vor allem Meilensteine spielen im Projektgeschäft eine wichtige Rolle. Diese können mit Hilfe einer Software natürlich ideal platziert und getrackt werden. Das Erreichen eines Meilensteines ist definitiv ein Projekterfolg, der sich sehen lassen kann und der zeigt, dass das Projekt vorangetragen wird und Fortschritte macht.

Weiterführende Informationen rund um das Thema Projekt Management Software finden sich z.B. in diesem Projekt Management Software Ratgeber online. Gerade kleinere und mittlere Firmen interessieren sich für den Vergleich verschiedener Softwarelösungen in diesem Bereich. Wer noch keine Erfahrungen mit den entsprechenden Softwarelösungen gesammelt hat, profitiert in der Regel davon, dass online Vergleiche und Berichte existieren.

Was macht eine gute Projekt Management Software aus?

Eine gute Softwarelösung bietet zum einen den Vorteil, dass sie einfach genutzt werden kann und dass mit ihr definitiv vieles sehr simpel realisiert werden kann. Vor allem intuitiv zu bedienende Programme sind gefragt und helfen dabei, schnell eine Planung in die Tat umzusetzen. Besonders hilfreich ist es, wenn die Software Lösungen in der Lage sind, eine attraktive Visualisierung des Projektzeitplanes anzubieten. Das heißt, dass die Projektpläne schnell z.B. in eine Präsentation eingearbeitet werden können und schnell gezeigt werden können.

Nicht gerade selten ist es im laufenden Projektgeschäft notwendig, dass auf die Schnelle eine Präsentation mit dem aktuellen Projekt Status erstellt und gezeigt werden soll. Wer dies mit Hilfe einer Software sehr schnell realisieren kann, wird von der Qualität der Software umgehend begeistert sein und definitiv davon profitieren, dass diese genutzt werden kann. Gerade für das Steering Committee ist es ratsam, wenn fortlaufend auch über den Projekt Status berichtet wird und wenn hier attraktive Visualisierungen zur Auswahl gestellt werden können.

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Welche Rolle spielt das Thema Risiko Management bei Projekten?

Das Thema Risiko Management spielt bei vielen Projekten eine entscheidende Rolle und kommt gerade dann zum Tragen, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen. Bereits vor dem Beginn des Projektes sollte über ein effektives Risiko Management nachgedacht werden. Das heißt konkret, dass darüber nachgedacht werden sollte, welche Risiken bei einem Projekt entstehen können und wie man mit diesen umgehen kann.

  • Aktives Risiko Management sichert den Erfolg eines Projektes
  • Alternative Szenarien können rechtzeitig evaluiert werden

Durch das Risiko Management bei Projekten können auch alternative Szenarien entwickelt werden. Wichtig ist, dass diese im Vorfeld bekannt sind und darüber nachgedacht wird, wann diese aktiv verfolgt werden. Grundsätzlich ist es also denkbar, hier sehr viel zu erleben und viele Fortschritte machen können, wenn das Risiko Management nachhaltig betrieben worden ist.

Wichtig ist, dass das Risikomanagement fortlaufend betrieben wird. Es ist ratsam, dass z.B. beim Erreichen von Meilensteinen oder bei Berichten über den Projekt Status an das Steering Committee definitiv neue Risiko Analysen gemacht werden und über die Risiken nachgedacht wird.

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