Thought Leadership
Möbel RIEGER, ein Familienunternehmen im Bereich mittelständischer Einrichtungshäuser, hat seine internen Verwaltungsprozesse mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von PROXESS digitalisiert.
Bereits 2013 startete die Zusammenarbeit. Heute setzt das Unternehmen die Lösungen von PROXESS in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Buchhaltung sowie in der allgemeinen Verwaltung ein. Die Automatisierung von Standardprozessen in diesen Abteilungen hat die Unternehmensexpansion erleichtert — so konnte beispielsweise eine neue Filiale in Heilbronn ohne Aufstockung des Personals in der Verwaltung eröffnet werden.
Das Familienunternehmenver fügt über sieben Möbelhäuser in Deutschland mit rund 1.500 Mitarbeiter*innen. Um die Kommunikation zwischen den einzelnen Filialen zu optimieren sowie die internen Verwaltungsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten, entschied es sich, ein DMS einzuführen. Die IT-Anforderungen waren hoch: Es galt, die Dokumente aus sieben Standorten auf einer zentralen Plattform zusammenfließen zu lassen und die Dokumentenprozesse in den verschiedenen Organisationseinheiten zu verknüpfen.
PROXESS verfügt über Standardschnittstellen zu den Softwarelösungen der SHD AG — ein Anbieter für IT-Lösungen und Dienstleistungen für die Möbel- und Küchenbranche —, die bei Möbel RIEGER im Einsatz sind. Aufgrund der Integration entschied sich das Unternehmen für die Lösungen von PROXESS.
Die Lösung hat durch die Automatisierung von Standardprozessen für Zeitersparnis, Entlastung der Mitarbeiter*innen von manuellen Aufgaben, einen transparenten Überblick über Unternehmensprozesse sowie effizientere Arbeitsabläufe gesorgt. Die E-Mails aus 1.350 E-Mail-Postfächern des Möbelhändlers werden mittels serverbasierter E-Mail-Archivierung sicher und gesetzeskonform archiviert. Waren- und Kostenrechnungen werden digital verarbeitet und über zentrale Schnittstellen an die integrierte Buchhaltungssoftware übergeben.
„Bei einer Rechnung, die im Workflow verarbeitet wird, kann man jederzeit den Status beauskunften bzw. überwachen. Somit ist immer gewährleistet, dass keine Rechnung liegenbleibt und versehentlich unbearbeitet bleibt“, lobt Boockmann das Modul „Eingangsrechnungsworkflow“. Durch die komplette Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung werden zudem Fehler minimiert. Die Belegerkennung liest eingehende Auftragsbestätigungen aus, gibt sie zur Weiterverarbeitung an den „AB-Scanner“ von SHD und archiviert neben der Standardversion eine Kopie mit geschwärzten Preisinformationen zum entsprechenden Vorgang. Auch EDI-Rechnungen und digitale Lieferscheine, deren Verarbeitung mit externen Tools erfolgt, werden anschließend im Archiv an den jeweiligen Vorgang angehängt.
Die digitale Archivierungsquote aller Vorgänge von RIEGER liegt bei sportlichen 99 %.
www.proxess.de
