Gehaltstransparenz als Datenprojekt: Was die EU-Richtlinie für Unternehmen bedeutet

Auch wenn Deutschland die Umsetzungsfrist für die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpasst hat, sollten Unternehmen das Thema nicht auf die lange Bank schieben.

Denn die neuen Transparenzpflichten erfordern eine sorgfältige Vorbereitung, die sich nicht kurzfristig bewältigen lässt. Gehaltsdaten sind in vielen Unternehmen über unterschiedliche Systeme verteilt, wodurch belastbare Auswertungen oft nur mit erheblichem Aufwand möglich sind. Entscheidend wird daher sein, wie gut Datenqualität und Systemlandschaft bereits heute auf die künftigen Anforderungen vorbereitet sind.

Junge Menschen fordern mehr Transparenz

Die Arbeitswelt verändert sich – nicht nur technologisch, sondern auch kulturell. „Über Geld spricht man nicht“ ist ein Grundsatz, der bis heute in vielen Köpfen vorherrscht. Er hat seinen Ursprung im deutschen Bürgertum des 19. Jahrhunderts, als offene Gespräche über Geld als angeberisch galten. Heute ist das anders. Im Rahmen unseres letzten State of Pay-Reports gaben neun von zehn Arbeitnehmer an, dass ihnen Transparenz bei Vergütung, Sozialleistungen und Gehaltserhöhungen wichtig ist. Für die Gen Z wird Gehaltstransparenz sogar zur Grundvoraussetzung: 70 Prozent der 16- bis 24-Jährigen würden einen Jobwechsel in Betracht ziehen, wenn Bedenken hinsichtlich des Lohns nicht ausgeräumt werden.

Junge Menschen sind heute stärker für Themen wie Lohngleichheit und Diskriminierung sensibilisiert. Wer nicht weiß, was Kollegen verdienen, kann nicht erkennen, ob er oder sie fair bezahlt wird. Auch die Gender Pay Gap wird von ihnen als ernstes gesellschaftliches Problem wahrgenommen. Laut Statistischem Bundesamt verdienen Männer im öffentlichen Dienst noch immer vier Prozent mehr, in der Privatwirtschaft sind es sogar 17 Prozent. Hinzu kommt, dass diese Generation es gewöhnt ist, jederzeit Zugang zu Informationen erhalten – eine Erwartung, die sich auch auf den Arbeitsmarkt überträgt.

Was bedeutet die neue Richtlinie für Arbeitgeber?

Gehaltstransparenz wird aber nicht nur kulturell, sondern auch rechtlich relevant. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Arbeitgeber, Bewerber frühzeitig über das Einstiegsgehalt und die Tarifregelungen zu informieren. Arbeitnehmer haben gleichzeitig das Recht, Auskunft über ihr individuelles Einkommen sowie die Durchschnittsgehälter zu erhalten. Vergütungsstrukturen müssen sicherstellen, dass gleiche oder gleichwertige Arbeit auch gleich entlohnt wird. Dabei umfasst der Begriff „Entgelt” nicht nur das Grundgehalt, sondern auch variable Bestandteile und Sachleistungen.

Das Bundeskabinett wird das Umsetzungsgesetz voraussichtlich erst im August 2026 beraten. Die nationale Umsetzung ist für Anfang 2027 vorgesehen, während die Berichtspflicht erst im Juni 2028 greifen soll. Die Verzögerung schützt Unternehmen jedoch nicht vor möglichen rechtlichen Konsequenzen. Für öffentliche Arbeitgeber gilt die Richtlinie bereits seit dem 8. Juni 2026. Beschäftigte des öffentlichen Dienstes können sich daher unter bestimmten Voraussetzungen schon jetzt unmittelbar auf sie berufen. In der Privatwirtschaft ist dagegen zunächst eine Umsetzung in nationales Recht erforderlich.

So kann die Umsetzung der Richtlinie gelingen

Alle Arbeitgeber sollten die Zeit nutzen, um ihre Systeme den neuen Anforderungen anzupassen. Die größten Herausforderungen sind dabei oft struktureller Natur: Sie liegen in uneinheitlichen Stellenarchitekturen, fragmentierten Vergütungsdaten, unklaren Gehaltsstufen und Systemen, die regionsübergreifende Vergleiche erschweren. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen Gehaltstransparenz bislang als reine Berichtspflicht betrachten und nicht als Frage von Vertrauen und Mitarbeiterbindung. Für die Umsetzung sind deshalb mehrere Schritte notwendig:

• Datenbasis konsolidieren: Unternehmen müssen klären, welche Gehaltsdaten wo und in welcher Qualität vorliegen. Oft sind diese über HR-, Payroll- und ERP-Systeme verteilt und nicht miteinander verknüpfbar. Das Ziel ist eine einheitliche und konsistente Datenbasis.
• Datenpflege und -standardisierung: Die Gehaltsangaben müssen vergleichbar sein. Dazu müssen Jobtitel, Gehaltsbestandteile und Beschäftigungsgruppen systemübergreifend einheitlich definiert und gepflegt werden.
• Reporting-Fähigkeiten aufbauen: Die Richtlinie verlangt konkrete Kennzahlen. Dafür benötigen Unternehmen Tools, die diese Auswertungen automatisiert und nachvollziehbar erstellen.
• Auskunftsprozesse schaffen: Unternehmen müssen klare Prozesse und technische Lösungen einrichten, um individuelle Anfragen zeitnah zu beantworten. Gehaltstransparenz bedeutet dabei nicht, dass alle alles sehen. Die Zugriffsrechte müssen datenschutzkonform geregelt werden.

Die Umsetzung ist in erster Linie ein Datenprojekt

Die neue EU-Entgelttransparenzrichtlinie markiert nicht nur einen kulturellen Wandel. Im Kern handelt es sich dabei um ein Datenprojekt, das sich nicht per Knopfdruck umsetzen lässt. Wer seine Systemlandschaft nicht rechtzeitig an die neuen Berichtspflichten anpasst, geht erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Risiken ein. Aber auch das Vertrauen der Mitarbeiter spielt eine zentrale Rolle. Für sie ist Transparenz bei Gehaltsfragen längst kein Nice-to-have mehr, sondern Grundvoraussetzung für ein stabiles Arbeitsverhältnis.