Die Achillesferse bei Mergers & Acquisitions

Gut vorbereitet und kompetent umgesetzt ermöglicht sie nicht nur eine reibungslose Transformation, sondern auch schlankere Systeme, bessere Datenqualität, geringere Kosten und mehr Agilität.

Transformationsprojekte rund um Übernahmen, Veräußerungen oder Carve-outs gehören heute zum strategischen Geschäft weltweit operierender Konzerne. Unternehmen müssen agil agieren können, um sich beispielsweise aus einem Markt zurückzuziehen oder aufgrund steuerlicher und strategischer Vorteile in eine neue Region zu expandieren. Die Übernahme eines Unternehmens ist dabei häufig mit der Integration heterogener IT- und SAP-Landschaften verbunden.

Finanzexperten wie Goldman Sachs sehen großes Potenzial im M&A-Markt. Treiber sind unter anderem Portfoliobereinigungen, Nachfolgeregelungen im Mittelstand, Digitalisierung und KI sowie geopolitische Unsicherheiten. Gleichzeitig bergen solche Transaktionen erhebliche Risiken: Studien wie die von Fortune zeigen, dass ein beträchtlicher Anteil von M&A-Projekten die angestrebten Ziele nicht erreicht. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, Technologien, Daten und Prozesse unter hohem Zeitdruck zusammenzuführen oder voneinander zu trennen.

Kein Plug & Play

Ein häufiger Fallstrick bei M&A-Projekten ist die Konsolidierung der Datenbestände. Gerade in gewachsenen SAP-Landschaften treffen unterschiedliche Systemstände, Customizings, Datenmodelle und Prozesse aufeinander. Bei der Datenmigration gilt es deshalb, drei Bereiche unter Kontrolle zu bringen: Datenqualität und -konsistenz, Downtime und Datenvolumen.

1. Überblick im Datendschungel schaffen

Am Anfang steht die Harmonisierung heterogener Daten. Unterschiedliche Strukturen, Formate und Taxonomien müssen analysiert und auf ein gemeinsames Zielmodell ausgerichtet werden. In SAP betrifft das beispielsweise Kunden- und Lieferantenstammdaten, Business-Partner, Materialstämme, Kontenpläne sowie Organisationsstrukturen wie Buchungskreise, Werke und Kostenstellen.

Ohne eine belastbare Datenstrategie drohen Dubletten, inkonsistente Stammdaten und Datensilos. Das erhöht den manuellen Aufwand und kann Prozesse und Auswertungen im Zielsystem beeinträchtigen. Entscheidend ist daher eine robuste Migrationsarchitektur mit automatisierter Datenvalidierung, Mapping- und Transformationsregeln sowie klar definierten Qualitätskriterien. Auch Schnittstellen und angebundene Systeme sind frühzeitig zu berücksichtigen.

Bei einer SAP-S/4HANA-Transformation gilt es zudem, Abhängigkeiten zu Customizing, Erweiterungen und kundeneigenem Code zu prüfen. Eine Analyse schafft Transparenz, welche Daten und Prozesse übernommen, angepasst oder neu aufgebaut werden müssen.

Neben strukturierten Daten spielen auch unstrukturierte Informationen eine wichtige Rolle – etwa Verträge, Personalunterlagen oder IT-Dokumente. Eine unzureichende Verarbeitung kann erhebliche Kosten sowie operative und regulatorische Risiken für Käufer und Verkäufer verursachen. Bei der Auswahl einer Migrationssoftware ist daher darauf zu achten, dass auch unstrukturierte Daten identifiziert, klassifiziert und verarbeitet werden können.

2. Downtime reduzieren

Ein längerer Systemstillstand hat oftmals unmittelbare Auswirkungen auf Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten. Entsprechend wichtig ist es, die Ausfallzeit während der Migration zu minimieren.

Bei einer wellenbasierten Migration werden Geschäftsbereiche, Länder oder Funktionalitäten schrittweise übertragen. Das reduziert Risiken und ermöglicht eine sukzessive Validierung, verlängert jedoch häufig die Projektdauer.

Beim Big Bang erfolgt die Umstellung dagegen zu einem definierten Zeitpunkt. Das kann die Transformationsdauer verkürzen, erfordert aber eine besonders sorgfältige Vorbereitung: Fehler im Migrationsprozess können unmittelbar den laufenden Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.

Eine Alternative bieten Near-Zero Downtime (NZD) und Minimised Downtime on Target (MDT). Bei NZD wird der Großteil der Daten bereits während des laufenden Betriebs übertragen. Änderungen werden anschließend über Deltamigrationen nachgezogen, bevor die finale Synchronisierung in einem kurzen Downtime-Fenster erfolgt.

MDT verfolgt einen ähnlichen Ansatz: Ein Großteil der Migrations- und Bereinigungsarbeiten findet bereits vor dem eigentlichen Cut-over statt. Dazu gehören beispielsweise die Identifikation und Beseitigung von Dubletten sowie die Abstimmung und Neunummerierung von Datenobjekten zwischen Quell- und Zielsystem.

Mit geeigneten Verfahren und entsprechender Vorbereitung lassen sich Migrationsprojekte so in bestimmten Szenarien innerhalb von bis zu vier Monaten und mit einer Downtime von gerade einmal 24 Stunden umsetzen.

3. Spreu vom Weizen trennen

Auch die Datenmenge selbst kann zum Problem werden. Große Volumina historischer Geschäftsdaten belasten Migration, Datenbanken und nachgelagerte Prozesse. Deshalb ist bereits vor der Migration zu entscheiden, welche Daten im Zielsystem operativ verfügbar sein müssen und welche archiviert werden können.

Nicht jede abgeschlossene Bestellung oder historische Lieferposition muss beispielsweise im produktiven S/4HANA-System uneingeschränkt verfügbar sein. Für den laufenden Betrieb sind aktuelle Stammdaten, offene Geschäftsvorgänge und relevante Finanzinformationen meist wichtiger.

Eine konsequente Datenklassifizierung und Archivierungsstrategie hält die Zielsysteme schlank, reduziert Speicher- und Betriebskosten und kann gleichzeitig die Performance verbessern.

M&A – eine handhabbare Herausforderung

Daten sind bei M&A- und Carve-out-Projekten häufig die Achillesferse. Gerade in gewachsenen SAP-Landschaften entscheidet die Qualität der Datenmigration maßgeblich darüber, ob die Transformation reibungslos gelingt oder zum operativen Risiko wird.

Eine präzise Planung, die richtigen Werkzeuge und kompetente Unterstützung schaffen die Voraussetzungen für einen sicheren Cut-over mit minimalen Disruptionen und kontrollierten Kosten. So lässt sich die Systemlandschaft nicht nur erfolgreich transformieren, sondern gleichzeitig nachhaltig verschlanken – damit sich Unternehmen nach der Transaktion wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.