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Dr. Andreas Tremel, Gründer und Geschäftsführer der InLoox GmbHDr. Andreas Tremel, Gründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH über Trends im Projekt Management.

 
Bald werden sie wieder überall zu lesen sein, die Artikel über die Projektmanagement-Trends 2013. Doch anstatt den Blick auf temporäre Strohfeuer zu werfen, sollte man sich ansehen, welche Themen in der Projektmanagement-Community in den letzten Jahren zu Dauerbrennern geworden sind. Hier liegen die Potenziale, die auch im Jahr 2013 über den Erfolg von Projekten im Unternehmen entscheiden. 
 
Allgemein kann man nach wie vor von einer Projektifizierung in deutschen Unternehmen sprechen. Firmen bearbeiten Herausforderungen in zunehmendem Maß in Form von Projekten. Daher wird die erfolgreiche Optimierung dieser Arbeitsform auch immer mehr zu einem wettbewerbsentscheidenden Faktor.
 

Trend zu Softwareunterstützung

 
Seit einigen Jahren ist daher der Trend zu Projektmanagement-Software ungebrochen. Nur kleine Teams und Projekte mit geringem Umfang können noch erfolgreich ohne Unterstützung durch professionelle Softwarelösungen gesteuert werden. Die meisten Projekte produzieren mittlerweile eine Vielzahl an Daten. Vor allem Projektteams mit mehr als drei Mitgliedern bringen einen erheblichen Kommunikationsaufwand mit sich. Wie jeder weiß, bedeuten viele Daten nicht automatisch informierte Mitarbeiter. Und viele Anrufe und E-Mails innerhalb des Projektteams bedeuten noch keine gelungene Projektkommunikation. 
 
In zahlreichen Studien der vergangenen Jahre nannten die Befragten außerdem Probleme in der Projektkommunikation als den Hauptgrund für das Scheitern von Projekten. Kommunikation kristallisiert sich also zunehmend als das A und O gelungener Projekte heraus. Die rein manuelle Verteilung von Projektinformationen verspricht in diesen Fällen kaum noch Erfolg und ist zudem fehleranfällig und zeitraubend. Viele Firmen verlassen sich nur noch auf Echtzeitinformationen, etwa was den aktuellen Projektfortschritt oder den Status einzelner Vorgänge oder Arbeitspakete angeht. Automatische Benachrichtigungen – beispielsweise wenn das vorangegangene Arbeitspaket erledigt ist und man selbst tätig werden kann – verringern den Abstimmungs- und Koordinationsaufwand. Ein intelligentes integriertes Dokumentenmanagement verhindert, dass unterschiedliche Versionen des gleichen Dokuments im Umlauf sind. Derartige Funktionen helfen zu vermeiden, dass Arbeit doppelt gemacht wird, Mitarbeiter aufgrund fehlender Informationen falsche Entscheidungen treffen oder unnötige Verzögerungen auftreten. 
 

Schlanke Lösungen bevorzugt

 
Der Trend geht insgesamt weg von hochspezialisierten Eigenentwicklungen mit enormem Funktionsumfang. Meist kommen ohnehin nur Projektmanagement-Profis im Unternehmen mit solchen Lösungen zurecht. Alle anderen Teammitglieder versuchen ziemlich bald, diese Zusatzbelastung im Projektalltag zu umgehen. Standardlösungen etablierter Hersteller versprechen dagegen keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand, sondern Entlastung, Beschleunigung und Unterstützung im Projektalltag für alle Teammitglieder.
 
Mit Standardsoftware trägt man zudem der Entwicklung Rechnung, dass das Projektmanagement gerade in großen Unternehmen mehr und mehr standardisiert wird. Viele Großkonzerne haben bereits PMOs, sogenannte Project Management Offices, eingerichtet, deren Ziel es ist, unternehmensweite Standards und Methoden für das Projektmanagement zu etablieren und diese kontinuierlich zu optimieren. Während jahrelang jede Abteilung mit Eigenentwicklungen und Insellösungen ihr eigenes Süppchen kochte, versucht man mittlerweile, derartige Redundanzen zu beseitigen, um so die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern. 
 

Stichwort Integration

 
Die Projektsoftware sollte also möglichst gut zu den bereits im Unternehmen etablierten Projektmanagement-Standards passen und abteilungsübergreifend einsetzbar sein. Eine Integration in bereits im Unternehmen vorhandene Groupware, beispielsweise in das firmenweite E-Mail-System, kann hier von großem Nutzen sein. Die flächendeckende Einführung einer abteilungsübergreifenden Softwarelösung kann aber auch der Anlass sein, mit dem Aufbau unternehmensweiter Standards im Projektmanagement zu beginnen und sich von Insellösungen zu verabschieden. 
 
Nachdem Unternehmen jahrelang Unsummen für überdimensionierte Projektmanagement-Produkte ausgegeben haben, wächst inzwischen die Erkenntnis, dass weniger oft mehr ist. Die Verantwortlichen haben inzwischen gelernt, dass ohne die Akzeptanz auf Seiten der Anwender jede Investition in neue Tools oder Methoden im Sande verläuft. Daher arbeitet man mittlerweile eng mit den künftigen Nutzern zusammen, wenn es um die Auswahl neuer Softwareprodukte und PM-Methoden geht. Key User in den einzelnen Abteilungen geben regelmäßig Feedback und schulen ihre Kollegen im Umgang mit den neuen Möglichkeiten. 
 
Integration ist auch hier das große Stichwort: Alle Tools und Methoden, die entgegen den Unternehmensbedürfnissen und der Unternehmenskultur einfach aufgestülpt werden, können auf Dauer keinen Erfolg haben. Integrierte und hybride Ansätze, die klassische und agile Methoden in einem Maß mischen, das zum Unternehmen passt, werden meist als die erfolgversprechendste Lösung gesehen. 
 

Cloud-Lösung oder lokale Installation?

 
Erst seit relativ kurzer Zeit stellt sich außerdem die Frage, ob man Projektmanagementsoftware als Installation auf dem eigenen Server nutzen möchte oder ob man einen virtuellen Projektraum in der Cloud einrichtet. Auch hier gibt es keine Standardantwort. Viele deutsche Unternehmen scheuen vor dem Cloud-Modell noch zurück, weil sie Angst haben, ihre Daten außer Haus zu geben und sie die Software auch wirklich „besitzen“ möchten. Die Cloud-Variante kann aber für bestimmte Unternehmen durchaus die vernünftigste Lösung sein. 
 
Sie ist in der Regel unmittelbar startklar und hoch skalierbar. Das kann bei Projektteams mit schwankender Größe und wechselnden Mitgliedern ein großer Vorteil sein. Gerade kleine Unternehmen ohne eine gut ausgebaute IT-Infrastruktur können hier profitieren und so sogar ihre IT- und Betriebskosten senken. In der Cloud stehen außerdem Upgrades meist automatisch zur Verfügung und die Lösungen sind geräteunabhängig praktisch von überall zu erreichen. Gerade in Deutschland gelten außerdem hohe Anforderungen an den Datenschutz. Hier zeichnet sich also durchaus ein neuer Trend ab, den man für Deutschland in den kommenden Jahren im Auge behalten sollte. 
 
Während lange Zeit der Hauptfokus im Projektmanagement insgesamt darauf lag, die Projekte im Unternehmen optimal zu steuern, richtet sich die Aufmerksamkeit der Verantwortlichen in letzter Zeit auch wieder stärker darauf, ob das Unternehmen denn die richtigen Projekte in Angriff nimmt. Immer mehr Firmen gehen dazu über, Anforderungskataloge für eine detaillierte Nutzenanalyse zu entwickeln und ein Projekt auf Herz und Nieren zu prüfen, ehe man Ressourcen und Budget dafür aufwendet. So ist sichergestellt, dass die Energie der Mitarbeiter nur in Projekte fließt, die tatsächlich zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen. 
 
Wenn dann die richtigen Projekte im Unternehmen effizient gesteuert werden, steht dem Unternehmenserfolg auch im Jahr 2013 nichts im Wege. 
 
Dr. Andreas Tremel, Gründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH 
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