Bürogeflüster vorprogrammiert – Zugang zu Kollegengehältern

Daten sind das neue Geld – manchmal ist dies wörtlich zu nehmen, wie eine aktuelle Kaspersky-Studie zeigt. 37 Prozent der Mitarbeiter geben an, versehentlich Zugang zu  vertraulichen Informationen der Kollegen wie Gehaltszettel oder Bonuszahlungen gehabt zu haben. 

Dennoch überprüft und ändert nur weniger  als die Hälfte (43 Prozent) regelmäßig selbst die Zugriffsrechte für  Dateien, die gemeinsam bearbeitet werden, oder Sharing-Dienste.

Wenn sensible Daten wie Gehaltszettel durch Sicherheitsverstöße oder  mangelnde Zugriffsrechte öffentlich zugänglich sind, kann sich dies nicht nur negativ auf das Miteinander der Mitarbeiter auswirken, sondern auch mögliche Cyberangriffe,Bußgelder wegen Datenschutzverstößen oder  Klagen betroffener Angestellter nach sich ziehen. Daher ist es wichtig,  dass Zugriffsrechte regelmäßig überprüft und entsprechend angepasst werden – zum Beispiel auch, wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt  oder das Unternehmen verlässt.

Der unautorisierte Zugang ist Teil eines größeren Problems, das als  ‚Digital Clutter‘, also digitaler Müll oder digitales Datenchaos,  bezeichnet wird und für die unkontrollierte Verbreitung und Weitergabe von Arbeitsdateien und Dokumenten steht. Das  Fehlen von Verfahren und  Richtlinien zur Handhabung digitaler Dokumente kann dazu führen, dass  Mitarbeitern nicht bewusst ist, wer dafür zuständig ist – oder es ihnen  gleichgültig ist.

So gab nur ein Drittel (29 Prozent) in der  Kaspersky-Umfrage an, dass es genau weiß, was in den geteilten Dateien  und Sharing-Diensten gespeichert ist. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann dies zur Herausforderung werden, wenn  sie das Wachstum priorisieren und IT und Sicherheit  nicht-spezialisierten Mitarbeitern überlassen. 

Sicherheitsempfehlungen für einen sicheren Umgang mit Daten

„In den meisten Fällen bedeutet heutzutage das Arbeiten in einem Büro den Umgang mit sensiblen und persönlichen Daten“, weiß Milos Hrncar,  General Manager DACH bei Kaspersky Lab. „Um sich vor den damit verbundenen Risiken zu schützen, sollten Unternehmen auf  Sicherheitsbewusstsein, Schutz und Richtlinien setzen. Mitarbeiter – vom  regulären Mitarbeiter bis hin zum IT-Spezialisten – müssen wissen, wie sie Dienste für File-Sharing oder Zusammenarbeit nutzen, wie sie  wichtige Dokumente verschlüsseln und Phishing-E-Mails erkennen können.  Es gibt Lösungen und Dienstleistungen auf dem Markt, die dabei helfen  können.“

Um sensible und kritische Daten zu schützen, sollten Unternehmen,

• Mitarbeiter regelmäßig in Sachen IT- und Datensicherheit schulen
• eine umfassende Schutzlösung verwenden, die Datei-, E-Mail- und Web-Schutz bietet. Mit der  Verschlüsselungsfunktion können zudem die Geräte aller Mitarbeiter  remote verschlüsselt werden.
• auch Schutzlösungen für externe Dienste wie Exchange Online in der  Microsoft Office 365 Suite verwenden.

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