Kleine HR-Routinen binden wertvolle Kapazitäten

Routineaufgaben gehören weiterhin zu den größten Effizienzbremsen in Personalabteilungen. Hinada Neiron, Head of Global Marketing and Alliances beim Münchner HR-Softwareanbieter aconso, erläutert die Details:

Laut dem aconso HR Trends Report 2025 verbringen 44 Prozent der HR-Teams zu viel Zeit mit Routineaufgaben. 47 Prozent haben mit wiederkehrenden, manuellen Prozessen zu kämpfen.

Ein großer Teil dieses Aufwands entsteht jedoch nicht dort, wo HR-Arbeit besonders sichtbar wird: beim Onboarding, in Performance-Management-Zyklen, bei System-Roll-outs oder neuen Self-Service-Angeboten. Vor allem der Eingang von HR-Dokumenten bindet Kapazitäten im Tagesgeschäft. Dazu gehören Krankmeldungen, Schulungsnachweise, unterschriebene Vertragsnachträge oder Zeugnisanfragen. Jedes Dokument muss geöffnet, geprüft, klassifiziert, einem Mitarbeiter zugeordnet und korrekt abgelegt werden. Einzeln betrachtet dauert das oft nur wenige Minuten. In Summe können diese Routinen jedoch den Umfang einer Vollzeitstelle binden.

Unsichtbare Aufwände sichtbar machen

Viele dieser Tätigkeiten haben keinen klaren Prozessverantwortlichen. Sie werden selten gesondert gemessen und erscheinen nicht in HR-Reportings. Dadurch bleibt der tatsächliche Aufwand im Tagesgeschäft schwer greifbar. Die Aufgaben kehren jedoch kontinuierlich zurück und lassen sich nicht mit einer einmaligen Maßnahme dauerhaft erledigen.

Um den Aufwand gezielt zu reduzieren, braucht es zunächst Transparenz. Ein erster Schritt ist die Auswertung des Dokumenteneingangs über eine Arbeitswoche. Dabei wird erfasst, welche Dokumentarten eingehen, welche Mengen anfallen und wo manuelle Bearbeitung nötig ist. Das Gesamtvolumen ist meist höher als erwartet. Zugleich zeigt die Auswertung, wo Automatisierung hilfreich ansetzen kann. Gerade am Dokumenteneingang liefern Klassifizierung, Zuordnung und Ablage meist schneller messbare Ergebnisse als eine vollständige End-to-End-Automatisierung. Sinnvolle Kennzahlen sind Bearbeitungszeit, Zuordnungsgenauigkeit und Fehlerquote. Entscheidend ist dabei ein spezialisiertes Werkzeug für den Dokumenteneingang, nicht eine allgemeine Workflow-Plattform.

KI-gestützte Verarbeitung für HR-Dokumente

Das KI-basierte Add-on aconso Automate erweitert die Digitale Personalakte und unterstützt HR-Teams bei der automatisierten Verarbeitung eingehender Dokumente. Dabei können Dokumente weiterhin über vertraute Kanäle eingehen, etwa per E-Mail oder über das Microsoft 365 Outlook Add-in. Dafür sind weder ein neues Portal noch ein Change-Management-Projekt erforderlich.

Die KI erkennt den Dokumenttyp automatisch und ordnet das Dokument dem richtigen Mitarbeiter zu. Strukturierte Einreichungen lassen sich zusätzlich über Barcode-Auswertung verarbeiten. Anschließend werden die Dokumente regelbasiert archiviert. Die Ablage erfolgt in der richtigen Personalakte und berücksichtigt bestehende Ordnerstrukturen sowie Aufbewahrungsregeln. Die Verarbeitung bleibt innerhalb der aconso-Systemlandschaft. Kundendaten werden nicht für das Training von Drittanbieter-Modellen verwendet.

Bestehende Systeme gezielt erweitern

Der Nutzen entsteht durch Entlastung im Tagesgeschäft. HR-Teams gewinnen wertvolle Zeit zurück, reduzieren manuelle Fehler und verbessern die Datenqualität in der Digitalen Personalakte. Der ROI wird damit messbar: Kosten- und Zeiteinsparungen lassen sich intern belastbar belegen.

So wird ein bislang schwer sichtbarer Aufwand zu einem messbaren Hebel für effizientere HR-Prozesse.