Thought Leadership
Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitswelt in rasantem Tempo. Während viele Unternehmen die Technologie nutzen, um Prozesse effizienter zu gestalten und neue Produktivitätsgewinne zu erzielen, entstehen gleichzeitig neue Risiken.
Besonders im Finanz- und Ausgabenmanagement eröffnen moderne KI-Modelle, etwa Claude, neue Wege für Betrug, die noch vor wenigen Jahren kaum vorstellbar waren.
So können aktuelle generative KI-Systeme heute Dokumente erstellen, die auf den ersten Blick vollkommen authentisch wirken. Dazu gehören nicht nur Texte, sondern auch Rechnungen, Quittungen und andere Belege. Die Qualität dieser Inhalte hat ein Niveau erreicht, das klassische Kontrollmechanismen zunehmend vor Herausforderungen stellt. Insbesondere im Bereich der Spesenabrechnung steigt damit das Risiko, dass manipulierte oder vollständig künstlich erzeugte Dokumente unentdeckt bleiben.
Wenn kleine Manipulationen große Folgen haben
Unternehmensbetrug wird häufig unterschätzt. Dabei sind die finanziellen Auswirkungen erheblich. Nach Angaben der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verlieren Unternehmen jährlich rund fünf Prozent ihres Umsatzes durch interne Betrugsfälle.
Besonders betroffen sind kleine und mittelständische Unternehmen, die häufig nicht über dieselben Kontrollstrukturen und Ressourcen verfügen wie große Konzerne. Gefälschte Spesenabrechnungen, unrechtmäßige Ausgaben oder Betrugsfälle im Zusammenhang mit Bankverbindungen gehören zu den häufigsten Herausforderungen.
Mit der Verbreitung generativer KI verschärft sich diese Situation zusätzlich. Wo früher aufwendige Bildbearbeitung oder spezielle Kenntnisse erforderlich waren, können heute bereits wenige Eingaben genügen, um einen täuschend echten Beleg zu erstellen. Für Finanzabteilungen wird es dadurch immer schwieriger, sich ausschließlich auf manuelle Prüfungen zu verlassen.
Warum digitale Kontrollen immer wichtiger werden
Die zunehmende Professionalisierung von Betrugsversuchen macht deutlich, dass Unternehmen ihre Kontrollprozesse anpassen müssen. Moderne Ausgabenmanagement-Lösungen helfen bereits heute dabei, Auffälligkeiten automatisiert zu erkennen und verdächtige Vorgänge frühzeitig zu identifizieren. Statt jede Spesenabrechnung manuell prüfen zu müssen, erhalten Finanzabteilungen gezielte Hinweise auf potenzielle Risiken und können ihre Prüfprozesse effizienter gestalten.
Diese vier Ansätze können Unternehmen bei der Betrugsprävention unterstützen:
Automatisierte Risikobewertung
Der Einsatz von KI ermöglicht es, umfangreiche Datenmengen in Echtzeit zu analysieren und verdächtige Muster zu erkennen. In manchen digitalen Abrechnungssystemen kann die KI die Plausibilität sämtlicher Angaben bewerten und in einem sogenannten “Plausibilitätsindex”, wie ihn N2F eingeführt hat, zusammenfassen. Er bewertet die Plausibilität von Ausgaben und markiert Abweichungen, die auf mögliche Fehler oder Betrug hinweisen könnten. Diese Technologie ermöglicht eine automatisierte Prüfung, durch die viel Zeit und Kosten gespart werden können. Der Plausibilitätsindex nutzt Algorithmen, um Regelabweichungen zu erkennen. Beispielsweise können doppelt eingereichte Belege oder untypisch hohe Ausgaben identifiziert werden.
Warnsysteme in Echtzeit
Moderne Softwarelösungen informieren zuständige Mitarbeitende unmittelbar über ungewöhnliche Vorgänge. Dazu gehören beispielsweise doppelte Einreichungen, auffällige Beträge oder andere Indikatoren für potenziellen Betrug. KI-basierte Anwendungen können prüfen, ob die auf Rechnungen angegebenen Bankdaten mit den hinterlegten Unternehmensdaten übereinstimmen, was das Risiko gefälschter Belege erheblich reduziert. Bei Eingangsrechnungen prüft das System außerdem automatisch, ob die IBAN der eingereichten Rechnungen mit der IBAN der Stammdaten des Unternehmens hinterlegt ist, übereinstimmt. Falls dies nicht der Fall ist, generiert das System eine Warnmeldung für die Finanzabteilung.
Betrugswarnung (Quelle: N2F)
Verwendung von Firmenkreditkarten
Die Nutzung von Firmenkarten, die zum Beispiel direkt mit digitalen Spesenmanagement-Plattformen verknüpft sind, erleichtert nicht nur die Kontrolle von Ausgaben, sondern ermöglicht auch eine automatische Bankabstimmung. Transaktionen lassen sich dadurch schneller zuordnen und transparenter nachvollziehen, was die Prüfung vereinfacht und die Fehlerquote reduziert.
Technologie allein reicht nicht aus
So wichtig moderne Kontrollsysteme auch sind: Nachhaltige Betrugsprävention beginnt nicht erst bei der Technologie. Ebenso entscheidend sind klare Prozesse, Transparenz und eine Unternehmenskultur, die Integrität und Verantwortungsbewusstsein fördert. Unternehmen, die diese Werte konsequent im Arbeitsalltag verankern, schaffen ein Umfeld, in dem betrügerisches Verhalten weniger Raum findet. Technologische Lösungen können diesen Ansatz wirkungsvoll ergänzen, indem sie Risiken sichtbar machen und Prüfprozesse unterstützen.
Die nächste Stufe des Wettlaufs
Die Fähigkeit generativer KI, immer realistischere Dokumente zu erzeugen, wird sich in den kommenden Jahren weiter verbessern. Bereits heute fällt es vielen Prüfern schwer, manipulierte Belege zuverlässig zu erkennen – mit jeder neuen Generation von KI-Modellen wird diese Herausforderung größer.
Umso wichtiger ist es für Unternehmen, frühzeitig auf intelligente Kontrollmechanismen zu setzen. Moderne Ausgabenmanagement-Lösungen helfen dabei, auch komplexere Manipulationsversuche zu identifizieren und den steigenden Anforderungen an Compliance und Betrugsprävention gerecht zu werden.
