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Der Digitale Produktpass wird zur Compliance-Infrastruktur. Build or Buy entscheidet über Kosten und Tempo. Hochwertige Daten ermöglichen neue Services rund um Wartung und Reparatur.
Der Digitale Produktpass (DPP) wird ab 2027 für viele Produkte verpflichtend. Bei der Vorbereitung darauf verfallen Unternehmen in alte Reflexe. Sie verstehen ihn als IT-Projekt, denn alle notwendigen Produktdaten sind bereits vorhanden und liegen in ERP-, PLM-, Qualitäts- oder Nachhaltigkeitssystemen. Es ist also naheliegend, sie einfach zu erweitern und eine DPP-Funktion anzubauen. Damit erzeugt ein Unternehmen allerdings ein gewisses Risiko für Nacharbeiten, denn der Digitale Produktpass ist keine einmalige Erweiterung. Er ist als Compliance-Infrastruktur zu verstehen, die Datenmanagement, Lieferantenprozesse, Reporting für Behörden und Audit-Fähigkeit miteinander verbindet.
Die EU führt den DPP ab 2027 schrittweise für erste Produktgruppen ein. Den Auftakt bilden Batterien, weitere Kategorien folgen entsprechend der Ökodesign-Verordnung. Der Pass bündelt Produkt- und Materialdaten, den CO₂-Fußabdruck, Herkunftsinformationen, Angaben zum Recyclinganteil, Reparaturdaten und Konformitätsnachweise. Je nach Produktgruppe kommen weitere Attribute hinzu. Der DPP ist also kein statischer Datensatz. Er muss maschinenlesbar, eindeutig identifizierbar und rollenbasiert für Verbraucher, Geschäftspartner und Behörden zugänglich sein.
Eigenentwicklung wird zum Kostenblock
Beim Produktpass befinden sich Unternehmen in einer anderen Situation als bei einer reinen Entscheidung zwischen „Build“ oder „Buy“. Es geht nicht allein um das Selbermachen. Die eigentliche Frage lautet, ob ein Unternehmen eine dauerhaft tragfähige Infrastruktur aufbauen und über Jahre pflegen will. Denn für den Betrieb eines DPP sind neben der einmaligen Entwicklung viele weitere Aufgaben nötig, etwa die Beobachtung der EU-Vorgaben, Anpassung an neue Standards oder Datenmodelle sowie Anbindung und Konsolidierung von Lieferanten. Zudem muss die Software gewartet und aktualisiert werden.
Eine Beispielkostenrechnung auf Basis bei Spherity abgeschlossener Projekte soll die Größenordnung verdeutlichen. Je nach Umfang fallen für eine Eigenentwicklung zunächst Kosten zwischen 300.000 und 1,5 Millionen Euro an. Danach endet der Aufwand jedoch nicht. Der jährliche Betrieb kostet bei kleineren Unternehmen zwischen 350.000 und 500.000 Euro, bei großen sogar ab 600.000 bis mehr als 700.000 Euro. Für die Betreuung ist ein Team von etwa fünf bis acht Vollzeitstellen nötig.
Hohe Kosten und operative Risiken
An diesem Kostenüberblick wird deutlich, dass es sich bei der Plattform für einen digitalen Produktpass nicht um ein kleines Nebenprojekt handelt. Bei einer Eigenentwicklung gibt es mehrere Risiken: Regulatorische Änderungen können interne Teams unter Zeitdruck setzen. Neue Standards erzwingen womöglich Anpassungen an Datenmodellen und Schnittstellen. Lieferantendaten können unvollständig, widersprüchlich oder verspätet eintreffen. Vor Audits entsteht zusätzlicher Aufwand, wenn die erforderlichen Nachweise nicht strukturiert vorliegen. So wird DPP-Compliance zu einem permanenten Kostenblock.
Die DPP-Plattform eines Dienstleisters verlagert diesen Aufwand. Doch Vorsicht: Sie ersetzt nicht die fachliche Verantwortung für korrekte Daten. Diese liegt immer noch in der Pflicht des jeweiligen Unternehmens. Die DPP-Plattform stellt jedoch die Infrastruktur für Betrieb, Aktualisierung und Nachweisführung bereit. Daraus entstehen Kostenvorteile, da Plattformmodelle mit einer planbaren Subskription arbeiten. So entfällt der hohe Anfangsinvest und der interne Aufwand ist deutlich geringer als beim Eigenbetrieb. Erfahrungswerte zur Projektdauer zeigt die Überlegenheit des Remote-Betriebs: Der interne Aufbau dauert oft zwischen zwölf und 24 Monaten, die Einführung einer Plattform dagegen nur 3-6 Monate.
Gesamtbelastung im Blick behalten
Unternehmen sollten für die Entscheidung „Build vs. Buy“ in erster Linie die Gesamtbelastung betrachten. Sie besteht aus Kapitalaufwand, Personalkosten, Umsetzungszeit, dem regulatorischen Risiko und Opportunitätskosten. „Build“ kann sinnvoll sein, wenn spezielle Anforderungen zu erfüllen sind, interne Kompetenz vorhanden ist und langfristig sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen zur Verfügung stehen. Allerdings wird der Betrieb einer eigenen Compliance-Software für die meisten Hersteller nicht zum Kerngeschäft gehören. Im Vordergrund sollten bei den Herstellern Datenqualität, Lieferanten Integration und die Richtigkeit der Angaben stehen.
Unabhängig von der Entscheidung für eine selbst entwickelte oder eine „gemietete“ Plattform sollten die Unternehmen zuerst klären, welche Produktgruppen zu welchen Zeitpunkten betroffen sind. Anschließend ist eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Daten sinnvoll. Falls es Lücken gibt, müssen die Unternehmen sie schnell schließen. Darüber hinaus ist es wichtig festzustellen, welche Lieferanten welche Daten liefern. Langfristig werden bestimmte Bauteile ebenfalls einen DPP besitzen, in der Elektronik etwa Netzteile, Elektromotoren oder Controller. Diese Pässe müssen integriert werden, sodass Servicepartner die entsprechenden Daten direkt von den Herstellern der Teile abrufen können.
Vom Pflichtprojekt zur Serviceplattform
Ein digitaler Produktpass ist eine umfassende Daten- und Betriebsstrategie. Der praktische Nutzen endet nicht bei der Regulierung. Denn ein gut aufgebauter Produktpass kann viele Services unterstützen, beispielsweise Wartung, Reparatur, Rücknahme und Recycling. Darüber hinaus kann er digital mit Serviceprozessen verknüpft werden und zur Basis von datenbasierten Zusatzdiensten werden.
Unternehmen schöpfen diese Möglichkeit nur dann aus, wenn sie eine effizient arbeitende und gut erweiterbare Plattform besitzen. Ihre Entwicklung ist keine zu unterschätzende Aufgabe. Unternehmen riskieren einerseits hohe Folgekosten und andererseits den Verzicht auf zusätzliche Wertschöpfung durch digitale Services. Deshalb sollten sie den DPP als Infrastruktur verstehen, die zur Basis des wirtschaftlichen Erfolgs werden kann.
