Thought Leadership
Kleine und mittelständische Unternehmen stehen unter wachsendem Druck, effizient zu arbeiten und gleichzeitig ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren.
Eine internationale Untersuchung von HP zeigt jedoch, dass gerade alltägliche Technologien häufig zum Hindernis werden. Der Bericht mit dem Titel „The Workflow Wakeup“ analysiert, wie veraltete Systeme, komplizierte Dokumentenprozesse und unzureichend gesicherte Druckumgebungen die Produktivität in vielen Betrieben beeinträchtigen.
Die Ergebnisse verdeutlichen, dass viele Unternehmen zwar immer mehr leisten müssen, ihre Arbeitsabläufe jedoch nicht im gleichen Maß modernisiert wurden.
IT-Abteilungen im Dauer-Reparaturmodus
Ein zentrales Ergebnis der Studie betrifft die Situation in den IT-Abteilungen. Mehr als die Hälfte der befragten IT-Verantwortlichen in kleinen und mittleren Unternehmen gibt an, einen Großteil ihrer Zeit damit zu verbringen, technische Probleme zu beheben. Rund 57 Prozent berichten, dass sie häufiger mit Störungen beschäftigt sind als mit der Weiterentwicklung ihrer Systeme.
Diese Situation verhindert häufig, dass Teams neue Technologien einführen oder Prozesse modernisieren können. Statt langfristiger Verbesserungen steht die kurzfristige Problemlösung im Vordergrund.
Veraltete Tools sorgen für Frust im Arbeitsalltag
Nicht nur die IT-Abteilungen spüren diese Situation. Auch viele Mitarbeiter berichten von ineffizienten Arbeitsabläufen. Fast die Hälfte der Beschäftigten in kleinen und mittelständischen Unternehmen empfindet ihre vorhandenen Tools als veraltet und störend im täglichen Arbeitsprozess.
Ein weiterer überraschender Produktivitätsfaktor ist der Druckbereich. Laut Studie benötigen Drucker in vielen Organisationen überdurchschnittlich viel Supportaufwand. Rund 60 Prozent der IT-Verantwortlichen bestätigen, dass Drucksysteme mehr Betreuung erfordern, als eigentlich nötig wäre.
Gerade in hybriden Arbeitsmodellen mit verteilten Teams kann dies zu zusätzlichen Verzögerungen und Frustration führen.
Automatisierte Workflows als mögliche Lösung
Die Studie zeigt jedoch auch, dass moderne Technologien neue Möglichkeiten bieten, Arbeitsabläufe zu verbessern. Insbesondere KI-gestützte Dokumenten- und Drucklösungen könnten viele der täglichen Reibungsverluste reduzieren.
Vier von fünf befragten Büroangestellten berichten, dass intelligente Drucksysteme ihre Arbeit erleichtern können. 87 Prozent sehen in solchen Technologien eine deutliche Verbesserung der Effizienz von Arbeitsabläufen.
Durch automatisierte Prozesse lassen sich manuelle Tätigkeiten reduzieren, Dokumente schneller verarbeiten und Aufgaben einfacher koordinieren.
Neben Effizienzproblemen weisen die Studienergebnisse auch auf Sicherheitsrisiken hin. Laut einer ergänzenden Analyse des Marktforschungsunternehmens Quocirca haben sechs von zehn kleinen und mittelständischen Unternehmen im vergangenen Jahr mindestens einen datenbezogenen Vorfall im Zusammenhang mit Drucksystemen erlebt.
Solche Risiken entstehen häufig durch ungeschützte Endgeräte oder unzureichende Zugriffskontrollen. Besonders in hybriden Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeiter von verschiedenen Orten auf Systeme zugreifen, vergrößert sich die Angriffsfläche.
Modernisierung kann wirtschaftliche Vorteile bringen
Die Untersuchung kommt zu dem Schluss, dass effizientere Dokumenten- und Druckprozesse erhebliches wirtschaftliches Potenzial bieten. In den untersuchten Märkten könnten Unternehmen durch modernisierte Workflows Produktivitätsgewinne im Umfang von bis zu 58 Milliarden US-Dollar erzielen.
Auch die Erwartungen der Beschäftigten verändern sich. Vor allem jüngere Arbeitnehmer sind weniger bereit, mit umständlichen oder inkompatiblen Technologien zu arbeiten und bevorzugen automatisierte, nahtlose digitale Prozesse.
Aurelio Maruggi, Präsident des Geschäftsbereichs Office Print Solutions bei HP, sieht in den alltäglichen Büroprozessen einen häufig unterschätzten Produktivitätsfaktor. Er betont, dass gerade unscheinbare Systeme wie Drucker, Dokumentenmanagement oder Routineabläufe erheblichen Einfluss auf die Effizienz von Teams haben können.
Die Studie zeigt damit, dass digitale Transformation nicht nur bei großen IT-Projekten stattfindet. Auch scheinbar einfache Technologien im Büroalltag können entscheidend dafür sein, wie effizient Unternehmen arbeiten und wie gut sie für zukünftige Anforderungen aufgestellt sind.
