Verwaltungsaufwand hemmt Produktivität in deutschen Unternehmen

Eine Studie von Ricoh Europe zeigt, dass in deutschen Unternehmen ein deutlicher Widerspruch zwischen Wahrnehmung und Umsetzung besteht: Führungskräfte erkennen zwar die Belastung durch Verwaltungsaufgaben, doch Mitarbeitende verbringen weiterhin erhebliche Zeit mit Routineaufgaben, die keinen direkten Mehrwert schaffen.

Die Untersuchung ergab, dass Angestellte im Durchschnitt rund 16 Stunden pro Woche mit Routineaufgaben wie Dokumenten- und Dateiverwaltung, Einholen von Freigaben, Informationsrecherche oder Posteingangsverwaltung verbringen. Das entspricht etwa zwei Arbeitstagen, die für kreative oder wertschöpfende Tätigkeiten verloren gehen. Weniger als die Hälfte der Beschäftigten gibt an, den Großteil ihrer Arbeitszeit tatsächlich produktiv zu nutzen.

Risiken durch ineffiziente Prozesse

Neben dem Produktivitätsverlust bergen ineffiziente Verwaltungsprozesse auch betriebliche Risiken. Über die Hälfte der Entscheidungsträger sowie rund 45 Prozent der Mitarbeitenden berichteten, dass Fehler durch veraltete oder unvollständige Informationen entstanden sind. Fast 60 Prozent der Führungskräfte gaben an, dass ihr Unternehmen in den letzten fünf Jahren einen Daten- oder Compliance-Vorfall im Zusammenhang mit mangelhafter Dokumentenverwaltung erlebt oder knapp vermieden hat.

Alltägliche Frustrationen im Büro

Die Mitarbeitenden nannten mehrere wiederkehrende Probleme, die die Arbeit erschweren:

• Wiederholte Eingabe derselben Daten in mehrere Systeme (42 %)
• Überfüllte E-Mail-Postfächer (38 %)
• Suche nach Dateien über verschiedene Plattformen hinweg (32 %)
• Manuelle Aktualisierung von Reports (30 %)

Diese alltäglichen Hürden wirken sich direkt auf Motivation und Kreativität aus: 25 Prozent der Befragten sehen ihre Produktivität eingeschränkt, 22 Prozent berichten von Einbußen bei kreativen Aufgaben.

Viele Mitarbeitende erkennen zugleich die Vorteile einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands: mehr Freude an der Arbeit, schnellere Projektdurchführung, bessere Kundenlösungen und fundiertere Entscheidungen. Fast die Hälfte der Befragten hält Automatisierungstools für den wirksamsten Ansatz, wiederholte Routineaufgaben zu beseitigen.

Wahrnehmung versus Umsetzung

Die Studie macht deutlich, dass eine Lücke zwischen Wahrnehmung und Umsetzung besteht: Zwar bestätigen 65 Prozent der Führungskräfte, dass neue Tools den Verwaltungsaufwand reduziert haben, doch nur 24 Prozent der Mitarbeitenden sehen konkrete Maßnahmen zur Entlastung. Über ein Viertel der Beschäftigten fühlt sich zudem ungerecht belastet oder glaubt, dass die Zeitverluste durch Verwaltung unterschätzt werden.

Handlungsbedarf ist hoch

Ricoh-Experten betonen, dass Unternehmen dringend handeln sollten, um Produktivität, Mitarbeitendenzufriedenheit und Compliance zu verbessern. Schon einfache Maßnahmen wie die Automatisierung des Dokumentenmanagements könnten signifikante Zeitgewinne und eine Entlastung der Mitarbeitenden bringen. Automatisierung gilt somit nicht nur als Effizienzhebel, sondern auch als Mittel, strukturelle Risiken zu reduzieren und Freiräume für wertschöpfende Arbeit zu schaffen.